Regeln für die private Internetnutzung im Unternehmen

Internet und E-Mail sind aus dem Unternehmensalltag im Jahr 2023 in den meisten Bereichen nicht mehr wegzudenken. Doch wie sieht es eigentlich mit dem „privaten Surfen“ am Arbeitsplatz aus? Denn dass das Internet am Arbeitsplatz auch mal privat genutzt wird, liegt nahe. Dieser Artikel gibt einen Überblick über die private Internetnutzung im Unternehmen.

Privates Surfen am Arbeitsplatz führt zu mehr Zufriedenheit

Wer wünscht sie sich nicht? Zufriedene Mitarbeitende. Einer Studie zufolge wird die Produktivität der Angestellten gesteigert, wenn der Arbeitgeber die private Internetnutzung erlaubt. „Online-Pausen“ sollen laut den Autoren der Studie zur Erholung der Mitarbeitenden beitragen, denn der Klick auf die Browser-App erfolgt besonders häufig, wenn die Angestellten sich von ihrer Arbeit erschöpft fühlen und die Energiekurve abnimmt. Die kurze Flucht ins Netz dient als Erholungsstrategie. Die Teilnehmenden der Studie gaben an, sich nach der privaten Surfpause erholter und zufriedener zu fühlen und sich anschließend sogar besser konzentrieren zu können.

Betriebsrat: Umfang der Mitbestimmung beim Erlauben der privaten Internetnutzung

Vorab ist zu wissen: Ob die private Nutzung des dienstlichen Internetzugangs überhaupt erlaubt wird, steht dem jeweiligen Unternehmen frei. Dies gilt auch, wenn es im Unternehmen einen Betriebsrat gibt. Denn dieser kann, wie bei vielen anderen Themen auch, bei der privaten Internetnutzung am Arbeitsplatz ein Wort mitzureden und Mitbestimmungsrechte haben.

Ein solches Mitbestimmungsrecht kann sich beispielsweise aus § 87 Abs. 1 Nr. 1 BetrVG ergeben:

„(1) Der Betriebsrat hat, soweit eine gesetzliche oder tarifliche Regelung nicht besteht, in folgenden Angelegenheiten mitzubestimmen:
1. Fragen der Ordnung des Betriebs und des Verhaltens der Arbeitnehmer im Betrieb“

Hier muss nun aber unterschieden werden: Wenn es lediglich um Maßnahmen geht, mit denen die Arbeitspflicht unmittelbar konkretisiert wird, unterliegen diese nicht der Mitbestimmung des Betriebsrats. Nach diesem Grundsatz dient ein umfassendes Verbot der privaten Nutzung des Internet- und E-Mail-Verkehrs lediglich der Ausgestaltung des Arbeitsverhaltens der einzelnen Angestellten und ist nicht der Ordnung des Betriebes zuzuordnen. Gleich zu bewerten ist das grundsätzliche Verbot, während der Arbeitszeit private Handys zu benutzen. Auch hierbei handelt es sich um eine unmittelbare Konkretisierung der Arbeitspflicht.

Werden allerdings konkrete Regelungen für die private Nutzung des Internets aufgestellt, ist § 87 Abs. 1 Nr. 1 BetrVG zu beachten und ein Mitbestimmungsrecht des Betriebsrats besteht. Auch bei der Neueinführung moderner Kommunikationssysteme wie Internet- und E-Mail-Systeme oder deren Anwendung, wenn beispielsweise zur Kontrolle des Verbots der privaten Internetnutzung Logfiles geführt werden oder Zugriff auf E-Mails genommen werden soll, besteht nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG ein Mitbestimmungsrecht des Betriebsrats.

Exkurs: Der Arbeitgeber und das Fernmeldegeheimnis bei erlaubter Privatnutzung

Seit jeher umstritten ist die Frage, ob der Arbeitgeber bei erlaubter Privatnutzung des Internets am Arbeitsplatz das Fernmeldegeheimnis einzuhalten hat. Das Fernmeldegeheimnis betrifft die elektronische Kommunikation und gilt neben dem Funk- und Telefonverkehr auch für die Kommunikation via Fax, E-Mail, Handy oder im Internet. Auch die Telekommunikationsanbieter dürfen sich gemäß § 3 Abs. 3 TTDSG grundsätzlich keine Kenntnis von dem Inhalt der Kommunikation verschaffen. Hintergrund der Diskussion ist, dass der Arbeitgeber gegenüber seinen Beschäftigten als Telekommunikationsanbieter im Sinne des § 3 Abs. 3 TTDSG anzusehen sein könnte, wenn dieser die private Nutzung von Internet und E-Mails erlaubt oder jedenfalls duldet. Sämtliche Inhalte und Umstände der Kommunikation würden dann einem besonderen, den Zugriff einschränkenden Schutz unterliegen. So einfach lässt sich die Frage jedoch nicht beantworten und eine höchstrichterliche Entscheidung steht bislang aus.

Um auf Nummer sicher zu gehen, sollte der Arbeitgeber davon ausgehen, Telekommunikationsanbieter zu sein, wenn er die Privatnutzung nicht verbietet. Hier sollten dann entsprechende Verpflichtungserklärungen unterzeichnet werden. Sinnvoll sind diese Erklärungen vor allem für Personen, die technisch an der Erbringung von Telekommunikationsdiensten mitwirken, also insbesondere Admins im Bereich E-Mail/Internet, Netzwerktechniker und Angestellte mit gleichartigen Tätigkeitsfeldern, die Zugriff auf E-Mails und/oder IP-Kommunikation haben können. In unserem Fachbeitrag können Sie eine ausführliche Analyse zur Einführung des § 3 TTDSG und seiner Bedeutung im Zusammenhang mit der privaten Internetnutzung am Arbeitsplatz nachlesen.

Richtlinie zur privaten Internetnutzung: Was sollte geregelt werden?

Entscheidet sich der Arbeitgeber dazu, die private Internetnutzung im Unternehmen zu erlauben und konkret zu regeln, gibt es zwei Möglichkeiten. Falls ein Betriebsrat im Unternehmen existiert, sollte eine Betriebsvereinbarung abgeschlossen werden. Anderenfalls kann die Privatnutzung der Internetdienste in einer Ergänzung zum Arbeitsvertrag geregelt werden. So wird für alle Betroffenen Rechtssicherheit geschaffen. Richtlinien dieser Art können Bedingungen für die private Internetnutzung wie z.B. Regelungen zum zeitlichen Umfang der Privatnutzung, sowie konkrete Verhaltensregeln beinhalten.

Die wichtigsten Punkte, die innerhalb der Richtlinie geregelt werden sollten, sind die nachfolgenden:

• Anwendungsbereich der Richtlinie: Die Richtlinie sollte ausdrücklich für alle Arten der Bereitstellung von Internetzugang und E-Mail-Zugang durch den Arbeitgeber gelten, insbesondere im Betrieb, im Homeoffice und im Rahmen mobiler Nutzung z.B. via Notebook, Tablet oder Smartphone.
• Zeitfaktor: Es sollte klargestellt werden, dass die private Nutzung im geringfügigen Umfang zulässig ist, soweit die dienstliche Aufgabenerfüllung sowie wirtschaftliche Grundsätze dem nicht entgegenstehen. Außerdem kann geregelt werden, dass die Nutzung nach Möglichkeit in den Pausen erfolgen soll.
• Definition unzulässiger Nutzungen: Hierzu gehört jegliche Nutzung von E-Mail oder Internetzugang, die dazu geeignet ist, die Interessen des Arbeitgebers zu beeinträchtigen. Was im Einzelnen darunter fällt, kann jeder Arbeitgeber für sich selbst festlegen. Im Rahmen solcher konkreten Verhaltensregeln kann sich der Arbeitgeber dann z.B. dagegen absichern, dass keine kostenpflichtigen oder illegalen Inhalte heruntergeladen oder Betriebs- und Geschäftsgeheimnisse gefährdet oder preisgegeben werden.
• Protokollierung/Kontrolle und Einwilligung: Es ist sinnvoll, anzugeben, welche Verbindungsdaten (beispielsweise Benutzerkennung, Datum und Uhrzeit, URL, Dauer der Datenübertragung) protokolliert werden können. Hier müssen auch die Zwecke angegeben werden, zu denen die Verbindungsdaten verwendet werden können. Zwecke können die Gewährleistung der Systemsicherheit, die Abwehr von Angriffen, Schutz des Netzes oder technische Optimierungen sein. Eine Leistungs- und Verhaltenskontrolle darf nicht stattfinden. Auch die Untersuchung bei begründetem Verdacht strafbarer Handlungen oder Verstößen gegen die Richtlinie kommt als Zweck in Betracht. Immer mit geregelt werden sollte die Einwilligung des Mitarbeiters in diese Protokollierung und Kontrolle auch für den Bereich der privaten Nutzung und eine möglicherweise damit einhergehende Einschränkung des Fernmeldegeheimnisses.

Private Internetnutzung: erlauben oder verbieten?

Inwieweit der Arbeitgeber seinen Angestellten die private Internetnutzung erlaubt, liegt im eigenen Ermessen. Was immer zu beachten ist: als Arbeitgeber sollten Sie Ihre Aussagen konkret und ohne Auslegungsspielraum formulieren. Während ein vollständiges Verbot der privaten Nutzung keine Definition benötigt, muss eine Erlaubnis die oben angesprochenen Faktoren berücksichtigen.