Einige Arbeitgeber stellen Bewerber erst ein, wenn sie im Rahmen des Bewerbungsverfahrens einen psychologischen Eignungstest oder ähnliche Überprüfungen durchlaufen haben. Die Assessments werden über das Internet durchgeführt und das Testergebnis dient dem Unternehmen in erster Linie zur Begründung oder zumindest zur Untermauerung seiner Auswahlentscheidung. Derartige Tests sind jedoch nicht immer rechtlich zulässig. Wann sind diese psychologischen Eignungstests erlaubt? Welche datenschutzrechtlichen Anforderungen sollten beachtet werden?
Der Inhalt im Überblick
- Was ist ein psychologischer Eignungstest?
- Betriebsvereinbarung als Rechtsgrundlage
- Auch Bewerber unterliegen dem Beschäftigtendatenschutz
- Einwilligung als Rechtsgrundlage für psychologische Eignungstests
- Speicherung und Löschung von Testergebnissen
- Auswahl eines zuverlässigen Testanbieters und AVV abzuschließen
- Eignungstest: Nicht generell unzulässig, aber immer zu prüfen
Was ist ein psychologischer Eignungstest?
Ein psychologischer Eignungstest ist, wie der Name schon sagt, ein Test, bei dem die Psyche, sprich die Gehirnfunktion einer Testperson analysiert wird. Der ehemalige Entwurf eines Arbeitnehmerschutzgesetzes von 2010 – welches nicht verabschiedet wurde – enthielt sogar eine gesetzliche Definition zu Eignungstests:
„Eignungstests sind sonstige Untersuchungen oder Prüfungen, die dazu dienen festzustellen, ob der Beschäftigte zum Zeitpunkt der Arbeitsaufnahme für die vorgesehenen Tätigkeiten geeignet ist.“
In einem solchen, weiten Sinn soll der Terminus „psychologischer Eignungstest“ im Folgenden verstanden werden. Damit sind also nicht nur Tests gemeint, welche die Anforderungen der DIN 33430 an Verfahren und deren Einsatz bei berufsbezogenen Eignungsbeurteilungen erfüllen.
Betriebsvereinbarung als Rechtsgrundlage
Die Betriebsvereinbarung wird als Rechtsgrundlage aufgrund des üblichen Einsatzes von Eignungstests im Bewerbungsverfahren in der Regel ausscheiden. Denn Bewerber sind nicht von der unmittelbaren und zwingenden Wirkung einer Betriebsvereinbarung gem. § 77 Abs. 4 BetrVG erfasst. Das Betriebsverfassungsgesetz (BetrVG) findet lediglich auf Arbeitnehmer Anwendung. Auch leitende Angestellte nach § 5 Abs. 3 BetrVG, die ebenfalls regelmäßig eine wichtige Zielgruppe für Eignungstests darstellen, unterfallen nicht dem BetrVG.
Auch Bewerber unterliegen dem Beschäftigtendatenschutz
Nach § 26 Abs. 8 Nr. 2 BDSG gelten auch Bewerber für Unternehmen im Datenschutz als Beschäftigte. Arbeitgeber müssen daher für die Verarbeitung von Bewerberdaten im Rahmen des Eignungstests die in § 26 Abs. 1 BDSG genannten Anforderungen beachten. Die Rechtsgrundlage für eine zulässige Datenverarbeitung im Beschäftigtenumfeld ergibt sich damit aus Art. 88 Abs. 1 DSGVO i.V.m. § 26 Abs. 1 BDSG.
Erforderlichkeit der Daten: § 26 BDSG als Rechtsgrundlage
Der Einsatz eines Eignungstests nach § 26 Abs. 1 BDSG wäre gerechtfertigt, wenn Umstände vorliegen würden, die eine Erforderlichkeit seiner Anwendung für die Anbahnung oder Durchführung des Beschäftigungsverhältnisses annehmen lassen.
Ob ein psychologischer Eignungstest erforderlich ist, hängt generell von den Umständen des Einzelfalls ab und kann pauschal nicht beantwortet werden. Man kann davon ausgehen, dass dies nicht nur gegeben ist, wenn beispielsweise das Gesetz eine besondere persönliche Eignung verlangt, z.B. bei Piloten, Fluglotsen oder Polizisten. Vielmehr kann die Erforderlichkeit bereits dann zu bejahen sein, wenn die Tätigkeit auf der zu besetzenden Stelle gewisse Anforderungen an die Persönlichkeit des Bewerbers stellt. Dies kann beispielsweise eine hohe Belastbarkeit für leitende Angestellte sein. Der Inhalt der Fragen sollte aber aufgrund der unterschiedlichen Anforderungen, die die jeweilige zu besetzenden Stelle mit sich bringt, entsprechend auf diese angepasst sein. Die Testfragen für einen Piloten sollten zu denen für Führungsposition verschieden sein.
Eignungstests werden keinesfalls für die Besetzung jeder Stelle im Unternehmen erforderlich sein. Möchte ein Arbeitgeber bei jeder zu besetzenden Stelle – egal ob es die Stelle eines Sicherheitsmann, das Officemanagement oder Marketingmitarbeiter betrifft – Eignungstests einsetzen, sollte er sich besser nicht auf § 26 Abs. 1 BDSG stützen. Es empfiehlt sich eher grundsätzlich zurückhaltend mit der Annahme der Erforderlichkeit eines Persönlichkeitstests umzugehen.
Sollte ein Arbeitgeber sich auf den gesetzlichen Erlaubnistatbestand des § 26 Abs. 1 BDSG stützen wollen, empfiehlt es sich zudem, die rechtliche Prüfung der Rechtfertigung des Eignungstests hinreichend zu dokumentieren (Art. 30 DSGVO).
Einwilligung als Rechtsgrundlage für psychologische Eignungstests
Eine mögliche Rechtsgrundlage der Ausgestaltung wäre das Einholen einer Einwilligung jeden Bewerbers, der einen solches psychologischen Eignungstest teilnehmen soll. Hierbei ist jedoch zu beachten, dass die Einwilligung den hohen Anforderungen der DSGVO gerecht wird. Aufgrund der existenziellen Wichtigkeit des Arbeitsplatzes besteht oft ein Abhängigkeitsverhältnis zwischen Arbeitnehmer und Arbeitgeber, dass die Freiwilligkeit zumindest in Frage stellt, die für die Wirksamkeit einer Einwilligung erforderlich ist.
Grundsätzlich ist zwar davon auszugehen, dass Arbeitnehmer auch innerhalb eines Arbeitsverhältnisses frei entscheiden können. Dies kann jedoch nicht pauschal angenommen werden. Ob ein wirksames Einverständnis von Bewerbern vorliegt, muss im Einzelfall geprüft werden.
Liegen die Grundvoraussetzungen für die Einholung einer wirksamen Einwilligung vor, sollte der Bewerber ferner angemessen auf mögliche Konsequenzen einer Ablehnung hingewiesen werden. Dabei ist es darauf zu achten, dass dem Kandidaten kein Nachteil entsteht, auch wenn er die Einwilligung verweigert.
Speicherung und Löschung von Testergebnissen
Bei den gewonnenen Testergebnissen aus den psychologischen Eignungstests im Rahmen des Bewerbungsverfahrens handelt es sich um Bewerberdaten. Folglich sind bei der Frage der Zulässigkeit einer Speicherung sowie der Dauer der Speicherung die allgemeinen Grundsätze zur Speicherung von Bewerberdaten zu berücksichtigen.
Grundsätzlich sind Bewerberdaten zu löschen, wenn sie zur Erfüllung des Datenverarbeitungszwecks nicht mehr benötigt werden und keine rechtmäßige Grundlage für eine weitere Aufbewahrung mehr besteht. Wenn der Bewerber als Kandidat für die offene Stelle nicht infrage kommt, sollten seine Daten spätestens 6 Monate nach Beendigung des Bewerbungsverfahrens gelöscht werden. Diese Frist folgt aus der Möglichkeit des Bewerbers nach dem allgemeinen Gleichbehandlungsgesetzes (AGG) zu klagen.
Auswahl eines zuverlässigen Testanbieters und AVV abzuschließen
Die meisten Eignungstests werden heutzutage durch einen Testanbieter durchgeführt. Die DSGVO will gewährleisten, dass das Mindestniveau im Datenschutz auch im Falle der Auslagerung von Datenverarbeitungen an Dienstleister gewahrt bleibt. Bei Auswahl eines Testanbieters ist deswegen sorgfältig zu beurteilen, ob dieser ausreichende Garantien hinsichtlich der Sicherheit der Verarbeitung bietet.
Es ist gilt zu beachten, dass ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO (kurz AVV) mit dem Testanbieter abzuschließen ist. Die Mindestanforderungen an den Inhalt eines AVV gibt der Art. 28 DSGVO vor. Die inhaltlichen Anforderungen müssen aufgeführt werden, können aber einzelfallbezogen ausgestaltet sein und auf den jeweiligen Vertragspartner und dessen Tätigkeit angepasst werden.
Eignungstest: Nicht generell unzulässig, aber immer zu prüfen
Grundsätzlich ist die Durchführung von psychologischen Eignungstests nicht als generell unzulässig zu beurteilen. Es muss immer eine Einzelfallprüfung erfolgen, ob ein psychologischer Eignungstest erlaubt ist oder nicht. Unabhängig von der Einführung eines psychologischen Eignungstests sollten Unternehmen versuchen, die Zahl der potenziellen Testteilnehmer durch gründliche Vorauswahl so gering wie möglich zu halten.
