Arbeitszeiterfassung im Unternehmen und der Datenschutz

Fachbeitrag

Die Arbeitszeiterfassung kann auf die unterschiedlichsten Arten durchgeführt werden: der klassische Stundenzettel, die Stempeluhr, Softwares, Apps. Dabei sind die datenschutzrechtlichen Anforderungen stets zu beachten, um insbesondere bei umfangreichen Arbeitszeitdaten nicht von einem in das nächste Fettnäpfchen zu treten. Wir besprechen hier Rechtsgrundlagen, Einsichtnahmen, Mitbestimmungsrechte und Dauerüberwachung in Bezug auf die digitale Zeiterfassung.

Grundsätzliche Verpflichtung zur systematischen Zeiterfassung

In Deutschland ist lediglich die Verpflichtung zur Erfassung von Überstunden nach § 16 Abs. 2 ArbZG geregelt. Wie sieht es jedoch mit den restlichen Arbeitsstunden aus, die Beschäftigte tagein tagaus leisten? Hierzu hat der EuGH in seinem Urteil vom 14. Mai 2019 Stellung bezogen. Demnach sei es auf Grundlage der EU-Grundrechtecharta das Recht eines jeden Beschäftigten, dass die Begrenzung der Höchstarbeitszeit und die tägliche und wöchentliche Ruhezeit gewährleistet werde. Die Durchsetzung dieses Rechts sei nach Ansicht des Gerichtshofs nur durch ein System zur Arbeitszeiterfassung objektiv und verlässlich möglich.

Dieses Urteil hat eine gewisse Tragweite für den Datenschutz. Während zum Teil gefordert wird, dass der Gesetzgeber die Dokumentationspflichten des ArbZG erweitert, sieht beispielsweise das ArbG Emden (Urt. v. 20.2.2020 – Az. 2 Ca94/19) das EU-Recht bereits als unmittelbar wirksam an. Interessant wird sein, ob sich zumindest im Rahmen der mobilen Arbeit der Gesetzgeber in Bezug auf die Zeiterfassung äußern wird.

Bei einem Großteil der Unternehmen wird eine systematische Zeiterfassung bereits eingesetzt. Dabei gilt es viele Aspekte bei der Implementierung zu beachten aus datenschutzrechtlicher Sicht. Schwierigkeiten ergeben sich bei einer möglichen Leistungs- und Verhaltenskontrolle, weshalb die Grundsätze der Zweckbindung und des need-to-know Prinzips zwingend gewahrt werden müssen. Aber auch der Dienstleister für das Zeiterfassungssystem sollte weise gewählt werden. Und der Betriebsrat will unter Umständen auch noch mitbestimmen. Bei den ganzen To-Dos sträuben sich einigen Arbeitgebern schon die Haare! Aber keine Panik, wir schlüsseln die wichtigsten Problemfelder für Sie auf, die es zu beachten gilt.

Sind Arbeitszeiten personenbezogene Daten?

Bei personenbezogenen Daten denken viele vor allem an ganz offensichtliche Daten wie den Namen oder die E-Mail-Adresse. Nach Art. 4 Nr. 1 DSGVO sind „personenbezogene Daten“ alle Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person beziehen. Somit fallen gleich viel mehr Daten unter diese Kategorie als gedacht! Aufgrund der Verknüpfung zwischen Arbeitszeit (Information) und Arbeitnehmer (identifizierte Person) handelt es sich bei der Arbeitszeit um ein personenbezogenes Datum. Dies stellte bereits der EuGH in einem Urteil von 2013 fest:

„Aufzeichnungen über die Arbeitszeiten (…), die die Angabe der Uhrzeit, zu der ein Arbeitnehmer seinen Arbeitstag beginnt und beendet, sowie der Pausen bzw. der nicht in die Arbeitszeit fallenden Zeiten enthalten, fallen unter den Begriff personenbezogene Daten (…)“.

Elektronische Zeiterfassung: Was ist zu beachten?

Der gute alte Stundenzettel ist ade. Stattdessen ist die elektronische Zeiterfassung in der Arbeitswelt angekommen. Die Zettelwirtschaft kann man also verabschieden, aber nun stellt sich die Frage: Wie soll das Ganze eingeführt werden und was hat man in Sachen Datenschutz zu beachten? Hier können unterschiedliche Anwendungsformen der digitalen Arbeitszeiterfassungen zum Einsatz kommen: Transponder, softwarebasierte Lösungen oder auch eine App für die Zeiterfassung. Egal welche Wahl man hier trifft, es sollten die datenschutzrechtlichen Grundsätze beachtet werden und der Schutz der personenbezogenen Daten gewährleistet sein.

Richtige Rechtsgrundlage für die Erfassung von Arbeitszeiten

Es fängt bereits mit der Prüfung der Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung im Rahmen der Arbeitszeiterfassung an. Grundsätzlich ist die Aufzeichnung der Arbeitszeit für die Durchführung des Beschäftigungsverhältnisses erforderlich im Rahmen des § 26 Abs. 1 BDSG. Mithin gilt auch, dass der Arbeitgeber ein berechtigtes Interesse daran haben wird, die geleistete Arbeitszeit sachgemäß zu vergüten, sodass auch Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO anwendbar ist. Nach § 16 Abs. 2 ArbZG ist der Arbeitgeber zu der Aufzeichnung von Überstunden sogar verpflichtet. Somit kommt auch die rechtliche Verpflichtung nach Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO in Frage.

Die Rechtsgrundlage stellt damit weniger ein Problem dar. Schwierigkeiten ergeben sich insbesondere bei der Gewährleistung der weiteren Grundsätze nach Art. 5 DSGVO, beispielsweise bei dem Grundsatz der Zweckbindung. Die Daten der Arbeitszeiterfassung sollten nicht zur umfangreichen Leistungs- und Verhaltenskontrolle oder zur Erstellung von Bewegungsprofilen verwendet werden.

Zeiterfassung mittels Fingerabdruck und anderer biometrischer Daten

Die Abfrage biometrischer Daten ist ein richtiger Trend. Die Entsperrung von Apps mittels Fingerabdruck oder Face-IDs ist mittlerweile gang und gäbe und wird selten hinterfragt. Ein genauer Blick lohnt sich, denn unproblematisch ist eine biometrische Zeiterfassung nicht, wie ein Urteil des LAG Berlin-Brandenburg zeigte. Bei dem Fingerabdruck handelt es sich klar um ein biometrisches Datum nach Art. 4 Nr. 14 DSGVO. Somit ist für die Verarbeitung auch der Art. 9 DSGVO für besonders sensible Daten heranzuziehen. Das Gericht entschied, dass es bei einer Verarbeitung des Fingerabdrucks bereits an der Erforderlichkeit fehlt, die Begründung einer fälschungssicheren Zeiterfassung reiche hier nicht aus. Also, lieber die Finger(abdrücke) weg von der biometrischen Zeiterfassung!

Erlaubte Speicherdauer von Arbeitszeiten

Weiterhin muss der Grundsatz der Speicherbegrenzung gewahrt werden. Das heißt, die Arbeitszeitdaten dürfen nur so lange aufbewahrt werden, wie dies auch tatsächlich erforderlich ist. Dabei gilt es, gewisse Aufbewahrungspflichten zu beachten. Nach § 16 Abs. 2 ArbZG ist der Arbeitgeber verpflichtet, die Dokumentation der Überstunden mindestens 2 Jahre aufzubewahren. Im Übrigen können steuerrechtliche Aufbewahrungspflichten anwendbar sein im Rahmen der Abgabenordnung, weshalb steuerrelevante Daten der Arbeitszeiterfassung für 10 Jahre aufbewahrt werden müssen. Sonstige Abwesenheitszeiten sollten bis zu 2 Jahre aufbewahrt werden.

Mitbestimmungsrecht des Betriebsrats bei elektronischer Zeiterfassung

Sofern ein Betriebsrat im Unternehmen eingesetzt ist, kann dieser umfangreiche Mitbestimmungsrechte beim Arbeitnehmerdatenschutz haben. Auch die Einführung einer elektronische Zeiterfassung kann mitbestimmungspflichtig sein. So legte beispielsweise das LAG Hamm in einem Urteil im vergangenen Jahr die Mitbestimmungspflicht des Betriebsrats nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG weit aus und bezog auch die elektronische Zeiterfassung mit ein. Es ist demnach sinnvoll, den Betriebsrat bereits in der Planungsphase einzubeziehen, da beispielsweise bei einer Software zur Arbeitszeiterfassung zumindest die Möglichkeit zur Leistungs- und Verhaltenskontrolle besteht.

Problemfelder bei Erfassung der Arbeitszeiten

Ist das digitale Zeiterfassungssystem nun gewählt und geprüft, kommt es zum konkreten Einsatz. Hier ist beispielsweise das need-to-know Prinzip zu wahren oder auch die Zweckbindung und Datenminimierung. Stolperfallen gibt es viele und dass der Arbeitgeber nur allzu gerne wüsste, wann sich die Beschäftigten zu jeder Sekunde wo genau aufhalten, sollte nur das bleiben: ein Traum.

Einsicht auf die Arbeitszeiten

Und wer darf nun in welchem Umfang die Arbeitszeitdaten einsehen? Die Einsichtnahme in Arbeitszeit sollte auf das erforderliche Maß beschränkt sein für die Personen, die dazu berechtigt sind und sofern dies auch für die Durchführung des Beschäftigungsverhältnisses nach § 26 Abs. 1 BDSG gerechtfertigt ist. In einem Tätigkeitsbericht äußerte sich die Landesbeauftragte für Datenschutz und Akteneinsicht Brandenburg beispielsweise zur Einsichtnahme in Arbeitszeiten durch den Betriebsrat. Bekanntlich ist dieser nach § 80 Abs. 1 Nr. 1 BetrVG dazu verpflichtet, zu überwachen, ob die für die Beschäftigten geltenden Gesetze und sonstige Regelungen eingehalten werden, u.a. auch das Arbeitszeitgesetz. Dies sei jedoch nicht dadurch zu gewährleisten, indem der Interessenvertretung umfassende Leserechte für die elektronische Zeiterfassung eingeräumt werden. Im Rahmen der Datensparsamkeit sei es bereits ausreichend, anonymisierte oder pseudonymisierte Daten zur Verfügung zu stellen. Sollten Auffälligkeiten festgestellt werden, könnte immer noch die Identifizierung in einem zweiten Schritt erfolgen.

Aushang von Dienstplänen oder Schichtplänen und der Datenschutz

Es kommt trotz der voranschreitenden Digitalisierung dennoch häufig vor: Dienstpläne hängen im Flur ausgedruckt aus, um die Schichten der Kolleg:innen zu organisieren. Manchmal führt auch kein Weg daran vorbei. Das interne Auslegen von Dienst- und Schichtplänen lässt sich auf § 26 BDSG stützen, sofern es erforderlich für die Durchführung des Arbeitsverhältnisses ist. Häufig wird der ordnungsgemäße Betriebsablauf nur sichergestellt werden können, wenn sich die Mitarbeiter untereinander abstimmen, wer wann und mit wem arbeitet, Schichten tauscht etc. Natürlich gilt auch hier das Prinzip der Datenminimierung: Im Plan ist nur das anzugeben, was auch notwendig ist. Letztlich bleibt es aber eine Frage des Einzelfalls, ob das Auslegen noch rechtmäßig ist oder nicht.

Keine Dauerüberwachung von Mitarbeitern, aber Stichproben möglich

Eine Dauerüberwachung des Arbeitnehmers ist nach der Rechtsprechung des Bundesarbeitsgerichts unzulässig (Bundesarbeitsgericht, Beschluss vom 26.8.2008, 1 ABR 16/07).

Nach Ansicht des Datenschutzbeauftragten von Rheinland-Pfalz ist eine Kenntnis der Zeiterfassungsdaten durch die Vorgesetzen im erforderlichen Umfang möglich. Dabei sollte auch hier der Grundsatz der Datenminimierung gewahrt werden. Eine Monatsübersicht mit ist/Soll-Stunden und anlassbezogene Unterrichtung bei Auffälligkeiten oder stichprobenartige Kontrollen seien vertretbar. Die Einsichtnahme in Einzelbuchen über eine Software beispielsweise müsste hingegen in der Dienstvereinbarung ausdrücklich festgelegt werden.

Ähnlich sieht es die Datenschutzbeauftragte von Niedersachsen in einem Bericht von 2017:

„Gegen Stichprobenkontrollen oder anlassbezogene Einzelfallkontrollen der Zeitkonten durch die Personaldienststellen, Arbeitszeitbeauftragte oder Vorgesetzte, z. B. bei auffälligen Über- oder Unterschreitungen der vorgegebenen Zeitlimits, bestehen aus datenschutzrechtlicher Sicht keine Bedenken.“

Die Digitalisierung der Arbeitszeiterfassung

In Zeiten von Homeoffice und mobilem Arbeiten werden die digitale Zeiterfassung und die Konsequenzen für den Datenschutz weiterhin ein gefragtes Thema sein. Seitens der Beschäftigten besteht die Angst der Dauerüberwachung, aber mit einer eingehenden datenschutzrechtlichen Prüfung der Rechtsgrundlage und Einsichtsmöglichkeiten sowie ggf. der Mitbestimmung des Betriebsrats sollten auch die Beschäftigten wenig zu befürchten haben. Vielmehr kann die digitale Arbeitszeiterfassung genau dies gewährleisten, was immer häufiger gefordert wird: Flexibilität. Beruf und Privatleben zu vereinbaren kann eine Herausforderung sein, das haben wir mehr denn je festgestellt. So sollte es zumindest bei den Dokumentationspflichten für die Arbeitszeiterfassung im Homeoffice keine Probleme mehr geben angesichts der Bandbreite an Softwares und Apps, die diesen Markt für sich erschlossen haben.

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51 Kommentare zu diesem Beitrag

  1. Hallo,

    Mein Arbeitgeber möchte eine nur Eingangszeiterfassung einführen, also nur protokollieren das ich an diesem Tag zur Arbeit angetreten bin. Ist dies so zulässig, oder muss es nicht dann auch eine Ausgangszeiterfassung geben, um sicherzustellen, dass die täglichen geleisteten Arbeitszeiten erfasst werden? Ist der Arbeitgeber nicht darüberhinaus auch verpflichtet Überstunden grundsätzlich zu erfassen? Auch bei außertariflichen Mitarbeitern?

    Vielen Dank für Ihre Stellungnahme im Voraus.

    Gruß

    Michael Steinbach

    • Hallo Michael,

      eine gesetzliche Pflicht des Arbeitgebers besteht dahingehend, dass die über die werktägliche Arbeitszeit des § 3 ArbZG hinausgehende Arbeitszeit (Überstunden) jedes einzelnen Arbeitnehmers aufgezeichnet werden muss, § 16 Abs. 2 ArbZG. Aufzeichnungspflichtig ist damit jede 8 Stunden überschreitende Arbeitszeit an Werktagen. Das Gesetz spricht von Arbeitnehmern, schließt also grundsätzlich außertarifliche Mitarbeiter mit ein. Eine bestimmte Form der Arbeitszeiterfassung ist nicht vorgeschrieben.

  2. Hallo Michael, ist es datenschutzrechtlich bedenklich, wenn der Vorgesetzte Leserechte für die Arbeitszeitkarte der Mitarbeiter bekommt (Nur Kommen – gehen – ohne Gründe)

  3. Hallo, ich arbeite in einer Arztpraxis. Unser Chef hat einen Fingerscanner eingebaut zu Arbeitszeiterfassung. Wir müssen unsere Finger scannen lassen für diese Erfassung. Meine Frage: darf unser Chef ohne Aufklärung über unseren Datenschutz und Einverständnis (mündlich oder schriftlich) das machen?

    • Zunächst bitten wir um Verständnis, dass uns eine konkrete rechtliche Bewertung des geschilderten Falls hier nicht möglich ist. Generell kann jedoch gesagt werden, dass in der Regel jedes Arbeitszeiterfassungssystem und insbesondere auch die Erfassung biometrischer Daten wie z.B. Fingerabdrücke einer datenschutzrechtlichen (Vorab-)Kontrolle bedürfen. Auch eine Information über die datenschutzrechtliche Aspekte sollte durch den Arbeitgeber stets erfolgen. Ob ein gesondertes Einverständnis erforderlich ist, hängt von den konkreten Umständen ab. Es besteht allerdings auch die Möglichkeit, dass das Vorgehen durch den Arbeitsvertrag abgedeckt ist.

  4. Wenn ich einmal zuspät gekommen bin, wie lange darf das der Arbeitgeber diese Information aufbewahren.?
    Ich bin vor 1 Jahr 5 Minuten zuspät gekommen, Verspätung Zug. Mit Nachweis der Bahn. Wurde schriftlich abgegeben, dass wurde mir ein Jahr später vorgehalten.

    • Das BAG, Urteil vom 19.07.2012, Az.: 2 AZR 782/11 formuliert wie es folgt:

      „Der Arbeitnehmer kann die Entfernung einer zu Recht erteilten Abmahnung aus seiner Personalakte nur dann verlangen, wenn das gerügte Verhalten für das Arbeitsverhältnis in jeder Hinsicht bedeutungslos geworden ist. (…) Ebenso wenig wie für das Fortbestehen der Warnfunktion einer Abmahnung (vgl. BAG 18. November 1986 – 7 AZR 674/84 – zu II 5 der Gründe, AP KSchG 1969 § 1 Verhaltensbedingte Kündigung Nr. 17 = EzA BGB § 611 Abmahnung Nr. 4) gibt es keine fest bemessene Frist für die Dauer, für welche ein berechtigtes Interesse des Arbeitgebers an ihrem Verbleib in der Personalakte des Arbeitnehmers anzuerkennen ist. Maßgeblich sind die Umstände des Einzelfalls, insbesondere die Schwere des gerügten Fehlverhaltens. Je schwerer eine Pflichtverletzung wiegt, desto länger kann sie für die Beurteilung der Führung, der Leistungen und der Fähigkeiten des Arbeitnehmers und ggf. für seine Vertrauenswürdigkeit von Bedeutung sein. Ein auf nur geringer Nachlässigkeit beruhender Ordnungsverstoß kann seine Bedeutung für das Arbeitsverhältnis deutlich eher verlieren (vgl. dazu BAG 27. Januar 1988 – 5 AZR 604/86 – zu III der Gründe, RzK I 1 Nr. 26) als ein Fehlverhalten, welches geeignet ist, das Vertrauen in die Integrität des Arbeitnehmers erheblich zu beeinträchtigen…“

      Grob wird man aber davon ausgehen können, dass eine Abmahnung bei durchschnittlichen Pflichtverletzungen nach 2 bis 3 Jahren aus der Personalakte zu entfernen ist, sofern keine Wiederholungen des abgemahnten Verhaltens vorliegen.

  5. Hallo,
    oben wird meine Frage eigentlich beantwortet, aber um sicher zu gehen das ich es richtig verstanden habe hoffe ich trotzdem auf eine Antwort.
    Kurz zum Verständnis:
    – Das Betriebsgelände kann nur durch Tore betreten werden die per Tokensystem gesichert sind
    – Es gibt extra „Stempeluhren“ um mit den gleichen Token die Anwesendheit im Büro zu Buchen
    – die Zeiten können bei vergessen ebenfalls manuell am nächsten Tag per PC eingetragen werden

    Darf mein Chef nun die Zeiten der Stempeluhren und der Tore vergleichen und mich bei Diskrepanz abmahnen? Ich habe heute nämlich eine Abmahnung erhalten, weil die Torzeiten nicht mit den nachträglich eingetragenden Zeiten übereinpassen.

    • Verstöße gegen die Zeiterfassung durch Mitarbeiter können grundsätzlich zu Abmahnungen des Arbeitgebers führen. Ob und insbesondere welche arbeitsrechtlichen Schritte in Betracht kommen, ist jeweils Frage des Einzelfalls. Da wir keine Rechtsberatung im Rahmen des Blogs leisten dürfen, wenden Sie bitte an einen spezialisierten Rechtsanwalt.

        • Bitte haben Sie Verständnis dafür, dass im Rahmen dieses Blogs eine Einzelfallberatung nicht möglich ist. Bei Ihrer Anfrage sind diverse Punkte zu beachten und zu klären, ohne die eine valide Antwort Ihrer Anfrage nicht möglich ist, insbesondere in welchem Umfang der Arbeitgeber die Zeiten der Tore verwenden darf.

          Da bereits eine arbeitsrechtliche Maßnahme vorliegt, sollten Sie in der Sache einen spezialisierten Rechtsanwalt zur Rate ziehen oder sich an eine Rechtsberatung der Gewerkschaften wenden, sofern Sie gegen die Abmahnung aktiv werden wollen, etwa wenn die Abweichung der Zeiten von Tor und manuellem Eintrag nach Ihrer Auffassung einen berechtigten Grund haben und keine Abmahnung rechtfertigen.

  6. Mein Arbeitgeber hat die Schlösser ausgetauscht und jeder Mitarbeiter hat jetzt ein Chip. Ich arbeite in einem Altenheim das heißt Stützpunkt sowie Lagerräume ect. Gehen nur noch mit dem Chip auf. Unser Chef kann somit am PC sehen wie oft und wie lang wir in einem Raum sind. Jeder Mitarbeiter bekam 15 Euro vom Gehalt als Pfand für den Chip abgezogen. Ist das rechtens das der Arbeitgeber die Mitarbeiter so kontrolliert?

    • Wie im Beitrag ausgeführt, existiert im Datenschutz die sogenannte Zweckbindung. Zu einem bestimmten Zweck erhobene Daten dürfen daher auch nur zu diesem (zuvor festgelegten) Zweck verwendet werden. Soweit die Chips der Zugangskontrolle bestimmter Räume oder Bereiche dienen, so können diese Daten später nicht ohne Weiteres dazu verwendet werden, geleistete Arbeitszeiten zu erfassen.
      Arbeitsmittel sind dabei grundsätzlich vom Arbeitgeber zu tragen, bspw. die Arbeitskleidung oder Büromaterial. Auch ist der Arbeitgeber in der Verantwortung, den Angestellten den Zugang zu den Arbeitsplätzen zu ermöglichen. Dies gilt auch für Chipschlüssel, um zum Arbeitsplatz zu gelangen. Sofern keine vertragliche Regelung zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer besteht, kann ein Pfand in Hinblick auf die Arbeitnehmerhaftung bei Verlust (bei leichter Fahrlässigkeit grundsätzlich keine Haftung) nicht verlangt werden.

  7. Hallo,

    bei uns ist es so, das wir ein Web-Tool haben in dem der Arbeitnehmer selbstständig seine Zeiten (wann er kommt, Pause macht & wann er geht) einträgt.
    Nun haben wir im Team einen MA bei dem die eingetragenen Zeiten nicht mit denen übereinstimmt zu denen wann er wirklich da ist.
    Eine Möglichkeit das nachzuweisen ist die Ereignissanzeige seines Windows-Rechners. Da dieser Rechern 24/7 an ist kann nachvollzogen werden wann der Rechner gesperrt und wieder entsperrt wird.

    Nun meine Frage.
    Ist die Auswertung durch den Arbeitgeber dieses Protokolls zum Zwecke der Nachprüfung der Arbeitszeit eines MA’s rechtens?

    VG

    • Ob die Auswertung des Protokolls durch Ihren Arbeitgeber in diesem Fall zulässig ist, ist von verschiedenen Faktoren abhängig, die hier nicht abschließend beurteilt werden können. Bitte haben Sie Verständnis dafür, dass wir im Rahmen dieses Blogs keine einzelfallbezogene Rechtsberatung vornehmen können.

      Zu bedenken ist jedenfalls, dass die Sperr- und Entsperrzeiten des PCs keinen zwingenden Rückschluss auf die Anwesenheitszeiten eines Mitarbeiters zulassen, da zahlreiche Szenarien (Besprechungen, Telefonate, o.Ä.) denkbar sind, in denen der Arbeitnehmer am Arbeitsplatz anwesend ist, ohne dass eine Nutzung des PCs erfolgt.

  8. Wir sind 9 Mitarbeiter und haben wir seit Anfang Mai ein elektronisches Zeiterfassungssystem mit Chip. Am Display können wir nur Informationen über Plus- bzw. Minusstunden sehen, haben aber keine Möglichkeit einer detaillierten Übersicht unserer Arbeitszeit an den einzelnen Tagen, weil der Chef das nicht möchte. Nur er und die Sekretärin können alle Daten einsehen und bei Bedarf auch ändern. Ist das zulässig oder haben die Mitarbeiter ein Recht auf Einsicht aller erfassten Zeiten, z. B. auf ihrem PC?

    • Bei der Vergabe von Zugriffsrechten bei einem Zeiterfassungssystem ist das „Need to know“-Prinzip einzuhalten. Damit ist gemeint, dass nur solche Mitarbeiter im Unternehmen auf die Daten im Zeiterfassungssystem zugreifen dürfen, die diese Informationen zur Erfüllung eigener Arbeitsaufgaben benötigen. In der Regel brauchen die Vorgesetzten bzw. die Personalverantwortlichen einen Zugriff auf die Daten im Zeiterfassungssystem. Bei einer Sekretärin erscheint diese Notwendigkeit fraglich. Daneben haben Betroffene (wozu grundsätzlich auch Mitarbeiter gehören) einen Auskunftsanspruch über die zu ihrer Person gespeicherten Daten.

  9. Hallo,
    Wir haben seit Jahren ein gut funktionierendes Zeiterfassungssystem per Stempelkarte. Seit einiger Zeit sollen wir uns jetzt noch separat an einem Pc anmelden und die Anmeldung ist immer Auftragsbezogen.

    Heute wurden wir alle aufgefordert unsere Stempelkarten abzugeben.

    Ist dies rechtens? Dazu kommt noch das wir bei der Anmeldung am Pc unsere Namen eingeben und die Daten meiner Meinung dadurch ja schon nichtmehr anonym sind. Jeder könnte mich nun an oder abmelden.
    Es ist auchnoch über ein Web Interface dh keiner weiß wo die Daten gespeichert werden.
    Dazu muss ich noch sagen, ich arbeite in einer Schlosserei als Schlosser.

    • Ob die Änderung des Zeiterfassungssystems rechtmäßig ist, ist eine arbeitsrechtliche Thematik zu der wir hier leider keine Auskunft geben können. Ggf. besteht ein Mitbestimmungsrecht des Betriebsrats bei Änderungen des Zeiterfassungssystems. Wenden Sie sich bitte dazu an einen Fachanwalt für Arbeitsrecht.

      Die Frage, ob die Anmeldung am PC mit Namen via Web-Interface datenschutzkonform ist, lässt sich mit den vorliegenden Informationen nicht umfassend beantworten. Grundsätzlich ist dem Arbeitgeber im Rahmen des Beschäftigungsverhältnisses über §32 BDSG das Erheben, Verarbeiten und Nutzen von personenbezogenen Daten der Mitarbeiter, wie z.B. Namen, ohne Anonymisierung erlaubt. Auch darf er die so gewonnenen Daten im Rahmen eines Auftragsdatenverarbeitungsverhältnisses nach §11 BDSG an Drittunternehmen wie z.B. Cloud-Anbieter weitergeben. Allerdings muss dazu ein Auftragsdatenverarbeitungsvertrag mit dem Anbieter bestehen. Damit sich nicht jeder über das Web-Interface in Ihrem Namen an-oder abmelden kann, sollte ein Passwort für den jeweiligen Benutzer festgelegt werden, das nur diesem bekannt ist.

      Es scheint mir sinnvoll, wenn sie sich zu der Thematik an den Datenschutzbeauftragten Ihrer Firma wenden. Dieser sollte Ihnen Auskunft darüber geben können, wer und wo Zugriff zu den in das Web- Interface eingegebenen Daten hat und ob eine rechtliche Grundlage dafür geschaffen wurde.

  10. Ist es rechtlich erlaubt,dass meine Arbeitszeiten für meine Kollegen ersichtlich sind? Wir sind eine Physiotherapiepraxis und es gibt zur Arbeitszeiterfassung lediglich eine große Liste in der sich über den Monat jeder seine Zeiten einträgt. Diese Liste liegt allerdings immer offen rum… ist das rechtens?

    • Aufzeichnungen über die Arbeitszeiten sind personenbezogene Daten. Der Arbeitgeber darf diese zu Geschäftszwecken erheben. Allerdings muss darauf geachtet werden, dass nur die Mitarbeiter Zugriff zu den Daten haben, die diese Informationen zur Erfüllung eigener Arbeitsaufgaben benötigen. In einem Unternehmen sind das in der Regel der Vorgesetzte oder der Personaler. Ein Zugriff aller Mitarbeiter ist zu vermeiden.

    • Das ist abhängig vom Zweck der verfolgt wird. Selbstverständlich darf der Arbeitgeber allerdings überprüfen, ob die vertraglich vereinbarte Arbeitszeit auch tatsächlich erbracht wird. Er darf zudem schauen, ob es Verbesserungspotential bei den implementierten Arbeitsprozessen gibt. Allerdings muss darauf geachtet werden, dass die Verhältnismäßigkeit gewahrt bleibt.

  11. Hallo,
    wir werden demnächst alle Arbeitszeiten für laufenden Aufträge in einem Handwerksbetrieb per mobilen Scanner detailliert festhalten.D.h. jeder Monteur und Mitarbeiter in der Werkstatt muß sich zu seinem jeweiligen Auftrag passend ein scannen und nach getaner Arbeit oder Wechsel zu einer anderen Tätigkeit wieder aus scannen.(Büromitarbeiter sind natürlich davon ausgenommen!) Dadurch entsteht doch ein aktives Bewegungsprofil ,was doch eigentlich nicht erlaubt ist. Der AG verweist in diesem Falle auf die bessere Nachkalkulation der Aufträge. Ist diese Minutengenaue Aufzeichnung und Selektierung der Mitarbeitergruppen rechtens?

    Gruß Hans

    • Pauschal kann man die Zulässigkeit nicht bejahen oder verneinen. Natürlich muss für den Arbeitgeber (für die Rechnungsstellung und Projektplanung) klar sein, wie lange an welchen Aufträgen gearbeitet wurde. Andererseits darf der Arbeitnehmer nicht unverhältnismäßig überwacht werden.
      Die konkrete Zulässigkeit hängt von vielen Details ab (Zu welchen Zwecken und in welchem Umfang werden die Daten erhoben und ausgewertet? Wie erfolgt die Übertragung der Daten? Sind Sie gehalten sich bei Toilettenpausen, Zigarettenpausen, etc. auszuloggen?…).

  12. Angenommen in einem Betrieb wird eine Zeiterfassung per Chip durchgeführt: Arbeitsbeginn, Pause-Anfang, Pause-Ende, Arbeitsende sollen gebucht werden – Betriebsvereinbarung gäbe es.

    Die erfassten Daten würden von einem Beschäftigten – mehr oder weniger – regelmäßig ausgelesen, bekannte Korrekturen (Urlaub, Krankheit, dienstl. Abwesenheit, aufgefallene Fehlbuchungen/fehlende Buchungen) würden diesem angezeigt und von ihm eingearbeitet werden und den KollegINNen – mehr oder weniger – regelmäßig eine Monatsübersicht über die Arbeitszeiten sowie den Stundensaldo ausgehändigt.

    Im Falle von Unstimmigkeiten, wie falsche Buchungszeit oder fehlende Buchungen: inwieweit wäre der AG verpflichtet dafür zu sorgen, daß Einsicht in die unbearbeiteten Buchungsdaten des Systems möglich ist, daß also Fehler durch die Bearbeitung des Beschäftigten für die Zeiterfassung ausgeschlossen oder zumindest festgestellt werden können? Oder müssten die Beschäftigten in jedem Fall den Beweis antreten, daß das Zeiterfassungssystem oder der Beschäftigte für die Zeiterfassung einen Fehler gemacht hat also auch wenn sie sicher sind etwas anderes gebucht zu haben als der Zeiterfassungs-Bericht 1-2 Monate später wiedergibt.

    Wie sollte ein AN z.B. beweisen können, daß er sich ausgebucht hat, wenn ihm 1-2 Monate später vorgeworfen wird, es nicht getan zu haben oder wenn der Arbeitszeitbericht zu einem deutlich anderen Stundensaldo führen würde als die eigenen Aufzeichnungen, die entsprechend der Buchungsvorgänge festgehalten würden.

    Danke für Ihre Antwort.

  13. Hallo, in meinem Arbeitsvertrag steht, dass Vertrauensarbeitszeit herrscht. So ist es auch in der ganzen Firma. Da mein Chef glaubt, ich unterschreite die Soll-Arbeitszeit, verlangt er nun von mir, dass ich mich jeden Tag bei ihm oder der Vertretung morgens an- und abends abmelde. Muss ich dem Folge leisten oder ist dies gesetzlich unzulässig? Schon mal danke im Voraus für eine Antwort.

    PS: Wir haben keinen Betriebsrat (da Inhabergeführt) und ich bin die einzige, die sich an- und abmelden muss und betrachte das als Schikane. In der ganzen Firma gibt es keine Stempeluhr.

  14. Hallo! In der Firma wo ich arbeite gibt es seit einiger Zeit das System Pick by Voice! Wir bekommen die Aufträge über das System mitgeteilt zb. Wieviel Einheiten und die Zeit die wir dafür haben! Es kommt dann schon vor das man zum Beispiel auf Toilette geht oder mit jemandem einen Smalltalk hält! Oder man wird anderweitig aufgehalten! Wir haben einen Leistungspensum was wir am Tag schaffen müssen! Nun kommt es öfters vor das man vom Vorgesezten angesprochen wird was man z.b. hier 3 Minuten gemacht hat oder da 4 Minuten! Das ist doch die totale Überwachung! Ist das rechtens?

    • Der Arbeitgeber hat natürlich ein Interesse daran, Arbeitsabläufe zu optimieren und zu überprüfen, an welchen Stationen ein Prozess „hängen bleibt“. Je nachdem, inwieweit eine Prozesskette dadurch beeinflusst wird, kann er dabei auch penibel sein.

      Zur späteren Rückverfolgung (etwa bei Reklamationen) kann es auch zulässig sein, die Daten zu einzelnen Aufträgen zu speichern.

      Dies darf aber nicht zu einer Dauerüberwachung der Mitarbeiter führen. Für eine Toilettenpause müssen Sie sich nicht rechtfertigen.

      Es sollte deshalb klar geregelt werden, wann welche Vorgesetzten sich welche Daten angucken dürfen. Hierbei muss immer zwischen den Interessen des Betriebes und denen der Mitarbeiter abgewogen werden. Um konkret sagen zu können, was zulässig ist, muss man das Unternehmen bzw. die Prozesse genau kennen. Hier sollte aus meiner Sicht der Dialog mit dem Arbeitgeber gesucht werden.

  15. Hallo mein Arbeitgeber hat GPS ins Auto gebaut, hat es zwar gesagt aber sonst nichts. Seit neuestem werden meine Spesen, so wie meine Arbeitszeit darüber ermittelt. Er hat ausserdem gesagt meine Arbeitszeit endet immer am Ortseingang von meinem Wohnort, da ich manchmal noch einkaufen fahre. Das finde ich zu extrem vor allem weil mehrmals in der Zeiterfassung die manuell von ihm getätigt wird. Arbeitszeit 7 Std 59 min. Ist schon komisch wenn ich morgens um 6 Uhr losfahre und ohne einkaufen um 15:05uhr zuhause auf den Hof fahre.

  16. Hallo, unser Chef möchte nun dass wir zu jeder Tätigkeit welche wir ausüben in unser System ein „von“ „bis“ eintragen, auch banale Dinge wie ein 2 Minuten Telefongespräch oder die dauer für das verfassen einer E-Mail. Also zu allem was wir machen wenn wir in der Arbeit sind. Darf er das so akribisch verlangen?

  17. Hallo, mein Arbeitgeber möchte eine GPS-gestützte Zeitüberwachung einführen, dafür soll ich auf mein Privathandy eine APP herunterladen. Zur Information: Ich bin Küchenmonteur (mit Festvertrag/ Vollzeit von 8- 17 Uhr) und beginne meinen Arbeitstag oft direkt auf der Baustelle. Meine zwei Kollegen arbeiten direkt im Küchenstudio. Nur bei mir soll das System via APP ( GPS-unterstützt) installiert werden. Ich besitze kein Firmenhandy. Muss ich dieser Zeiterfassung zustimmen? Zumal es sich um ein Privathandy handelt.
    Herzlichen Dank im Voraus

    • Die Überwachung von Mitarbeitern via GPS ist nur unter engen Voraussetzungen zulässig, wobei verschiedene gesetzliche Regelungen zu beachten sind. Allgemein gilt, dass eine Überwachung via GPS nur dann eingeführt werden darf, wenn diese Maßnahme erforderlich ist, also es keine anderen gleich wirksamen, aber den Arbeitnehmer weniger belastende Mittel gibt, um die Einhaltung der vorgeschriebenen Arbeitszeit zu kontrollieren. Das ist im Einzelfall genau zu prüfen.
      Nähere Informationen zur GPS-Überwachung am Arbeitsplatz und Möglichkeiten, auf die Einführung eines solchen Systems zu reagieren, finden Sie in unseren beiden Artikeln: Überwachung am Arbeitsplatz: GPS vs. Datenschutz und Was tun bei GPS-Überwachung am Arbeitsplatz?.

  18. Hallo. In unserer Firma werden die geleisteten Überstunden zum Monatsende auf 5 Stunden gekappt. Das hat zur folge, dass die Mitarbeiter zum Monatsende wesentlich eher gegangen sind, sodass sie die Stunden nicht verlieren.
    Die Konsequenz daraus war nun, dass die Übersicht von Plus- oder Minusstunden beim Stempeln ausgeblendet wurde. Die Mitarbeiter haben nun keine Übersicht mehr über die Stunden, die Vorgesetzten schon. Die Begründung dazu war: ‚Es gibt keine Überstunden‘

    Wie ist da die Rechtslage?

    • Vielen Dank für Ihren Kommentar. Im Rahmen dieses Blogs können wir leider keine Rechtsberatung vornehmen. Bei der Frage der Zulässigkeit der Kappung bzw. Abschaffung dieser handelt es sich um eine arbeitsrechtliche Thematik, die von sehr vielen Faktoren abhängt, wie beispielsweise Existenz von Betriebsvereinbarungen und tarifvertragliche Regelungen. Sie sollten sich daher mit Ihrer Anfrage an einen Fachanwalt für Arbeitsrecht wenden.

      Zur Frage der Einsicht in die geleisteten Stunden durch den Vorgesetzten ist zu bedenken, dass der Arbeitgeber grundsätzlich verpflichtet ist, auf die Einhaltung der Grenzen des Arbeitszeitgesetzes zu achten. Die Einsichtnahme durch den Vorgesetzten ist daher vertretbar.

  19. Tach Deutschland!

    Ich arbeite als Leiharbeiter in einem Unternehmen das die Zeit elektronisch erfasst um dann mit dem Verleiher abrechnet. Nun ist meine Frage, darf mein Vorgesetzter im Betrieb, bei dem Verleiher mach meinen Überstunden sich erkundigen?

    Gruß Karli

    • Grds. gilt im Beschäftigungsverhältnis § 32 Abs. 1 Satz 1 BDSG, d.h. alle für die Durchführung des Arbeitsverhältnis erforderlichen Daten dürfen erhoben, verarbeitet oder genutzt werden. Der Austausch geleisteter Arbeitsstunden ist im Leiharbeitsverhältnis erforderlich, da diese zwischen Ver- und Entleiher abgerechnet werden, also erforderlich sind. Unterliegen Überstunden einer höheren Vergütung, so wäre diese Frage natürlich ebenfalls abrechnungsrelevant und dürfte mitgeteilt werden.

      Ob der Vorgesetzte im Betrieb sich bei dem Verleiher hinsichtlich geleisteter Überstunden erkundigen darf ist daher vom jeweiligen Zweck abhängig. So regelt das Arbeitszeitgesetz beispielsweise lediglich die maximal zulässige tägliche Arbeitszeit, trifft jedoch keine Aussage zu deren genaue Lage oder Verteilung auf die Werktage oder zur Vergütung von Mehrarbeit. Soll die Einhaltung des Arbeitszeitgesetzes sichergestellt werden, so spricht ebenfalls nichts gegen eine Mitteilung.

  20. Wir sind in unserer Arbeit sehr zufrieden mit einem Zeiterfassungssystem, bei dem wir sowohl über den PC eingeben können wann wir arbeiten, als auch über eine App – das brauchen wir, da einige unserer Mitarbeiter häufig im Außendienst sind. Entscheidend war auch dass man darüber auch Dinge wie Urlaubsanträge oder zu genehmigende Überstunden regeln kann. Das erleichtert den Workflow ungemein. [Werbelink entfernt]

  21. Guten Abend, ist es rechtmäßig, dass gleichgestellte Mitarbeiter die Fehlzeiten (Urlaub, Krankheitstage) von anderen Mitarbeitern in Listen erfassen, obwohl diese nicht zur Personal bzw. Zeiterfassung gehören?
    Wem wird der Erhalt einer Abmahnung mitgeteilt (nur Personalabt. und Betroffener oder auch Abteilungsleitung usw)?

    • Das ist abhängig vom Zweck, wenn diese Mitarbeiter Aufgaben der Personalabteilung wahrnehmen dann wäre dies zulässig. Einfach nur so zum Spaß wäre dies dagegen nicht möglich. Normalerweise erhalten nur solche Mitarbeiter Kenntnis über den Erhalt einer Abmahnung, welche dies für Ihre Tätigkeit benötigen, hierzu gehören in der Regel die Abteilungsleitung und der zuständige Sachbearbeiter der Personalabteilung (ggf. nebst Vertreter) sowie der eigene Vorgesetzte des abgemahnten Mitarbeiters (ggf. nebst Vertreter).

  22. Guten Tag,
    wir haben aktuell eine Problem mit den WC-Räumen. Diese werden mit Fäkalien an Wänden, Türen und Decken beschmutzt. Jegliches Gespräche mit den Mitarbeiter auf die Vernunft zu appelieren waren bisher erfolglos. Wir möchten gerade technische Maßnahmen einleiten, womit wir den Täterkreis eingrenzen können bzw. die WC-Räume nicht mehr beschmutzt werden. Videoüberwachungen sind in Sozialräumen nicht erlaubt. Welche Möglichkeiten haben wir, die auch rechtlich abgesichert sind.

    • Grundsätzlich können Sie hier wenig tun; wie Sie schon richtig sagen, ist eine Videoüberwachung – egal, ob offen oder verdeckt – in den Sozialräumen datenschutzrechtlich nicht zulässig. Die einzige Möglichkeit ist, die Mitarbeiter durch Aushänge und Gespräche darauf hinzuweisen, dass die Beschmutzung der WC-Räume eine Sachbeschädigung darstellen kann, die strafrechtliche und arbeitsrechtliche Konsequenzen (bis hin zur Kündigung) zur Folge haben kann.

  23. hallo. in meiner arbeit besteht seit einiger zeit ein ZES. ist es erlaubt, dass mehr als 3 personen an meinen gestempelten zeiten rumspielen können oder nicht? ich selbst kann da nur eintragen, von wann bis wann ich da war, aber ob das berücksichtigt wird ist nicht ersichtlich. tatsächliche zeiten, die gearbeitet wurden, werden nicht berücksichtigt sondern nur die die von der firma vorgegeben sind.

    • Aus den gegebenen Informationen wird Sinn, Zweck und Zulässigkeit des ZES nicht ganz klar. Ich rate Ihnen, sich an die zuständige Person im Unternehmen (Datenschutzbeauftragter soweit vorhanden, ansonsten zunächst Vorgesetzter) zu wenden und zu klären, wie das System funktioniert und weshalb andere Personen ihre Zeiten ändern können. Hoffentlich bringt das Licht ins Dunkel.

  24. Hallo, wir sind eine Steuerberatungsgesellschaft und erfassen unsere Zeiten elektronisch. Alle unsere Zeiterfassungen sei es Urlaub oder auch die Zeiterfassungen auf die einzelnen Mandanten sind für alle Mitarbeiter ersichtlich. Jeder kann im Auftrag sehen wieviel Zeit für welche Tätigkeit und welchen Mandanten angefallen sind, wann der Mitarbeiter Urlaub und wieviel Zeit er für bestimmte Tätigkeiten gebraucht hat. Ich bin zwar Datenschutzbeauftragte, bin mir jedoch nicht ganz sicher, ob dieses so zulässig ist, oder ob man alle Zeiten für die Einsicht anderer Mitarbeiter verbergen müsste.
    Vielen Dank

    • Wenn die Daten nur innerhalb einer verantwortlichen Stelle sichtbar sind, liegt zwar keine Übermittlung vor, dennoch müsste das need-to-know-Prinzip beachtet werden. Das bedeutet es sollte ein rollenbasiertes Berechtigungssystem geben, welches Gewähr dafür bietet, dass die personenbezogenen Daten lediglich für diejenigen sichtbar sind, welche diese zur Erfüllung der Ihnen zugewiesenen Aufgaben auch benötigen.

      In der Regel benötigen nicht alle Mitarbeiter einer Steuerberatungsgesellschaft Zugriff auf alle angegebenen Zeiterfassungsdaten der Kollegen. So ist eine genaue Kenntnis der benötigten Zeit auf einzelne Sachbearbeiter bezogen in der Regel allenfalls für Teammitglieder nötig, welche an einem Steuerfall bzw. Projekt gemeinsam arbeiten. Hier kann es auch ausreichend sein, wenn die Gesamtprojektzeit – bisher insgesamt auf das Projekt verbuchte Zeit – für alle Teammitglieder des Falles ersichtlich ist.

      Urlaubsabwesenheit kann für die Kollegen und deren Planung auch durch Eintragung in einen Urlaubs- bzw. Abwesenheitskalender sichtbar gemacht werden. Der Zugriff auf die Zeiterfassung (dortige Urlaubszeiten) wird in der Regel nicht nötig sein.

      Das kann dann für den Vorgesetzten oder Projektleiter in seiner Rolle anders aussehen.
      Zu prüfen wäre ggf. auch eine Beteiligung eines ev. bestehenden Betriebsrates, denn eine Verhaltens- und Leistungskontrolle der Mitarbeiter wäre angesichts des geschilderten Sachverhaltes möglich. Ggf. bestehen auch Einschränkungen für die Zeiterfassung aus abgeschlossenen Betriebsvereinbarungen.

  25. Dieser Beitrag wurde umfassend überarbeitet und neu veröffentlicht.
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