Dienstplan aushängen: Die häufigsten Datenschutz-Mythen

Der Aushang des Dienstplans ist in nahezu jedem Betrieb früher oder später ein datenschutzrechtliches Thema. Klar ist, dass durch das öffentliche Bekanntmachen personenbezogene Daten verarbeitet werden, so dass Datenschutzregeln zu beachten sind. Doch was ist tatsächlich Vorgabe und was ist nur Mythos? Wir räumen auf und geben einen Überblick, welche datenschutzrechtlichen Regeln Sie vor dem Aushang von Dienstplänen unbedingt beachten sollten.

Grundsätzliche Regeln beim Aufstellen von Dienstplänen

Der Arbeitgeber ist dazu verpflichtet, die Arbeitszeiten in einem Dienstplan rechtzeitig bekannt zu geben. Der Dienstplan muss neben den Vor- und Zunamen der betroffenen Mitarbeiter nach Feststellung des Bundesarbeitsgerichts (BAG 28.10.1986, 1 ABR 11/85) den Beginn und das Ende der Arbeitszeit unter Angabe der Uhrzeit enthalten.

Wenn der Arbeitgeber den Dienstplan für die Arbeitnehmer bekanntgibt, übt er sein Weisungsrecht hinsichtlich der Arbeitszeit aus. Dabei hat er spezifische gesetzliche Regelungen wie die des Arbeitszeitgesetzes zu beachten, das unter anderem Höchstgrenzen der möglichen Arbeitszeit vorgibt.

Wichtig ist auch, dass der Dienstplan ab seiner Bekanntgabe grundsätzlich verbindlich für den Arbeitgeber ist. Das bedeutet, dass er den ausgehängten Dienstplan nicht ohne Rücksicht auf die Belange des Arbeitnehmers ändern kann, außerdem müssen solche Änderungen im Regelfall mindestens 4 Tage vorher angekündigt werden (ArbG Berlin 05.10.2012, 28 Ca 10243/12).

Darf der Dienstplan nur mit Einwilligung der Mitarbeiter ausgehängt werden?

So wie jede Verarbeitung personenbezogener Daten bedarf auch der Aushang des Dienstplans einer Rechtsgrundlage i.S. der datenschutzrechtlichen Bestimmungen, um rechtmäßig zu sein.

Einwilligung (§ 26 Abs. 2 BDSG)

Eine Einwilligung der Mitarbeiter i.S.d. § 26 Abs. 2 BDSG als Rechtsgrundlage für den Aushang des Dienstplanes ist dabei mehr als problematisch, dies insbesondere aufgrund des Über- / Unterordnungsverhältnisses zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer und der darin angelegten zu bezweifelnden Freiwilligkeit der Einwilligung, ohne die eine Einwilligung jedoch rechtsunwirksam ist. Dass die Einwilligung nicht der richtige Weg sein dürfte, der hier beschritten werden sollte, zeigt auch die Tatsache, dass bei der Weigerung eines Mitarbeiters zur Abgabe der Einwilligung dieser von der Veröffentlichung ausgenommen werden müsste, was eine vernünftige Arbeitsorganisation regelmäßig zumindest erheblich erschweren dürfte.

Erforderlichkeit zur Durchführung des Arbeitsverhältnisses (§ 26 Abs. 1 S. 1 BDSG)

In Betracht kommt hier vielmehr die Anwendung des § 26 Abs. 1 S. 1 BDSG, der dem Arbeitgeber das Recht gibt, Beschäftigtendaten in dem Rahmen zu verarbeiten, in dem dies u.a. für die Durchführung des Arbeitsverhältnisses erforderlich ist. Natürlich müssen zumindest die betroffenen Mitarbeiter früh genug und präzise wissen, zu welchem Dienst sie jeweils eingeteilt sind. Inwiefern weitere Angaben ebenfalls „erforderlich“ sein können, ist immer im Einzelfall festzustellen.

Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO)

Die Rechtsgrundlage des Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO (Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung) i.V.m. spezialgesetzlichen Regelungen kann (z.B. im Pflegebereich) hier einschlägig sein, soweit eine konkrete spezielle Regelung zum Aushang des Dienstplans besteht.

Wichtig ist jedoch an dieser Stelle zu unterscheiden zwischen einer spezialgesetzlichen Verpflichtung (z.B. im Pflegebereich) zum Führen und zur Dokumentation eines ausführlichen Dienstplanes einerseits und der Aushang genau dieses Planes im Betrieb/der Einrichtung andererseits. Mit anderen Worten: Eine gesetzliche Vorschrift, die z.B. eine Heimleitung dazu verpflichtet, einen ausführlichen Dienstplan zu führen, der auch Angaben wie die Qualifikation, Arbeitsstunden laut Vertrag, oder den Grund von Arbeitsausfällen enthalten muss, berechtigt nicht dazu, dass dieser umfassende Plan auch für jedermann einsehbar ausgehängt werden darf. Dann darf lediglich ein „abgespeckter“ Dienstplan (S. 354 f.) mit den oben genannten „erforderlichen“ Angaben der Anwesenheit verwendet werden.

Fehlzeiten und Krankheitstage: Kein Aushang von ausführlichen Listen

Neben den o.g. Pflichtangaben, die im ausgehängten Dienstplan zu erscheinen haben, dürfen dort natürlich auch Vertretungen für ausfallende Kollegen im Dienstplan namentlich genannt werden.

Außerdem kann es zumindest nach Ansicht der Aufsichtsbehörde Baden-Württemberg (S. 44) als nachvollziehbares Anliegen des Arbeitgebers gewertet werden, die Mitarbeiter über die Abwesenheit von Kollegen zu informieren. Nichts zu suchen im Dienstplan hat hingegen die Information über den genauen Grund der Ausfälle der Kollegen oder gar der Aushang einer Liste der erkrankten Mitarbeiter (S. 61 f.), denn sie ist für die Dienstplanung regelmäßig irrelevant. § 26 Abs. 3 BDSG dürfte hier in den allermeisten Fällen als Rechtsgrundlage für die Verarbeitung sensibler Mitarbeiterdaten ausscheiden, zumindest weil das schutzwürdige Interesse der betroffenen Beschäftigten ansonsten zu stark beeinträchtigt würde (S. 50).

Und auch die Angabe „Urlaub“ im Dienstplan als Abwesenheitsgrund von Mitarbeitern ist nicht erlaubt (S. 44), hier fehlt es wiederum an der „Erforderlichkeit“ i.S.d. § 26 Abs. 1 S. 1 BDSG der Information zur Durchführung des Arbeitsverhältnisses.

Auch die Bekanntmachung sonstiger Abwesenheitsgründe mit dem Dienstplan, wie „Kind krank“, „Kur“ oder „Sonderurlaub“ dürften aus den genannten Gründen ausscheiden. Einige Aufsichtsbehörden halten sich erst gar nicht mit der Frage nach der einschlägigen Rechtsgrundlage auf, sondern statuieren, dass die Veröffentlichung der oben genannten Angaben gegen den Grundsatz der Datenminimierung verstoßen würde und kommen so zu demselben Ergebnis, dass eine Veröffentlichung unzulässig ist.

Wem dürfen die Dienst- und Schichtplänen zugänglich sein?

Wichtig ist auch die Frage, wem die Dienstpläne zugänglich sein dürfen.

Unproblematisch: die direkt betroffenen Mitarbeiter

Soweit die Rechtmäßigkeit der Datenverarbeitung von der „Erforderlichkeit“ abhängig ist, bedeutet dies hinsichtlich der Möglichkeit der Kenntniserlangung des Dienstplans zunächst einmal, dass diejenigen Mitarbeiter Kenntnis von dem Dienstplan erlangen dürfen, die auf diese Informationen für ihre Arbeit angewiesen sind.

Problematischer: die nicht direkt betroffenen Mitarbeiter

Inwiefern die Möglichkeit der Kenntnisnahme des Dienstplans durch nicht betroffene Mitarbeiter des Betriebes zu einer unrechtmäßigen Datenverarbeitung führt, dürfte sich jeweils nach dem konkreten Einzelfall richten. So macht das Bayerische Landesamt für Datenschutzaufsicht in seinem Tätigkeitsbericht 2020 (S. 50) darauf aufmerksam, dass es einen Aushang zumindest auch dort als unschädlich ansieht, wo „gelegentlich Personal in den betreffenden Raum kommt, dass nicht der dortigen Abteilung angehört“. Denn die Schutzwürdigkeit der Daten sei nicht besonders hoch.

Nicht zulässig: Externe Dritte

Als unzulässig würde jedoch bewertet werden,

„wenn die Dienstpläne in Bereichen aufgehängt werden, zu denen Externe wie Kunden oder Lieferanten oder auch in Krankenhäusern die Patientinnen und Patienten, in Alten- und Pflegeheimen die Bewohnerinnen und Bewohner oder in Kitas die Eltern der Kinder vom Inhalt der Pläne Kenntnis nehmen können.“

Beachten: die eigene Zuständigkeit für die Datensicherheit

Die Thüringer Aufsichtsbehörde weist bereits in ihrem Tätigkeitsbericht 2014/2015 (S. 353) darauf hin, dass der Arbeitgeber als datenschutzrechtlicher Verantwortlicher auch dazu verpflichtet ist, technische und organisatorische Maßnahmen i.S.d. Art. 32 DSGVO gegen unbefugten Einsichtnahmen – u.a. in Dienstpläne – zu installieren. Dies könne bezüglich digitaler Dateien durch ein entsprechendes Berechtigungskonzept erfolgen. Geht es um den Aushang des Dienstplans in Papierform, so die Behörde weiter, dann darf der Plan lediglich die notwendigen Angaben der Anwesenheit enthalten und er ist unbedingt an Stellen auszuhängen, die für unbefugte Dritte nicht zugänglich sind (ebd.).

Dieser Grundsatz verpflichtet Arbeitgeber auch, Dienstpläne mit personenbezogene Daten nicht öffentlich ins Internet zu stellen (S. 89, 30. Tätigkeitsbericht Saarland). Vielmehr sind diese in einem passwort-geschützen Bereich einer Homepage oder im Intranet zu veröffentlichen, damit nur berechtigte Personen Zugriff auf den Dienstplan erhalten.

Ebenso sei der Versand des Dienstplans über Messenger tabu, da nicht auszuschließen sei, dass auch Unbefugte Zugriff auf diese Information erhalten könnten. Jedoch könne über diesen Kontaktweg eine Mitteilung an Beschäftigte versendet werden, dass es Änderungen am Dienstplan gegeben hat.

Also gilt auch hier: Weniger ist mehr

Bei der innerbetrieblichen Entscheidung darüber, wo der Dienstplan ausgehängt werden soll, sollten diese Ansichten der Aufsichtsbehörden unbedingt beachtet werden, um Sanktionsrisiken zu vermeiden und den Betriebsfrieden nicht zu gefährden. Zu den Befugten der Einsichtnahme dürften also maximal andere Mitarbeiter(gruppen) des Betriebes gehören, jedoch keinesfalls Bewohner, Kunden, Lieferanten oder Besucher. Diesen sollten die Dienstpläne auf keinen Fall zugänglich sein.

Darf man Dienstpläne fotografieren oder kopieren?

Umstritten ist die Frage, ob Dienstpläne fotografiert oder kopiert werden dürfen.

Einerseits: Regelung der Arbeitsorganisation im Rahmen der unternehmerischen Entscheidungsfreiheit

Dafür spricht, dass auf diese Art und Weise der Mitarbeiter verlässliche Informationen über seinen Arbeitseinsatz stets parat hat, so dass dem Zweck der sorgfältigen und verlässlichen Personalplanung im Interesse des Arbeitgebers gut gedient sein dürfte. Außerdem handelt es sich hinsichtlich der Datenarten um allgemeine betriebliche Informationen von allgemein geringer Schutzbedürftigkeit, die durch die Weitergabe an betroffene Mitarbeiter den Kreis der grundsätzlich Berechtigten zunächst einmal nicht verlassen. Aufgrund der allgemeinen Treuepflicht ist jeder Mitarbeiter bereits dazu verpflichtet, mit diesen Informationen vertrauensvoll umzugehen.

Andererseits: Datensicherheit als datenschutzrechtlich Verantwortlicher gewährleisten

Für ein Verbot des Fotografierens oder Kopierens durch den Arbeitgeber ist jedoch wiederum anzuführen, dass dieser als datenschutzrechtlicher Verantwortlicher technische und organisatorische Maßnahmen für die Sicherheit aller durch ihn verarbeiteten personenbezogenen Daten zu installieren hat, dies gem. Art. 32 DSGVO.

Diesem Prinzip widerspricht es jedoch elementar, wenn der Arbeitgeber durch die Duldung der Vervielfältigung der Pläne und die damit verbundene Verbreitung der dort enthaltenen personenbezogenen Daten der betroffenen Mitarbeiter die Kontrolle dieser Daten aus seinen Händen gibt. Spätestens mit der Möglichkeit der unproblematischen Verbreitung der Fotos in den sozialen Medien muss quasi damit gerechnet werden, dass die Daten in die Hände Unbefugter gelangen. Je nach Umfang des Dienstplans könnte eine Weitergabe der Daten dazu führen, dass nahezu komplette Mitarbeiterlisten in die Händen unberechtigter Dritter gelangt. Auch eine verlässliche spätere Löschung der Daten durch den Verantwortlichen dürfte unmöglich werden.

Es bleibt das ewige Problem mit Fotoaufnahmen

Vor diesem Hintergrund scheint es datenschutzrechtlich unbedingt angezeigt, dass der Arbeitgeber alles dafür tut, Fotografien und Kopien der Dienstpläne durch seine Mitarbeiter zu verhindern – sei es durch entsprechende Weisungen bzw. Regelungen, durch die Ausgabe zusätzlicher individueller Einsatzpläne und/oder durch den Einsatz eines digitalen Tools, das den Mitarbeitern individuell angepasste Leserechte gewährt.

Betriebsrat: Mitbestimmung beim Thema Dienstpläne

Wichtig ist zu berücksichtigen, dass dem Betriebsrat zu Dienstplänen ein umfassendes Mitbestimmungsrecht i.S.d. § 87 BetrVG zusteht.

Weites Mitbestimmungsrecht des Betriebsrats

Dieses Mitbestimmungsrecht des Betriebsrats über Beginn und Ende der Arbeitszeit sowie über die Verteilung der Arbeitszeit auf einzelne Wochentage erstreckt sich nach Ansicht des BAG nicht nur auf die Vereinbarung von Dienstplänen für bestimmte innerbetriebliche Fallgestaltungen, sondern auch auf die Zuordnung der einzelnen Arbeitnehmer zu einem solchen mitbestimmten Dienstplan (BAG 22.08.2017, 1 ABR 4/16; BAG 22.10.2019, 1 ABR 17/18).

Achtung: Vor Aushang des Dienstplans Beschluss des Betriebsrats notwendig

Aus arbeitsrechtlicher Sicht bedeutet das, dass der Arbeitgeber gegen Betriebsverfassungsrecht (§ 87 Abs. 1 Nr. 2 BetrVG) verstößt, soweit er Dienstpläne bekannt macht, denen der zuständige Betriebsrat nicht zuvor zugestimmt hat (bzw. hinsichtlich derer nicht mindestens eine Einigungsstelle die Einigung der Parteien ersetzt hat).

Betriebsvereinbarung als probates Instrument der Regelung zum Umgang mit Dienstplänen

Aus datenschutzrechtlicher Sicht ist festzustellen, dass gem. Art. 88 DSGVO an dieser Stelle Regelungen aus Betriebsvereinbarungen Rechtsgrundlage entsprechender Datenverarbeitungen sein können. Betriebsvereinbarungen sind an dieser Stelle geeignet, betriebliche Regelungen zu schaffen, um den Mitarbeitern des Betriebes Rechtssicherheit im Umgang mit diesem Thema zu geben, zu dem es, wie dargestellt, keine eindeutigen Rechtsvorschriften gibt.

Datenschutzrechtliche Checkliste Aushang Dienstplan

Der Arbeitgeber ist also dazu verpflichtet, den Dienstplan auszuhängen. Eine sorgfältige Vorbereitung des Aushangs ist jedoch aus datenschutzrechtlicher Sicht unbedingt geboten, um Rechtsrisiken möglichst zu vermeiden. Beispielhaft sollten folgende Punkte berücksichtigt werden, falls Rechtsgrundlage der Verarbeitung § 26 Abs. 1 S. 1 BDSG ist:

1. Über was wird informiert?

• Information der betroffenen Mitarbeiter über ihre geplante Arbeitszeit (Datum und Uhrzeit),
• notwendige Mindestangaben: Vor- und Zuname, Anfang und Ende der Arbeitszeit der betroffenen Mitarbeiter an konkreten Tagen,
• zusätzliche Angaben je nach Einzelfall möglich – insbesondere, wenn sie für die Durchführung des geplanten Dienstes erforderlich sind – wie insbesondere die Vor- und Nachnamen abwesender Mitarbeiter bei der Planung von Vertretungen.

2. Wie wird informiert?

• Grundsatz der Datenminimierung stets beachten,
• Abwesenheitsgründe sind auf dem Plan Tabu.

3. Wer und wo wird informiert?

• Grundsätzlich nur diejenigen Mitarbeiter, deren Arbeitszeit durch den Plan geregelt wird,
• Soweit im Einzelfall erforderlich, kann Plan nach Abwägung aller Umstände auch so innerbetrieblich ausgehängt werden, dass andere Mitarbeiter(gruppen) des Betriebes ihn einsehen können.
• Wichtig: Externe dürfen keine Einsicht nehmen können.