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Telefon am Arbeitsplatz: Kontrolle, Privatnutzung & Handyverbot

Telefon am Arbeitsplatz: Kontrolle, Privatnutzung & Handyverbot

Auch im Zeitalter von E-Mail und Chat ist das Telefon immer noch ein fester Bestandteil des Arbeitsplatzes. Moderne Telefonie geht aber mittlerweile weit über die Wählscheibe hinaus – mobile Handys mit Adressbüchern sind die Norm und weitere Funktionen immer möglich. Wie sieht es da mit dem Datenschutz aus?

Wieso sollte man die Telefonnutzung am Arbeitsplatz regeln?

Die datenschutzrechtliche Problematik für Telefonnutzung am Arbeitsplatz hängt mit den Regelungen zum Fernmeldegeheimnis und dem Datenschutz der Mitarbeitenden zusammen. Der Arbeitgeber darf keinen Einblick in die private Kommunikation der Mitarbeitenden nehmen. Ist die private Nutzung von Telefonen erlaubt, so dürfen Handys und andere Telefondienste nicht ohne Weiteres durch den Arbeitgeber eingesehen werden. Denn hier gilt unter Umständen das Fernmeldegeheimnis. Auch bei Krankheit oder Urlaubsvertretung darf der Arbeitgeber dann nicht in die Telefonverbindungen oder Adressbücher auf dem Diensthandy schauen.

Gibt es im Betrieb keine explizite Regelung zur privaten Nutzung, so ist die Situation noch schwieriger. Weder Mitarbeitende noch Arbeitgeber können genau sagen, was gilt. Eine betriebliche Übung, dass die private Nutzung erlaubt oder verboten ist, kann zwar existieren. Diese in einem Konfliktfall nachzuweisen ist aber deutlich schwerer, als wenn es eine eindeutige Regelung gibt.

Doch welche Regelung hat mehr Vor- oder Nachteile? Sollte man eine Privatnutzung erlauben oder verbieten?

Vorteile einer erlaubten Privatnutzung von Diensthandys und Telefonen

Ist die private Nutzung von Telefonen erlaubt, geht es ganz entscheidend um Handys, heutzutage primär Smartphones. Wird ein dienstliches Gerät auch zur privaten Nutzung freigegeben, hat dies auch deutliche Vorteile für die Mitarbeitenden. Die meisten Leute haben bereits ein privates Smartphone, das zweite Gerät ist im Alltag unhandlich mitzunehmen und wird unter Umständen eher vergessen.

Gerade um diese Doppelung zu vermeiden, bietet sich die Regelung über eine „Bring Your Own Device“(BYOD)-Policy an. Dabei wird die dienstliche Nutzung auf dem privaten Gerät geregelt und meist zudem eine Vergütung oder eine Unterstützung für die private Vorhaltung des Gerätes gezahlt.

Der Arbeitgeber hat dabei meist einen finanziellen Vorteil, da viele Mitarbeitenden sich hochwertige Geräte kaufen, die den Arbeitgeber in der Anschaffung mehr kosten würden. Da die Mitarbeitenden mit der Nutzung Ihrer Geräte vertraut sind, kann es die Produktivität steigern. Positive Auswirkungen auf die Motivation sind ebenfalls möglich.

Zuletzt ist es in Branchen, in denen eine schnelle Reaktion von Mitarbeitenden erforderlich ist, auch einfacher, diese zu erreichen, wenn das private Gerät im Einsatz ist. Ein reines Dienstgerät liegt oft ausgeschaltet in einer Ecke, auf dem privaten Gerät ist auch außerhalb der Arbeitszeit der Dienstplan schneller geklärt.

Wird ein dienstlich angeschafftes Gerät privat genutzt, können gleiche Effekte über Strategien wie Choose Your Own Device“ (CYOD) oder „Corporate Owned, Personally Enabled“ (COPE) erreicht werden.

Nachteile einer erlaubten Privatnutzung von Diensthandys und Telefonen

Das sind einige Vorteile. Doch wo Licht ist, ist auch Schatten. Wie bereits angerissen, gilt für private Kommunikation nach überwiegender Ansicht hier auch nach TTDSG das Fernmeldegeheimnis. Es gibt zwar auch eine gegensätzliche Ansicht, ob man sich darauf aber Verlassen will, wenn Verstöße sogar zu strafrechtlichen Konsequenzen führen können, ist fraglich. Wo durch eine Freigabe der privaten Nutzung auf dem Gerät private und dienstliche Kommunikation vermischt werden, ist eine trennscharfe Abgrenzung der Inhalte schwierig. Damit ist dann die Möglichkeit, auch die an sich „dienstlichen“ E-Mails und Anrufe der Mitarbeiter zu kontrollieren, stark eingeschränkt.

Wenn ein privates Gerät im Rahmen von BYOD im Einsatz ist, kann der Zugriff auf ein Gerät etwa bei einer Datenpanne schon nicht sichergestellt werden, da dieses im Eigentum des Mitarbeitenden steht. Herausgeben muss dieser es nicht und ohne eindeutige vorherige Hinweise oder Beweise für eine Straftat wird auch die Staatsgewalt keine Beschlagnahmung anordnen.

Der Mehraufwand für einen sicheren Betrieb der Geräte sollte zudem nicht unterschätzt werden. Mit BYOD oder CYOD kommt es zu einer sehr diversen Zusammenstellung von Geräten, die unterschiedliche Betriebssysteme und unterschiedliche Systemkonfigurationen aufweisen. All diese verschiedenen Systeme mit allen aktuellen Sicherheitsupdates aktuell zu halten, ist eine Mammutaufgabe für die IT-Abteilung. Bereits bei einheitlichen Geräten ist dieser Aufwand nicht zu unterschätzen. Zudem kann auch bei Wartung und Support innerhalb des Betriebs das Problem auftreten, dass private und dienstliche Daten vermischt werden. Diese Herausforderungen beim Mobile Device Management können finanzielle Vorteile schnell auffressen.

Aufsichtsbehörde: Besser keine private Telefonnutzung erlauben

Die Aufsichtsbehörden folgen tendenziell immer noch der Ansicht, dass ein Arbeitgeber, der private Nutzungen erlaubt, dem Fernmeldegeheimnis unterliegt. Daher ist von dieser Seite her auch die klare Empfehlung, die private Nutzung zu verbieten, wie z.B. vom schleswig-holsteinischen ULD.

Kann man auch die Nutzung von privaten Smartphones verbieten?

Das Smartphone ist für viele Menschen der ständige Begleiter, und es zieht mit ständigen Benachrichtigungen schnell mehr Aufmerksamkeit auf sich, als es vielleicht sollte. Auch die Möglichkeit, Bilder von ggf. geheimen Dokumenten zu machen oder die Gefahr technischer Störung anderer Geräte kann für Arbeitgeber ein Problem darstellen. In diesen Fällen ist ein Verbot der Nutzung von privaten Smartphones während der Arbeitszeit an sich zulässig.

In Ausnahmesituationen, wenn z.B. ein familiärer Notfall auftritt, ist die ausnahmsweise Nutzung des privaten Telefons aber regelmäßig zu dulden. Arbeitgeber sind gut beraten, hier mit Augenmaß und Fingerspitzengefühl vorzugehen. Soweit keine eindeutigen Einschränkungen durch die maßvolle Nutzung des Smartphones ersichtlich sind, wird ein pauschales Verbot von vielen als Gängelung empfunden werden.

Privatnutzung verboten: Darf der Chef die Telefone überwachen?

Ist die Privatnutzung verboten, so ist das Fernmeldegeheimnis nicht mehr das ausschlaggebende Problem bei der Kontrolle, der nunmehr ausschließlich dienstlichen und andernfalls gegen den Arbeitsvertrag verstoßenden Kommunikation. Dennoch ist eine umfassende Überwachung der Telefone nicht automatisch zulässig.

Der Arbeitgeber darf im Rahmen der Beschäftigung prinzipiell überwachen, ob die Arbeitsmittel auch tatsächlich für die Arbeit verwendet werden. Die Grenze ist aber jedenfalls da zu ziehen, wo eine arbeitsrechtlich unzulässige Leistungs- und Verhaltenskontrolle beginnt. Es geht insofern um das auch bei der Arbeit zu berücksichtigende Persönlichkeitsrecht der Arbeitnehmenden.

Zudem findet Kommunikation regelmäßig auch mit Kunden, Lieferanten und anderen Dritten statt, die keinen Arbeitsvertrag mit dem Arbeitgeber haben. Soweit deren Kommunikation mit überwacht wird, kann dies aufgrund derer Persönlichkeitsrechte unzulässig sein.

Im Ergebnis ist meist von einer zulässigen Kontrolle auszugehen, wenn es lediglich um die Überwachung von Verbindungsdaten und -zeiten geht. Mit Einwilligung des Arbeitnehmers ist auch eine Standortüberwachung zulässig. Diese muss vor der GPS-Ortung eines Geräts eingeholt worden sein. Inhaltliche Überwachung ist im großen Stil problematisch und nur bei Verdacht auf einen Verstoß gegen die arbeitsvertraglichen Pflichten möglich. Auch hier gilt: Augenmaß bewahren und sich bewusst machen, dass strikte Gängelung und engmaschige Überwachung oft eher kontraproduktiv für die Leistung von Mitarbeitenden ist.

Darf der Arbeitgeber Gespräche zur Qualitätskontrolle aufzeichnen?

Bei der Aufzeichnung von Telefongesprächen sind ebenfalls besondere rechtlichen Rahmenbedingungen zu beachten. Hier geht es sowohl um die persönlichkeitsrechtlichen Belange der Kunden als auch von Mitarbeitenden. Das gesprochene Wort unterliegt auch gesetzlich besonderen Regelungen, sodass hier gegenüber den Kunden immer nur mit einer Einwilligung Aufzeichnungen erfolgen dürfen.

Hinsichtlich der Mitarbeitenden ist eine Totalüberwachung aller Gespräche unzulässig, Stichproben sind aber anlassbezogen möglich. Mehr Details zur Thematik können Sie in unserem Artikel zum Aufzeichnen von Telefonanrufen nachlesen.

Lieber mit Policy

Die rechtlichen Rahmenbedingungen sind nicht einfach, doch die Absicherung der Thematik ist für Unternehmen möglich. Eine dokumentierte und allen Mitarbeitenden bekannt gemachte Policy zum Umgang mit Telefonen hilft enorm. Egal welchen Weg man geht: Mit dem richtigen Fahrplan sind BYOD und Verbot der privaten Nutzung von dienstlichen Geräten handhabbar. Einen unsicheren Schwebezustand sollte man als Arbeitgeber aber besser nicht entstehen lassen. Klare Regelungen geben dem Arbeitgeber und den Arbeitnehmern die Sicherheit, sich korrekt zu verhalten. Das motiviert und erhöht die Sicherheit im Unternehmen.

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  • Hallo, wir Haustechniker sind seit Jahren ohne vertragliche Bindung über Privatnummer und Diensthandy ganztägig und ganzjährich für den Dienstherren erreichbar.
    Nun wird aktuell eine Geschäftsanweisung zur ausschließlichen Nutzung des Diensthandys mit Flat für Telefon und Internet ausgegeben. Obwohl auf Grund der Flatrate keine Mehrkosten für gelegentliche Privatnutzung anfallen. Aber Im Gegenzug ständig erreichbar rein sollen und auch nach Dienstschluss gelegentlich mit Servicefirmen telefonieren müssen.
    ist es dann ratsam das Diensthandy zum Dienstschluss gleich auf dem Arbeitsplatz zu belassen, um nicht versehentlich oder Bequemlichkeit zum Diensthandy zu greifen.
    Ist es aus Datenschutzgründen überhaupt zulässig vom Telefonanbieter Einzeldatenspeicherung mit klar Nummern auf der Rechnung zu versenden?
    Evtl. habe Sie einen rechtssicheren Tipp für den weitern Umgang „Diensttelefone“ den Rufbereitschaftsentgeld will der Arbeitgeber auch nicht zahlen.
    Mit freundlichen Grüßen
    die Haustechnik

    • Eine Privatnutzung von geschäftlichen Telefonen kann vom Arbeitgeber/Dienstherren unter bestimmten Voraussetzungen (z.B. Abschluss von Dienst- bzw. Betriebsvereinbarungen) ausgeschlossen werden. Da es sich um ein betriebliches Kommunikationsmittel handelt, spielt es hierbei keine Rolle, ob für die private Nutzung Mehrkosten entstehen würden oder nicht. Ob das Telefon nach Dienstschluss mitgenommen werden sollte oder nicht, hängt von der arbeitsvertraglichen Regelung mit dem Dienstherren bezüglich der grundsätzlichen Erreichbarkeit ab.

      Bei der Frage der Einzelverbindungsnachweise hängt die Zulässigkeit ebenfalls maßgeblich davon ab, ob die Privatnutzung erlaubt ist oder nicht. Grundsätzlich hat der Dienstherr bei verbotener Privatnutzung natürlich ein Kontrollrecht, da es sich um ein betrieblich genutztes Telefon handelt. Andererseits sollte es aus Datensparsamkeitsgründen genügen, in den Einzelverbindungsnachweisen die letzten drei Ziffern der Rufnummern zu kürzen und nur im Bedarfsfall (z.B. bei Missbrauchsverdacht) komplette Nummern vom Anbieter anzufragen. Näheres regelt § 99 TKG. Weitere Informationen finden Sie in unserem Artikel: Einzelverbindungsnachweise: Datenschutzrechtliche Fragen in der Praxis

  • Hallo, ich arbeite im Vertriebsinnendienst.
    Nun wurde uns in einem Meeting offen gelegt, dass der Arbeitgeber unsere Telefonzeiten ausgewertet hat: Wer hat wie viele ausgehende, eingehende Anrufe. Wie lange sind die Telefonzeiten je Tag / pro Person namentlich benannt.

    Ist dies zulässig. Der ein oder andere Mitarbeiter steht nun dumm da, weil er neben Telefonaufgaben auch noch andere Tätigkeiten machen muss. Dies scheint hierbei nicht in die Bewertung einzugehen.
    Besten Dank für die Auskunft

    • Grundsätzlich kann der Arbeitgeber Telefondaten von Mitarbeitern zu bestimmten Zwecken (z.B. zur Kostenkontrolle) speichern und stichprobenartig auswerten. Allerdings wird für jede Datennutzung bzw. Datenverarbeitung ein datenschutzrechtlich zulässiger Zweck benötigt. Eine Auswertung von Telefonzeiten zum Zwecke der Leistungskontrolle von Mitarbeitern wäre nur dann zulässig, wenn dieser Zweck vorher festgelegt und entsprechend geregelt wurde, z.B. durch eine Betriebs- oder Individualvereinbarung.

  • Hallo, in unserem Betrieb dürfen wir für private Zwecke das Telefon nutzen, dafür wählen wir die 9 um eine Leitung zu erhalten, anderenfalls also dienstlich eine 0. Auf dem Kontrolljournal werden bei den 9er-Anrufen die letzten Ziffern ausgeblendet.
    Wenn ich Ihren Artikel richtig verstanden habe, ist das eine gute Lösung und der Arbeitgeber kann mit der 0er-Liste Kostenanalysen betreiben. Liege ich da richtig?
    Bei uns wurden Anrufer-Gruppen angelegt, soll heißen, wenn mich jemand anruft, klingelt es auch bei meinen Kollegen und im Display wird die Nummer des Anrufers und die meinige angezeigt.
    Sollte niemand das Gespräch angenommen haben, sehen dies alle Kollegen auf der Anrufereingangsliste auf ihren Telefongerät und rufen dann ggfs. „meinen“ Anrufer an.
    Ist das in Ordnung bzw. ab wann kann das so in Ordnung sein?
    Herzlichen Dank.

    • Erstmal liegen Sie bei Ihrer ersten Analyse richtig; dies ist tatsächlich ein gangbarer Weg, um die Privatnutzung der Telefone zu ermöglichen. Zu Ihrer zweiten Frage: Ob dies in Ordnung ist oder nicht, kommt auf die Organisation des Betriebs an. Wenn Sie z.B. in einem Bereich arbeiten, in dem es erforderlich ist, dass Anrufe ohne Verzögerung angenommen bzw. Anrufer schnell zurückgerufen werden (wie es beispielsweise in einem Call Center der Fall sein kann), so wäre es unter Umständen auch zulässig, dass auch Kollegen über eingehende Anrufe informiert sind. In den meisten Fällen dürfte es aber wohl nicht erforderlich sein, dass ein großer Teil der Kollegen sowohl die Nummer des Anrufers als auch des Gesprächspartners sieht.

  • Hallo unser Chef,
    lässt sich immer ein Monatsstaistik der 5 Vertriebsmitarbeiter erstellen, darin sind lediglich Gesamtgesprächsdauer, Anzahl der eingehneden und Anzahl der ausgehenden Telefonate verzeichnet. Ist das zulässig

    • Dies lässt sich so pauschal nicht beantworten. Eine Datenverarbeitung (wie eine Erstellung einer Monatsstatistik) ist zulässig, wenn es dafür einen zulässigen Zweck gibt und die Verarbeitung für die Erfüllung dieses Zwecks erforderlich ist; ist es im Rahmen der Tätigkeit der Vertriebsmitarbeiter erforderlich, die genannten Daten auszuwerten, sollte zunächst geprüft werden, ob es hier nicht ein „milderes Mittel“ gibt, mit dem der Zweck ebenso erreicht werden kann (z.B. Monatsstatistik aller Vertriebsmitarbeiter, ohne eine Möglichkeit, die Gesprächsdauer und Anzahl der Telefonate des Einzelnen zurückzuverfolgen).

  • Dieser Beitrag wurde umfassend überarbeitet und neu veröffentlicht.
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  • Meine Güte, was für ein Menschenbild wird denn da vermittelt, wenn es um die Frage geht, ob und wie der Chef den Mitarbeiter „kontrollieren“ kann. Das faule Arbeitnehmer-Pack, das nur dann arbeitet, wenn der Herr mit der Peitsche dahinter steht und antreibt. Deswegen geht auch kein Home-Office, weil da ja (ohne direkte Kontrolle) ohnehin niemand arbeitet. Wer heute noch so denkt, wird bald zum Glück keine Mitarbeiter mehr bekommen. Und das ist dann kein „Fachkräftemangel“, sondern einfach nur schlechte Arbeitsbedingungen.

  • Hallo lieber Dr., wie sieht die Rechtslage bei der Nutzung von Smartphones mit zwei Kartenslots aus (1xDienstlich; 1x Privat)? Im vorraus Danke!

    • Die zwei SIM-Slots ändern nichts daran, dass es sich um ein Gerät handelt. Insofern ist die Frage, ob es sich um ein dienstliches Gerät handelt, bei dem die private Nutzung erlaubt ist, oder um ein privates Gerät, das auch dienstlich eingesetzt wird.
      Einziger „direkter“ Unterschied durch die 2. SIM ist eine separate Handynummer und eine bessere finanzielle Abrechnung der Kosten, die für die private oder dienstliche Kommunikation anfallen. Datenschutzrechtliche Aspekte werden hierdurch aber nicht besser, denn ohne besondere Sicherheitsmaßnahmen (z.B. Containerlösung) besteht auch hier die Gefahr, dass dienstliche und private Daten vermischt werden.

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