Talentpool: Datenschutzkonforme Aufnahme von Bewerbungen

Viele Unternehmen kennen diese Situation: Man veröffentlicht eine Stellenausschreibung und viele Bewerbungen gehen ein. Das Unternehmen muss sich für die/den beste/n Kandidat:in entscheiden. Doch was, wenn mehrere Bewerber:innen in die engere Auswahl gekommen sind und man diese für andere Stelle berücksichtigen möchte? Eine Lösung dafür bietet der Talentpool. Im Folgenden soll eine datenschutzrechtliche Analyse das Thema näher erläutern und aufzeigen, welche Risiken zu berücksichtigen sind.

Aufnahme in den Talentpool nur mit Einwilligung?

Regelmäßig findet sich in Bewerbungsprozessen die Frage nach der langfristigen Aufnahme in den Talentpool. Rechtsgrundlage hierbei ist oft Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO, § 26 Abs. 2 BSDG. Allerdings ist die Einwilligung als solche kein unproblematisches Instrument. Denn diese kann jederzeit widerrufen werden. Ist sie einmal widerrufen worden, sind im gleichen Zug die Bewerberdaten nach Art. 17 Abs. 1 lit. b DSGVO unverzüglich zu löschen. Danach stellt sich die Frage, ob für die weitere Speicherung der Daten nicht einfach auf eine andere Rechtsgrundlage zurückgegriffen werden kann, wie bspw. das berechtigte Interesse nach Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Dies wird zu verneinen sein. Die Weiterverarbeitung aufrechtzuerhalten und einfach durch eine andere Rechtsgrundlage zu rechtfertigen, entspricht nicht dem Grundsatz von Treu und Glauben, welcher in Art. 5 Abs. 1 lit. a DSGVO verankert ist. Fraglich ist, ob andere Rechtsgrundlagen als die Einwilligung überhaupt in Betracht kommen.

Verarbeitung zu Zwecken des Beschäftigungsverhältnisses

Nach § 26 Abs. 8 S.2 BDSG gelten Bewerber:innen als Beschäftigte. Nach § 26 Abs. 1 BDSG dürfen Daten für Zwecke des Beschäftigungsverhältnisses verarbeitet werden, wenn diese für die Entscheidung über die Begründung eines Beschäftigungsverhältnis erforderlich sind. Allerdings ist es fraglich, ob die Aufnahme in den Talentpool als solches für diesen Zweck erforderlich ist. Denn die Aufnahme in den Talentpool ist nicht für die „momentane“ Entscheidung relevant.

Nach einer Absage, soll eine längere Speicherung der Bewerberdaten ermöglicht werden, um diese für spätere Stellenausschreibungen zu berücksichtigen bzw. nutzen zu können. Dass die Daten für ein eventuelles und späteres Beschäftigungsverhältnis aufbewahrt werden, kann nicht erneut über § 26 Abs. 1 BDSG gerechtfertigt werden. Und auch hier wären wieder nach der erteilten Absage und Beendigung des Bewerbungsverfahren, die Bewerberdaten nach Art. 17 Abs. 1 lit. a DSGVO unverzüglich zu löschen. Folglich kommt § 26 Abs. 1 S. 1 BSDG als Rechtsgrundlage nicht in Betracht.

Verarbeitung basierend auf einem berechtigten Interesse

Eventuell kommt für eine Verarbeitung Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO als Rechtsgrundlage in Betracht. Wichtig hierfür ist, dass die Verarbeitung für die Wahrung berechtigter Interessen der Verantwortlichen erforderlich ist und keine Interessen oder Grundrechte des Betroffenen überwiegen.

Der Begriff des berechtigten Interesses wird in der DSGVO nicht näher beschrieben. Lediglich ErwGr. 47 S. 2 weist darauf hin, dass ein berechtigtes Interesse vorliegen könnte:

„wenn eine maßgebliche und angemessene Beziehung zwischen der betroffenen Person und dem Verantwortlichen besteht, z.B., wenn die betroffene Person … in seinen Diensten steht.“

Im Bewerbungsprozess kann hiervon noch keine Rede sein. Es ist lediglich zu einem Anbahnungsverhältnis gekommen. Allerdings lässt sich hier ausführen, dass durch die Öffnungsklausel in Art. 88 DSGVO Datenverarbeitungen für Zwecke der Einstellungen möglich sind und das BDSG sogar Beschäftigte und Bewerber:innen gleichstellt. Folglich lässt sich eine bestimmte Beziehung zwischen den Bewerber:innen und dem Verantwortlichen für das Bewerbungsverfahren annehmen, was wiederum als im Einklang mit Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO angesehen wird. Aus diesem Grund kann angenommen werden, dass ein berechtigtes Interesse des Verantwortlichen an der Speicherung der Bewerberdaten im Talentpool vorliegt.

Erforderlichkeit der Verarbeitung

Weiterhin müsste die Verarbeitung auch erforderlich sein. Dies ist dann der Fall, wenn die Datenverarbeitung zur Erreichung des Zweckes geeignet ist und keine gleichen oder mildere Mittel vorliegen. Der Talentpool dient dem Zweck, dass Bewerber die nicht geeignet waren für eine bestimmte Stellenauschreibung, für spätere und besser-passende Stellen berücksichtigt werden können. Dabei muss kein erneuter Bewerbungsprozess stattfinden. Der Talentpool fungiert dabei als Datenbank mit den verschiedenen Qualifikationen, Fähigkeiten und Erfahrungen der Bewerber:innen, die dadurch besser für die Stelle ausgesucht werden können. Somit ist auch die Verarbeitung erforderlich.

Interessenabwägung

Problematisch könnten aber die entgegenstehenden Interessen der Bewerber:innen sein. Denn hier gilt es alle Interessen, Grundrechte und Grundfreiheiten der Bewerber:innen zu gewichten. Sobald diese überwiegen, kann kein berechtigtes Interesse angenommen werden.

Im folgenden Fall ist davon auszugehen, dass nach einer erteilten Absage die Bewerber:innen nicht mehr damit rechnen, dass die Bewerberdaten weiter gespeichert werden. In der Absage wird ein fehlendes Interesse des Unternehmens zu deuten sein. Aus diesem Grund ist von einer Löschung der gesamten Bewerberdaten auszugehen. Werden die Daten hingehen weitergespeichert, ist das Recht auf die informationelle Selbstbestimmung, Art. 2 Abs. 1 GG i.V.m. Art. 1 Abs.1 GG verletzt. Alleine dem Betroffenen obliegt es über die Verwendung und Preisgabe seiner Daten zu entscheiden.

So auch das BAG Urteil zur Aufbewahrung von Personalfragebögen, wonach die Absicht diese dauerhaft zu speichern, das Recht der Bewerber:innen auf informationelle Selbstbestimmung beeinträchtigt. Zwar kann die Speicherung der Namen, Anschrift und Geburtsdaten von abgelehnten Bewerber:innen zur erneuten Kontaktaufnahme und um Verwaltungskosten zu sparen durch das berechtigte Interesse begründet werden, doch die Speicherung der darüber hinaus gehenden Daten sei dadurch nicht gerechtfertigt.

Somit ist die Aufnahme in den Talentpool basierend auf das berechtigte Interesse kein passender Lösungsansatz, da dem das Recht auf informationelle Selbstbestimmung der Bewerber:innen entgegensteht. Womit es am Ende doch bei der Einwilligung bleibt.

Widerruf und Informationspflichten beachten

Also begründet man die Aufnahme in den Talentpool über die Einwilligung. Wurde diese durch die Bewerber:innen wirksam erteilt, können deren personenbezogenen Daten rechtmäßig im Talentpool gespeichert und benutzt werden. Dabei sind die Anforderungen des Art. 7 DSGVO und § 26 Abs. 2 BDSG (als Sondernorm für Einwilligungen im Beschäftigungsverhältnis) zu berücksichtigen.

Die Einwilligung muss freiwillig, bestimmt und in informierter Weise erfolgen. Nicht zu vergessen sind die besonderen Anforderungen, die aus § 26 Abs. 2 Nr 4 BDSG resultieren, wonach die Informationen über den Zweck der Datenverarbeitung und das Widerrufsrecht bei Einwilligungen von Beschäftigten in Textform zu erfolgen haben.

Ein weiterer wichtiger Hinweis ist, dass der Widerruf der Einwilligung sich genauso einfach gestalten muss, wie die erteilte Einwilligung selbst. Wichtig ist darauf zu achten, die Daten auch unverzüglich zu löschen, sobald die Einwilligung widerrufen wird.

Es bleibt alles beim Alten

Zur Zeit lässt sich die Aufnahme und fortführende Speicherung der Bewerberdaten in den Talentpool nur über die Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO und § 26 Abs. 2 BDSG begründen. Das Problem hierbei sind die vielen Anfoderungen und auch die Möglichkeit des jederzeitigen Widerrufes. Werden die oben genanten Probleme beachtet und durch notwendige Maßnahmen minimiert, können Haftungsrisiken vermieden werden.