ASP, CMS, CRM, DMS, EDI, ERP oder doch SaaS?

Auf den DSB (Datenschutzbeauftragten) prasseln immer mehr AKs (Abkürzungen) herunter: CRM, ERP, CMS und so weiter. Damit dieser bei dem nächsten Gespräch mit dem V.f.d.I. (Verantwortlichen für die IT) mitreden kann, erläutern wir in diesem Artikel die gängigsten AvS (Abkürzungen von Softwareanwendungen), wobei die Liste jedoch nicht als abschließend anzusehen ist.

Application Service Providing (ASP)

Bei Softwareanwendungen trifft man oft auf die Abkürzung ASP bzw. SaaS. Hinter beiden Begriffen verbirgt sich eine Softwareanwendung, die über das Internet genutzt werden kann, wobei diese bei dem Anbieter auf Servern installiert ist und somit nur „angemietet“ wird. Der Unterschied zwischen ASP und SaaS liegt meistens in der Standardisierung und der Preisgestaltung.

SaaS ist auf viele Kunden zugeschnitten, wobei die Software lediglich durch Software-Customizing entsprechend den Bedürfnissen des Unternehmens angepasst wird (es gibt also 100 Kunden und nur eine 1 Softwareapplikation). Bei SaaS gibt es deswegen meist nur Standardlistenpreise.

Bei ASP dagegen ist die Software stark individualisiert und auf unternehmensspezifische Besonderheiten zugeschnitten, wobei auch oft eine dedizierte Infrastruktur pro Kunde inbegriffen sein kann (es gibt also 100 Kunden und 100 Softwareapplikationen). Durch den Mehraufwand bei der Individualisierung der Software sind die Preise meist unterschiedlich.

Content-Management-System (CMS)

Wörtlich kann CMS mit „Inhalts-Verwaltungs-System“ übersetzt werden. Dabei handelt es sich um eine Software, die Inhalte (z.B. Texte, Bilder, Navigation) in verschiedenen Medienformen verwaltet. Typische CMS-Systeme zur Verwaltung von Webseiten sind z.B. WordPress, Typo3 oder Joomla.

Beim Erstellen von Artikeln für den Datenschutz-Blog meldet sich z.B. der Autor im CMS an und kann seinen Artikel bequem in einer übersichtlichen Benutzeroberfläche verfassen. Ohne ein CMS müsste der Autor ggf. HTML Kenntnisse mitbringen. Gibt es mehrere Autoren, so können verschiedene Zugänge eingerichtet werden, so dass jeder nur Zugriff auf seine eigenen Artikel hat. Der weitere Vorteil ist, dass das Layout der Webseite von den Inhalten getrennt ist und sich der Autor beim Verfassen keine Gedanken über die Gestaltung machen muss. Diese ist meist durch Formatvorlagen (sog. Templates) vorgegeben.

Customer-Relationship-Management (CRM)

CRM kann mit „Kundenbeziehungsmanagement“ übersetzt werden. Dabei handelt es sich um eine Software, die die Kundenbeziehung, Interaktionen und die damit verbundenen Prozesse abbilden soll. Dabei dient ein CRM-System u.a. dem Aufbau von Kundenkontakten, zur Analyse und gezielter Kundenpflege. Ein CRM-System geht also über eine bloße Kundendatenbank hinaus und kann z.B. zu Marketingzwecken und Verkaufsförderung genutzt werden, um den Unternehmenserfolg zu steigern.

Ein CRM-System sollte datenschutzrechtlich genau unter die Lupe genommen werden, da nicht nur unterschiedliche Daten von Kunden gesammelt, sondern auch z.B. zur Analyse des Kundenverhaltens genutzt werden können, um den betreffenden Kunden an das Unternehmen zu binden. Nähere Informationen finden Sie hier. Bekannte Anbieter von CRM-Systemen sind z.B. Salesforce oder Oracle.

Dokumenten Management System (DMS)

DMS steht für Dokumentenmanagement oder auch für Dokumentenverwaltungssystem. Dabei handelt es sich um eine Software, die elektronische Dokumente verwaltet. Ein DMS-System wird im Unternehmen eingesetzt, um ursprünglich papiergebundene Dokumente digitalisiert zu archivieren und zu verwalten. Hat ein Unternehmen z.B. viele Verträge, wobei Fristen, Laufzeiten und Leistungen im Blick behalten werden müssen, können diese Aufgaben mittels einer DMS bewerkstelligt werden.

Dabei werden z.B. eingescannte Verträge mittels einer Texterkennungssoftware OCR (optical character recognition) in editierbare Texte so umgewandelt, dass sogar eine Volltextsuche ermöglich wird. DMS-Systeme bieten z.B. DocuWare oder otris an.

Electronic Data Interface (EDI)

EDI ist die Abkürzung für einen elektronischen Datenaustausch. Bei EDI werden Informationen (wie Bestellungen, Rechnungen, Transportauftrag usw.) von Rechner zu Rechner direkt ausgetauscht.

Hierbei werden die digitalisierten Dokumente in einem Standardformat übermittelt. Das Besondere an EDI ist, dass es fast keiner oder nur minimaler Einwirkung durch den User benötigt, um den Transfer zwischen den Systemen durchzuführen. Im Gegensatz dazu muss eine E-Mail erst verfasst, das Dokument angehängt und versendet werden.

Enterprise-Resource-Planning (ERP)

ERP bezeichnet die Unternehmensressourcenplanung eines Unternehmens. Dabei werden die entsprechenden Geschäftsprozesse eines Unternehmens in einem ERP-System abgebildet, unterstützt, optimiert und kontrolliert. Ein ERP-System beinhaltet meist unterschiedliche Softwaremodule, die untereinander kommunizieren und auf eine einheitliche Datenbasis zugreifen (z.B. Module für Einkauf, Produktion, Vertrieb/Marketing, Personal, Finanzen usw.). Das ERP-System hat also die Aufgabe Ressourcen wie Personal, Betriebsmittel und Kapital zu planen, zu steuern und zu kontrollieren. Dadurch sollen die Kosten reduziert und die Leistung gesteigert werden. Bekannte Anbieter für ERP-Systeme sind z.B. SAP oder Step Ahead.

Nun wissen Sie Bescheid, wenn Sie das nächste Mal jemand aus der IT mit einer Palette voller Abkürzungen unterhalten möchte.