Heutzutage ist der E-Mail-Austausch ein unverzichtbares Kommunikationsmittel geworden. Viele Unternehmen verwenden am Ende der E-Mail zunehmend Disclaimer und Signaturen, um eine dem Empfänger zusätzliche Hinweise zu Haftung oder Kontaktdaten zugänglich zu machen. In diesem Artikel soll diskutiert werden, ob Disclaimer und Signaturen in E-Mails notwendige Ergänzungen oder bloße Relikte aus vergangenen Zeiten sind.
Der Inhalt im Überblick
Disclaimer nicht mit der E-Mail-Signatur verwechseln
E-Mail-Disclaimer stehen am Ende einer E-Mail und enthalten beispielsweise Hinweise zur Vertraulichkeit oder Anspruchsausschlüssen. Während E-Mail-Signaturen persönliche oder geschäftliche Informationen liefern, dienen Disclaimer
.In Deutschland ist durch das Gesetz über das elektronische Handelsregister und Genossenschaftsregister sowie das Unternehmensregister (EHUG) die E-Mail-Signatur für alle geschäftlichen Mails ein verpflichtender Teil des elektronischen Kommunikationsverkehrs geworden. Die Verwendung von E-Mail-Disclaimern hingegen ist nicht verpflichtend.
Was muss gesetzlich in einer E-Mail-Signatur stehen?
Eine rechtlich korrekte E-Mail-Signatur in Deutschland muss bestimmte Informationen enthalten, um den gängigen Standards zu entsprechen. Betroffen von dieser Pflicht sind alle natürlichen und juristischen Personen, die im Handelsregister eingetragen sind, sowie einige Freiberufler durch ihre Berufsordnungen. Zu den Pflichtangaben gehören u.a.:
- Name und Funktion des Absenders sowie der Name des Unternehmens oder der Organisation
- Rechtsformzusatz
- Sitz des Unternehmens bzw. Unternehmers, bzw. Ort der Handelsniederlassung
- Das zuständige Registergericht und die Registernummer
- Namen von Vorstandsmitgliedern und Geschäftsführern sowie gegebenenfalls Aufsichtsratsvorsitzenden
Zusätzlich sollten Kontaktinformationen wie Telefonnummer, E-Mail-Adresse angegeben werden. Wenn das Unternehmen umsatzsteuerpflichtig ist, sollte auch die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer angegeben werden. Je nach Art der Kommunikation und des Unternehmens können auch rechtliche Hinweise wie eine Datenschutzerklärung eingebunden werden. Diese Informationen sind aber alle freiwillig.
E-Mail-Disclaimer ohne rechtliche Relevanz
Die Verwendung von E-Mail-Disclaimern geht auf das Bedürfnis zurück, rechtliche Risiken zu minimieren und den rechtlichen Status von E-Mail-Kommunikation zu klären. Rechtliche „Substanz“ bieten E-Mail-Disclaimer in unserem Rechtskreis jedoch nicht: Die Erklärung von Ge- oder Verboten in Disclaimern entfaltet keine rechtliche Bindung gegenüber dem Empfänger, da diese lediglich einseitig getätigt wird. Rechtliche Wirksamkeit bekäme eine Erklärung nur, wenn sich der Sender und der Empfänger über einschlägige Ge- und Verbote einigen würden.
Gesetzlicher Schutz vor unbefugter Weitergabe und Nutzung von Inhalten
In vielen E-Mail-Disclaimern wird zudem auf die unbefugte Weitergabe der E-Mail hingewiesen. Dies kann in etwa so aussehen:
„Diese E-Mail enthält vertrauliche und/oder rechtlich geschützte Informationen.
Wenn Sie nicht der richtige Adressat sind, oder diese E-Mail irrtümlich erhalten haben, informieren Sie bitte den Absender und löschen Sie diese Mail. Das unerlaubte Kopieren sowie die unbefugte Weitergabe dieser E-Mail und der darin enthaltenen Informationen sind nicht gestattet.“
Ein solcher Hinweis ist jedoch regelmäßig obsolet, da eine Vielzahl an gesetzlichen Regelungen die Weitergabe und unbefugte Nutzung der Inhalte verbietet und auf diesem Weg die Vertraulichkeit der E-Mail sicherstellt.
In solchen Fällen spielt insbesondere das Datenschutzrecht eine entscheidende Rolle. Dies fordert für eine Weitergabe von personenbezogenen Daten immer eine Rechtsgrundlage. Nur in Ausnahmefällen wird sich die Weitergabe oder Nutzung von Inhalten einer E-Mail entgegen des Willen des Absenders aufgrund des Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO rechtfertigen lassen, nämlich wenn bei einer Abwägung zwischen dem Vertraulichkeitsinteresse und der Meinungs- und Kommunikationsfreiheit letztere überwiegt. In diesem Zusammenhang ergeben sich vor allem rechtliche Probleme bei der Weitergabe von sensiblen Daten nach Art. 9 DSGVO, da der Gesetzgeber von deren Verarbeitungsverbot nur Ausnahmen für Meinungsäußerungen von Presse und Medien geschaffen hat.
Auch urheberrechtliche Regelungen sind im Fall von E-Mail-Disclaimern und der Weitergabe von Inhalten relevant. Das Urheberrecht regelt einen Schutz vor unbefugter Weitergabe und Nutzung von geschützten Werken i.S.d. § 2 Abs. 1 UrhG. Überschreiten die Inhalte der E-Mail die von § 2 Abs. 2 UrhG geforderte Schöpfungshöhe, bestehen auch hier Ansprüche gegen eine widerrechtliche Weitergabe oder Veröffentlichung.
Müssen Datenschutzhinweise in die E-Mail-Signatur?
Auf die Frage, ob ein Hinweis zum Datenschutz denn nun in der E-Mail-Signatur enthalten sein muss, lässt sich nicht eindeutig antworten. Sicher ist, dass für sämtliche Datenverarbeitungen, also auch für die E-Mail-Adresse des Kommunikationspartners, gemäß Art. 13 Abs. 1 DSGVO eine Informationspflicht besteht. Diese Pflicht besteht jedoch gemäß Art. 13 Abs. 4 DSGVO nur, wenn der Betroffene nicht sowieso schon über die Informationen verfügt. In den allermeisten Fällen dürften die Pflichtinformationen dem Gegenüber schon zugänglich gemacht worden sein, etwa als Link im Kontaktformular. Doch es lassen sich auch Fälle konstruieren (z.B. E-Mail-Adresse von einem Bekannten erhalten), in denen dies nicht der Fall war.
Es sollte daher in Betracht gezogen werden, sicherheitshalber einen Link zu den Datenschutzhinweisen standardmäßig in die E-Mail-Signatur aufzunehmen. Angemessen ist es überdies, wenn anstatt eines einfachen Verweises auf die Datenschutzerklärung ein spezieller Hinweis oder zumindest der einschlägige Teil der Datenschutzerklärung für die E-Mail Kommunikation verlinkt wird, um dem Grundsatz der Transparenz hinreichend nachzukommen.
Vorsicht Werbung: Das darf nicht in die E-Mail-Signatur
Darüber hinaus sollte man bei der Aufnahmen von zusätzlichen Informationen in den E-Mail-Footer vorsichtig sein. Denn der ständigen Rechtsprechung nach qualifiziert sich bei der Ausübung einer geschäftlichen Tätigkeit jede Äußerung mit dem Ziel, den Absatz von Waren oder die Erbringung von Dienstleistungen zu fördern, als Werbung.
Wie wir im Beitrag „Wann wird eine E-Mail-Signatur zur Werbung?“ berichteten, reicht bereits ein Zweizeiler in der E-Mail-Signatur mit einer Aufzählung positiver Eigenschaften und der Aufforderung den Dienst des Unternehmens zu nutzen, um eine komplette E-Mail als Werbung einzustufen. Da dafür in der Regel eine Einwilligung des Empfängers notwendig ist, die oft fehlen dürfte, können so durch einen E-Mail-Signatur Schadensersatz- und Unterlassungsansprüche ausgelöst werden.
Verwenden oder nicht verwenden? Das ist hier die Frage
Der Einsatz von E-Mail-Signaturen ist klar geregelt. Hier wird nicht gefragt „Ob?“, sondern „Wie?“. Grundsätzlich gilt im elektronischen Schriftverkehr: Je transparenter, desto besser. Die Aufnahme von Datenschutzhinweisen kann sowohl den Sender der E-Mail rechtlich absichern als auch den Empfänger hinreichend informieren. Wichtig ist es hierbei jedoch, präzise Angaben bereitzustellen. Sind Hinweise zu ungenau oder unbestimmt, gerät man schnell wieder in eine rechtliche Grauzone, mit der keinem geholfen ist.
E-Mail-Disclaimer hingegen sind nicht verpflichtend. Veraltet sind weder E-Mail-Signatur noch -Disclaimer – im Gegenteil: Beide trifft man heute noch an. Sie können es dem E-Mail-Schreiber deutlich einfacher machen, Inhalte angemessen im Internet zu versenden. Es ist jedoch mit den wachsenden Anforderungen an die Internetregulierung schwieriger geworden, diese korrekt umzusetzen.
Gelten die Signaturvorgaben auch für Vereine, die in das Vereinsregister eingetragen sind?
Wie sich auch aus dem Namen „Gesetz über das elektronische Handelsregister und Genossenschaftsregister sowie das Unternehmensregister“ ableiten lässt, gelten dessen Vorgaben nicht für Eintragungen im Vereinsregister. Nur wenn Vereine Tätigkeiten nachgehen, für die sie als Gewerbetreibende im Sinne der Gewerbeordnung gelten, müssen sie dabei die Pflichtangaben in ihrer Geschäftskorrespondenz angeben.