Den rechtlichen Rahmen zur Benennung eines Datenschutzbeauftragten gibt die Datenschutz-Grundverordnung vor. Den Begriff des Datenschutzkoordinators hingegen kennt weder die DSGVO noch das Bundesdatenschutzgesetz. Was sich hinter diesem verbirgt und warum ein Datenschutzkoordinator in Unternehmen sinnvoll sein kann, besprechen wir in diesem Beitrag.
Der Inhalt im Überblick
Was ist ein Datenschutzkoordinator?
Der Begriff des Datenschutzkoordinators ist dem Gesetz zwar grundsätzlich unbekannt. Allerdings hat der Verantwortliche den Datenschutzbeauftragten gem. Art. 38 Abs. 2 DSGVO bei der Erfüllung seiner Aufgaben zu unterstützen, indem er u.a. die für die Erfüllung dieser Aufgaben erforderlichen Ressourcen zur Verfügung stellt. Neben sachlichen Ressourcen sind demzufolge auch ausreichende personelle Ressourcen für die Umsetzung datenschutzrechtlicher Aufgaben einzuplanen. Die Benennung eines Datenschutzkoordinators dient dementsprechend dazu, die verantwortliche Stelle und den oder die Datenschutzbeauftragte (DSB) im Bereich des Datenschutzes zu unterstützen. Je nach Größe des Unternehmens bzw. der Anzahl der einzelnen Abteilungen kann es sogar sinnvoll sein, mehrere Datenschutzkoordinatoren zu benennen.
Beim Einsatz von externen Datenschutzbeauftragten sind Datenschutzkoordinatoren zudem als notwendige Schnittstelle zwischen Unternehmen und DSB anzusehen. Im besten Fall verfügt der intern benannte Datenschutzkoordinator über ein gewisses Maß an Fachkunde, um die ausgesprochenen Handlungsempfehlungen des externen Datenschutzbeauftragten intern rechtsgemäß umsetzen zu können. Wichtig ist hierfür vor allem auch, dass Datenschutzkoordinatoren mit dem jeweiligen Unternehmen und seinen Prozessen, Abläufen sowie seiner Infrastruktur eingehend vertraut sind.
Abgrenzung Datenschutzkoordinator & Datenschutzbeauftragter
In der Praxis ist eine klare Abgrenzung zwischen Datenschutzkoordinator und Datenschutzbeauftragter für alle Beteiligten im Unternehmen von Bedeutung. Denn mit der Bestellung als Datenschutzbeauftragter gehen verschiedene, gesetzlich geregelte, Rechte und Pflichten einher, die im Fachbeitrag Datenschutzbeauftragter und die DSGVO im Einzelnen besprochen werden. Neben der Weisungsfreiheit gilt das sog. Benachteiligungsverbot, d.h. dass der Datenschutzbeauftragte wegen der Erfüllung seiner Aufgaben grundsätzlich nicht abberufen oder benachteiligt werden darf. Daneben steht ihm nach dem BDSG ein Sonderkündigungsschutz zu. Auch die Stellung als stellvertretender Datenschutzbeauftragter kann einen Sonderkündigungsschutz auslösen. Auf der Kehrseite kann den DSB auch eine persönliche Haftung treffen, wenn er seinen Aufgaben unzureichend nachkommt. Den Datenschutzkoordinator treffen diese Rechte und Pflichten nicht. Insbesondere handelt der Datenschutzkoordinator nicht weisungsfrei und genießt auch keinen besonderen Kündigungsschutz.
Werden die Stellung und Aufgaben nicht eindeutig verteilt, kann dies eine Frage im Kündigungsprozess werden. So hatte das LAG Niedersachsen (Az.: 9 Sa 608/19) zu entscheiden, ob ein Ansprechpartner für Fragen im Zusammenhang mit dem Datenschutzes durch seine Tätigkeit zum stellvertretenden Datenschutzbeauftragten bestellt wurde. Es entschied, dass sich die Rolle als Datenschutzbeauftragter nicht allein durch die eigenverantwortliche Wahrnehmung datenschutzrechtlicher Aufgaben begründet. Vielmehr seien im Rahmen dieser Stellung auch formale Aspekte zu berücksichtigen. Zwar sei dem Kläger beizupflichten, dass eine besondere Form und auch die Mitteilung an die Aufsichtsbehörde nicht konstitutiv für die Benennung sei. Diese erfordere aber, dass nach dem Erklärungsinhalt sämtliche Aufgaben mit der damit verbundenen Rechtsstellung, auch gegenüber der Aufsichtsbehörde, wahrgenommen würden.
Welche Aufgaben übernimmt der Datenschutzkoordinator?
Datenschutzkoordinatoren werden gewöhnlich im Datenschutz geschult und sind grundsätzlich mit den Gegebenheiten im Unternehmen vertraut. Aus diesem Grund verfügen sie über eine gewisse Fachkunde und sind deshalb in der Lage, den Datenschutzbeauftragten bei seinen Aufgaben zu unterstützen.
Der Umfang der Aufgaben, die im Rahmen der Übernahme der Rolle des Datenschutzkoordinators anfallen, ist in der Regel abhängig von der Größe und von der Art des Unternehmens. Grundsätzlich unterstützt der Datenschutzkoordinator den Datenschutzbeauftragten bei seinen Aufgaben, indem er beispielweise
- relevante Informationen einholt
- bei einfachen datenschutzrelevanten Fragestellungen als Ansprechpartner vor Ort zur Verfügung steht
- Datenschutzdokumente verwaltet, aktualisiert, pflegt oder vorbereitet
- ein gewisses Datenschutzniveau aufrechterhält, beispielsweise durch Mitarbeitersensibilisierungen
- Standardprozesse umsetzt (z. B. Werbewiderspruch, AVV, Verpflichtung auf das Datengeheimnis)
- regelmäßige Reportings an den DSB gibt.
Bei der Bewertung des Umfangs der Aufgaben, die vom Datenschutzkoordinator zu übernehmen sind, ist zudem zwischen täglich anfallenden Aufgaben und regelmäßig anfallenden Aufgaben zu unterscheiden. Im sog. Tagesgeschäft hat der Datenschutzkoordinator unter Umständen die Beantwortung von Betroffenenanfragen oder von Auskunftsanfragen von Dritten (z.B. der Polizei) zu koordinieren, Datenschutzvorfälle zu erfassen und zu begleiten sowie Datenschutzanfragen der jeweiligen Fachabteilungen zu beantworten.
Hinzu kommen regelmäßig anfallende Aufgaben, die eine wiederkehrende Prüfung verlangen. Hierbei kann es sich um die Erstellung und Pflege des Verzeichnisses von Verarbeitungstätigkeiten, des Verzeichnisses von Dienstleistern oder um die Ausarbeitung datenschutzrelevanter Prozesse sowie das Management sonstiger Datenschutzdokumente handeln. Hier muss der Koordinator sich ggf. erforderliche Informationen von den Fachabteilungen einholen und mit dem DSB abstimmen. Aber auch die Koordination von internen Datenschutz-Schulungen für die Mitarbeiter läuft in der Regel über diesen.
Schließlich können zu den bereits benannten Aufgaben auch projektbezogene Tätigkeiten hinzukommen. Bei diesen handelt es sich um Aufgaben, die in der Regel einen größeren Umfang aufweisen und deshalb als gesonderte Projektarbeit anzusehen sind. Hierbei kann es sich beispielsweise um die Ausarbeitung eines Löschkonzepts, die Unterstützung bei der Durchführung von Datenschutz-Folgenabschätzungen oder die Überprüfung des Bedarfs von Dienstleistern handeln.
Der Datenschutzkoordinator bindet den DSB frühzeitig ein und stimmt sich mit diesem ab. Auch hier wird die Rechenschaftspflicht aus Art. 5 Abs. 2 DSGVO maßgeblich vom Koordinator erfüllt.
Vor- und Nachteile eines Datenschutzkoordinators
Der Datenschutzkoordinator ist die notwendige Schnittstelle zwischen Unternehmen und dem externen DSB. Trotz der zusätzlichen sachlichen und personellen Mittel, die für die Rolle des Datenschutzkoordinators bereitzustellen sind, ist die Benennung eines Koordinators für die Umsetzung datenschutzrechtlicher Vorschriften im Unternehmen unerlässlich. Datenschutzkoordinatoren verfügen in der Regel über die erforderliche Fachkenntnis, kennen die organisatorischen und personellen Strukturen des Unternehmens, können eine Vorbildfunktion im Unternehmen übernehmen und können schließlich die effiziente Umsetzung des Datenschutzes im Unternehmen fördern. Dennoch kann der Datenschutzkoordinator den Datenschutzbeauftragten bereits aus rechtlichen Gründen nicht ersetzen. Sofern mindestens 20 Mitarbeitende im Unternehmen ständig mit der automatisierten Verarbeitung personenbezogener Daten beschäftigt sind – was in der Regel für jeden Mitarbeiter eines Unternehmens gelten sollte – ist die Bestellung eines Datenschutzbeauftragten Pflicht. Welche Aufgaben und Pflichten dem Datenschutzbeauftragten obliegen, klären wir im Fachbeitrag Datenschutzbeauftragter und die DSGVO.
