Der Datenschutzkoordinator – Stellung, Aufgaben, Vor- und Nachteile

Viele Unternehmen sind derzeit mit der Umsetzung der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) gefordert. Gerade Datenschutzbeauftragte bedienen sich hier häufig der Unterstützung von sogenannten „Datenschutzkoordinatoren“. Was Datenschutzkoordinatoren sind, wie sie Datenschutzbeauftragte und Unternehmen unterstützen können, wie es um die Vor- und Nachteile steht und ob der Datenschutzkoordinator den Datenschutzbeauftragten ersetzen kann, erklären wir in diesem Fachbeitrag.

Was sind Datenschutzkoordinatoren?

Innerhalb einer verantwortlichen Stelle kann sich die Notwendigkeit ergeben, dass sich mehrere Personen mit Aufgaben des Datenschutzes befassen. Gerade jetzt sind Unternehmen und Datenschutzbeauftragte damit beschäftigt, die zahlreichen und mitunter aufwendigen Vorgaben der DSGVO umzusetzen. Vor allem mittlere und große Unternehmen stellt dies vor erhebliche Schwierigkeiten. Im Rahmen der Datenschutzorganisation bietet sich deshalb – neben dem Datenschutzbeauftragten – der Einsatz von Datenschutzkoordinatoren an.

Datenschutzkoordinatoren unterstützen die verantwortliche Stelle und vor allem den/die Datenschutzbeauftragten im Bereich des Datenschutzes. Die gegenwärtige Rechtslage normiert hierzu nach § 4f Abs. 5 Satz 1 BDSG sogar ausdrücklich, dass die verantwortliche Stelle den Datenschutzbeauftragten bei der Erfüllung seiner Aufgaben zu unterstützen hat und ihm insbesondere auch Hilfspersonal zur Verfügung stellen muss. Gerade bei der Umsetzung der DSGVO bietet sich diese Form der Unterstützung an.

Das BDSG oder die DSGVO kennt den Begriff „Datenschutzkoordinator“ nicht.

Datenschutzkoordinatoren werden häufig als Schnittstelle zwischen Unternehmen und den (externen) Datenschutzbeauftragten eingesetzt. Häufig unterstützen Datenschutzkoordinatoren die Datenschutzbeauftragten in Konzernen oder größeren Unternehmen bei der Erledigung der Aufgaben. Sie verfügen dazu in der Regel über ein gewisses Maß an Fachkunde. Wichtiger ist allerdings, dass Datenschutzkoordinatoren mit dem jeweiligen Unternehmen und seinen Prozessen, Abläufen und seiner Infrastruktur eingehend vertraut sind.

Stellung und Aufgaben der Datenschutzkoordinatoren

Datenschutzkoordinatoren werden gewöhnlich im Datenschutz geschult und verfügen dadurch über eine gewisse Fachkunde im Bereich des Datenschutzes. Sie sind gerade deshalb in der Lage, den Datenschutzbeauftragten bei seinen Aufgaben zu unterstützen.

Soweit dem Datenschutzkoordinator die Gegebenheiten des Unternehmens vertraut sind, kann er den Datenschutzbeauftragten bestmöglich unterstützen.

Datenschutzkoordinatoren unterstützen den Datenschutzbeauftragten bei seinen Aufgaben, indem sie beispielsweise

• relevante Informationen einholen
• bei einfachen datenschutzrelevanten Fragestellungen als Ansprechpartner vor Ort zur Verfügung stehen
• Datenschutzdokumente verwalten, aktualisieren, pflegen oder vorbereiten
• ein gewisses Datenschutzniveau aufrechterhalten, beispielsweise durch Mitarbeitersensibilisierungen
• Standardprozesse umsetzen (z. B. Werbewiderspruch, ADV, Verpflichtung auf das Datengeheimnis)
• regelmäßige Reportings an den DSB geben.

Vor- und Nachteile

Der Einsatz von Datenschutzkoordinatoren bietet für Unternehmen u. a. folgende Vor- und Nachteile:

Vorteile

• Datenschutzkoordinatoren unterstützen den Datenschutzbeauftragten in vielfältiger Weise bei seinen Aufgaben. Gerade bei der Aktualisierung von Datenschutzdokumenten, die genaue Kenntnis von den internen Gegebenheiten verlangt, ist ein Datenschutzkoordinator hilfreich (z. B. bei der Erstellung oder Aktualisierung des Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten)
• Der Datenschutzkoordinator kommuniziert innerhalb eines Unternehmens und aus dem Unternehmen mit dem Datenschutzbeauftragten und verbessert so entscheidend die Kommunikation (Bindeglied zwischen Datenschutzbeauftragten und dem Datenschutz vor Ort), beispielsweise durch Berichte und verbessertem Zugang zu internen Informationen
• Datenschutzkoordinatoren leisten einen Beitrag zum Datenschutz, z. B. im Rahmen der Risikovorsorge
• Datenschutzkoordinatoren können Vorbildfunktion im Bereich des Datenschutzes übernehmen
• Datenschutzkoordinatoren unterstützen die Datenschutzkontrolle und Einhaltung datenschutzrechtlicher Vorgaben
• Datenschutzkoordinatoren können Ansprechpartner für Routineangelegenheit sein und dadurch Verwaltungs-, Koordinations- und Kostenaufwand erheblich minimieren
• Der Datenschutzbeauftragte kann sich zentralen datenschutzrechtlichen Belangen widmen
• Interne Maßnahmen zur Erarbeitung und Durchführung interner Verfahren zum Datenschutz lassen sich rasch und mit der nötigen Effizienz durch Datenschutzkoordinatoren umsetzen

Nachteile

• Basisschulung für die Datenschutzkoordinatoren zum Datenschutz und laufende Schulungen erforderlich
• Kontrolle und Überwachung durch den Datenschutzbeauftragten
• Haupttätigkeit des Datenschutzkoordinators kann beeinträchtigt werden
• Fehlende juristische Kenntnisse oder Erfahrungen im Datenschutz bergen Risiken
• Interessenkonflikte
• Unklarheit zur Stellung des Datenschutzkoordinators innerhalb des Unternehmens kann für Missverständnisse sorgen

Datenschutzkoordinator als Ersatz für den Datenschutzbeauftragten?

Der Datenschutzkoordinator kann den Datenschutzbeauftragten im Unternehmen allerdings nicht ersetzen. Qualifizierte Datenschutzbeauftragte zeichnen sich durch ein hohes Maß an Fachkunde und Zuverlässigkeit aus. Sie sind in der Lage auch schwierige datenschutzrechtliche Fragestellungen und datenschutzrelevante Aufgaben zu übernehmen. Gleichzeitig verbieten es die rechtlichen Vorgaben, den Datenschutzbeauftragten durch einen Datenschutzkoordinator zu ersetzen.

Die Zusammenarbeit von Datenschutzbeauftragten und Datenschutzkoordinatoren ist gleichwohl in vielen Fällen unerlässlich. Bei der Umsetzung dieses gewinnbringenden Modells unterstützt der Datenschutzbeauftragte.