BEM-Verfahren scheitert aufgrund fehlerhafter Datenschutzhinweise

Ist ein Arbeitnehmer jährlich länger als 6 Wochen krankheitsbedingt abwesend, kann dies eine erhebliche Beeinträchtigung der betrieblichen Interessen des Arbeitgebers zur Folge haben. Möchte der Arbeitgeber sodann zur Maßnahme der ordentlichen Kündigung greifen, muss geprüft werden, ob eine solche sozial gerechtfertigt wäre und in diesem Rahmen zunächst ein betriebliches Eingliederungsmanagement (BEM) vom Arbeitgeber angeboten werden. Welche Auswirkungen in diesem Rahmen fehlende Datenschutzhinweise auf die ordnungsgemäße Einleitung des BEM-Verfahrens haben, zeigt uns das Urteil des LAG Baden-Württemberg vom 20.10.2021.

Gegenstand der Auseinandersetzung

Gegenstand des Streits zwischen den Parteien war die Frage der Wirksamkeit der ordentlichen krankheitsbedingten Kündigung des Arbeitgebers gegenüber dem bei ihm beschäftigten Produktionssachbearbeiter. Der Arbeitnehmer war zwischen 2016 und 2019 sehr häufig kurzzeitig entgeltfortzahlungspflichtig erkrankt. Hierbei betrugen die Fehlzeiten von 31,7 Tagen bis zu 51 Fehltagen im Jahr 2017. Vor Ausspruch der Kündigung erfolgte zwar eine mehrmalige Einladung zum BEM durch den Arbeitgeber, auf diese Einladungen reagierte der Arbeitnehmer jedoch nicht. Daraufhin kündigte der Arbeitgeber seinem Beschäftigten.

Erfolgreiche Kündigungsschutzklage des Arbeitnehmers

Nach der Kündigungserklärung legte dieser zunächst erfolgreich Kündigungsschutzklage beim Arbeitsgericht Reutlingen ein. Er behauptete in diesem Zuge, ihm könne weder eine negative Gesundheitsprognose für die Zukunft gestellt werden, noch habe er die Einladungsschreiben zum BEM sowie die Datenschutzunterrichtung mit entsprechender Einverständniserklärung erhalten. Das Arbeitsgericht Reutlingen entschied mit Urteil vom 19.11.2020, dass die Kündigung des Arbeitgebers i.S.d. § 1 Abs. 2 KSCHG nicht sozial gerechtfertigt gewesen sei und damit auch nicht geeignet das Arbeitsverhältnis zu beenden. Es stütze seine Entscheidung hierbei auf die Berechnung der einzelnen Fehlzeiten und die im Ergebnis nur geringfügige Überschreitung von 6 Wochen. Eine Unzumutbarkeit der Weiterbeschäftigung des Beschäftigten beim Arbeitgeber schloss das Arbeitsgericht folglich aus.

Berufung des Arbeitgebers beim Landesarbeitsgericht

Der Arbeitgeber legte gegen die Entscheidung zugunsten des Arbeitnehmers Berufung beim Landesarbeitsgericht Baden-Württemberg ein.

Das Landesarbeitsgericht teilte im Ergebnis die Ansicht des Arbeitsgerichts, dass die Kündigung nicht sozial gerechtfertigt sei und erklärte die Berufung für unbegründet. Allerdings stütze es seine Entscheidung maßgeblich auf die unsachgemäße Einleitung des BEM Verfahrens aufgrund von Datenschutzverletzungen des Arbeitgebers. So stellte sich heraus, dass der Arbeitgeber in der vorgelegten Datenschutzerklärung eine zu weitgehende Preisgabe von Gesundheitsdaten verlangt hatte. Des Weiteren fehlte der Hinweis, dass Angaben gegenüber dem Arbeitgeber zu Diagnosen oder ähnlich sensiblen Daten freiwillig angegeben werden können.

Notwendigkeit von Datenschutzhinweisen im BEM

Nach den Ausführungen des Gerichts war im vorliegenden Fall die Durchführung des BEM geboten und die entsprechenden Datenschutzhinweise, auf die § 167 Abs.2 SGB IX verweist nicht entsprechend erteilt worden. § 167 Abs. 2 SGB IX verlangt, im Falle der länger als sechswöchigen ununterbrochenen oder wiederholten Arbeitsunfähigkeit des Beschäftigten, vom Arbeitgeber ein Angebot auf Durchführung eines BEM. Gleichzeitig wird die Einhaltung der datenschutzrechtlichen Hinweispflichten ausdrücklich gesetzlich vorgeschrieben.

„Die betroffene Person oder ihr gesetzlicher Vertreter ist zuvor auf die Ziele des betrieblichen Eingliederungsmanagements sowie auf Art und Umfang der hierfür erhobenen und verwendeten Daten hinzuweisen.“

Nur Erhebung erforderlicher Daten zulässig

Das Gericht hebt in seiner Entscheidung vor allem nochmals hervor, dass nur die für die Zwecke des BEM Verfahrens zwingend notwendigen Daten erhoben werden dürfen und hierauf hingewiesen werden muss.

„Daneben ist ein Hinweis zur Datenerhebung und Datenverwendung erforderlich, der klarstellt, dass nur solche Daten erhoben werden, deren Kenntnis erforderlich ist, um ein zielführendes, der Gesundung und Gesunderhaltung des Betroffenen dienendes bEM durchführen zu können.“

Ebenfalls im Sinne einer eingeschränkten Informationssammlung erklärt das Gericht, welche Mitteilungspflichten hinsichtlich der Krankheitsdaten des Arbeitnehmers vom Arbeitgeber zu beachten sind.

„Dem Arbeitnehmer muss mitgeteilt werden, welche Krankheitsdaten – als sensible Daten i.S.v. Art. 9 Abs. 1 und Art. 4 Nr. 15 DSGVO – erhoben und gespeichert und inwieweit und für welche Zwecke sie dem Arbeitgeber zugänglich gemacht werden. Nur bei entsprechender Unterrichtung kann vom Versuch der ordnungsgemäßen Durchführung eines bEM die Rede sein (BAG 20. November 2014 – 2 AZR 755/13).“

Personelle Zugangsbeschränkungen hinsichtlich sensibler Daten

Eine der wohl für die praktische Formulierung und Umsetzung der Datenschutzhinweise wichtigsten Aussagen des Gerichts ist, dass keine sensiblen Daten ohne ausdrückliche schriftliche Einwilligung des betroffenen Arbeitnehmers an den Arbeitgeber oder personalentscheidungsbefugte Mitarbeiter gelangen dürfen. Das Gericht beschrieb diese Vorgabe wie folgt:

„Der Arbeitgeber – und in Anlehnung an den Rechtsgedanken des § 35 Abs. 1 Satz 3 SGB I jede andere Person, die Personalentscheidungen treffen kann – darf ohne ausdrückliche Zustimmung des Betroffenen Zugang nur zu solchen Daten haben, die für den Nachweis der Erfüllung der Pflicht zum bEM erforderlich sind oder ohne die er seine Zustimmung zu geplanten Maßnahmen etc. nicht erteilen kann. Diagnosen und ähnlich sensible Daten dürfen dem Arbeitgeber ohne ausdrückliche schriftliche Zustimmung des Betroffenen nicht zugänglich sein (FRR/Ritz/Schian SGB IX § 167 Rn. 44a und 45).“

Fehlerhafte und unvollständige Datenschutzhinweise des Arbeitgebers

Das Gericht bemängelte in der dem Arbeitnehmer ausgeteilten Datenschutzerklärung, dass die Einwilligung hinsichtlich der Gesundheitsdaten zu weitläufig eingeholt wurde. D.h. der Arbeitnehmer willigt mit seiner Unterschrift nicht nur in die Erhebung und Nutzung seiner Gesundheitsdaten ein, sondern auch in die Bekanntmachung gegenüber dem Vorgesetzten und der Standortleitung. Bezüglich der Formulierung „Einwilligung in die Bekanntgabe von Gesundheitsdaten gegenüber dem Vorgesetzten“ kam das Gericht zu der Bewertung, dass dies im Zweifel noch positiv für den Arbeitgeber ausgelegt werden könnte. Dies gelte aber nur, sofern der Vorgesetzte als Teilnehmer zum BEM-Team hinzugezogen wurde.

Eine Offenbarung der äußerst sensiblen Daten gegenüber dem Standortleiter, welcher kein Teilnehmer des BEM-Teams ist, sei allerdings unter keinem Gesichtspunkt gerechtfertigt.

„Für eine „Bekanntmachung“ jedenfalls aller offenbarter Gesundheitsdaten (insb. Diagnosen) gegenüber der Standortleitung besteht dagegen kein nachvollziehbarer Grund. Hier reicht es aus, wenn der Arbeitgeber weiß, auf welche Einschränkungen er bei einer etwa gebotenen Umgestaltung von Arbeitsplätzen zu achten hat. Einer Kenntnis, auf welcher Diagnose diese Einschränkung beruht, bedarf er nicht. „

Nach Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO und Art. 7 DSGVO kann der Arbeitnehmer zwar in die Bekanntgabe von Gesundheitsdaten gegenüber dem Standortleiter einwilligen, allerdings müssen die Datenschutzhinweise dann transparenter gestaltet sein. In diesem Fall müsste klar zum Ausdruck kommen, dass diese spezielle Einwilligung für ihn freiwillig ist, da Sie für die Durchführung des BEM nicht erforderlich ist. An dieser Transparenz fehlte es den Datenschutzhinweisen.

Hieran ändert auch der Vorwand nichts, dass die Datenschutzunterrichtung zusammen mit dem Einladungsschreiben wahrgenommen werden sollen. Die im Einladungsschreiben enthaltene Liste der BEM-Team Mitglieder führte nämlich weder den Standortleiter als Mitglied auf, noch fand eine ebenfalls einwilligungsbedürftige Hinzuziehung eines Integrationsteams statt. Eine solche freiwillige und von ihm selbst abhängige Erweiterungsmöglichkeit auf den Standortleiter konnte dem Arbeitgeber jedoch durch die mangelhafte Datenschutzunterrichtung nicht offenkundig und erkennbar sein. Das Gericht zog daher den Schluss, dass nicht ausgeschlossen werden kann, dass der Arbeitnehmer durch diese Fehlvorstellung keine Reaktion auf die BEM-Einladung zeigte.

„Er musste unter bloßer Zugrundelegung der Datenschutzunterrichtung vielmehr davon ausgehen, dass seine Gesundheitsdaten, insbesondere seine Diagnosen, gegebenenfalls an die Standortleitung bekannt gemacht werden könnten, obwohl diese gar nicht in das Verfahren eingebunden wären. Eine solche unzureichende Darstellung der Ausgangslage wäre zumindest geeignet gewesen, einen Arbeitnehmer – so auch den Kläger – in Abwägung mit seinen Datenschutzinteressen von einer freiwilligen Teilnahme am bEM Abstand nehmen zu lassen.“

Kleine Fehler große Wirkung

Wir sehen an diesem Sachverhalt, dass schon zu Beginn des BEM Verfahrens die Datenschutzhinweise korrekt dargestellt sein müssen. Für den Arbeitgeber kann es unliebsame Folgen haben, wenn das Verfahren schon im Rahmen der Einleitung scheitert. Gerade im BEM-Verfahren, in dem äußerst sensible Daten, wie Gesundheitsdaten verarbeitet werden, müssen die schützenswerten Interessen des Arbeitnehmers durch das Instrument der Einwilligung und deren Freiwilligkeit umgesetzt werden.