Vor knapp einem Jahr ist das deutsche Hinweisgeberschutzgesetz in Kraft getreten. Unternehmen ohne hinreichend umgesetzte interne Meldestelle müssen mit Untersuchungen zu möglichen Missständen rechnen. Anlass genug, sich einmal mit der externen Meldestelle und ihren Aufgaben zu beschäftigen.
Der Inhalt im Überblick
Anforderungen aus dem Hinweisgeberschutzgesetz
Nach einem langen Gesetzgebungsprozess trat am 02.06.2023 das Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG) in Kraft. Dieses regelt den Schutz von natürlichen Personen, die im Zusammenhang mit ihrer beruflichen Tätigkeit oder im Vorfeld einer beruflichen Tätigkeit Informationen über Verstöße erlangt haben und diese an die nach diesem Gesetz vorgesehenen Meldestellen melden oder offenlegen (hinweisgebende Personen). Beschäftigungsgeber mit i.d.R. mindestens 50 Beschäftigten müssen daher grundsätzlich eine interne Meldestelle einrichten. Unabhängig von der Beschäftigtenzahl betrifft dies daneben bestimmte Unternehmen des Finanzsektors. Damit einher geht auch die Verpflichtung des Bundes, eine Stelle für externe Meldungen (externe Meldestelle des Bundes) einzurichten.
Alternative externe Meldestellen
Neben den internen Meldestellen bestehen externe Meldestellen bei staatlichen Behörden. Nach dem HinSchG fungiert das Bundesamt für Justiz (BfJ) als zentrale externe Meldestelle. Für bestimmte Bereiche wie die Finanzwirtschaft bestehen gesonderte externe Meldestellen.
Zudem können die Länder für ihre Verwaltungen und Kommunen eigene externe Meldestellen einrichten. So wurde bspw. die externe Meldestelle für Hamburg bei der Behörde für Justiz und Verbraucherschutz eingerichtet. Das HinSchG sieht grundsätzlich eine Wahlmöglichkeit des Arbeitnehmers vor, ob er einen Verstoß einer internen oder externen Stelle meldet.
Wahlmöglichkeit des Arbeitnehmers
Bei der Errichtung interner Meldestellen handelt es sich um eine gesetzliche Verpflichtung für Beschäftigungsgeber, dessen Nichtumsetzung eine Ordnungswidrigkeit darstellt und bußgeldrechtlich mit einer Geldbuße geahndet werden kann. Hinweisgebende Personen sollen in den Fällen, in denen intern wirksam gegen den Verstoß vorgegangen werden kann und sie keine Repressalien befürchten, die Meldung an eine interne Meldestelle bevorzugen.
Wenn dies aber nicht möglich ist, weil es im Unternehmen entweder keine interne Meldestelle gibt oder diese in ihrer konkreten Ausgestaltung nicht die rechtlichen Anforderungen erfüllt, dann besteht die Möglichkeit, sich an eine externe Meldestelle zu wenden. Mitarbeiter sind über diese Möglichkeit zu informieren.
Im Schnitt etwa 90 Hinweise im Monat auf mutmaßliche Missstände
Auf Anfrage teilte das BfJ jüngst mit, dass im Zeitraum zwischen dem 02.07.2023 und dem 30.04.2024 902 Hinweise auf mutmaßliche Missstände in Behörden und Unternehmen bei der Anlaufstelle des Bundes eingingen. Dabei sollte mitberücksichtigt werden, dass insbesondere in den ersten Monaten vielen Mitarbeitern die Existenz von Meldestellen noch nicht einmal hinreichend bekannt war.
Nach Bestätigung des Eingangs, Bejahung der eigenen Zuständigkeit und des sachlichen Anwendungsbereich des HinSchG kann die externe Meldestelle laut eigener Beschreibung nach pflichtgemäßem Ermessen Auskünfte von den betroffenen natürlichen Personen, von dem betroffenen Arbeitgeber, von Dritten sowie von Behörden verlangen, soweit dies zur Überprüfung der Stichhaltigkeit der Meldung erforderlich ist. Auch die hinweisgebende Person kann um ergänzende Angaben oder Klarstellung ersucht werden. Ergibt die Prüfung, dass ein Straftatbestand erfüllt sein könnte, wird das Verfahren an die örtlich zuständige Staatsanwaltschaft abgegeben.
Probleme erkennen und beheben
Unternehmen sollten eine interne Meldestelle betreiben und dabei möglichst starke Anreize setzen, dass die interne Meldestelle vorrangig genutzt wird und somit ein externer Hinweis möglichst unterbleibt. Dies bietet Unternehmen die Chance, mögliche Missstände frühzeitig zu erkennen und unkompliziert intern aufzuarbeiten. Bei internen Meldungen hat das Unternehmen mehr Kontrolle über den Untersuchungsprozess und kann geeignete Maßnahmen ergreifen, um die Missstände zu lösen. Im Falle einer externen Meldung kann die Untersuchung durch eine externe Behörde hingegen von Auflagen und Sanktionen begleitet werden. Auch kann ein effektives internes Meldesystem das Vertrauen der Mitarbeiter in das Unternehmen stärken. Es nimmt die Bedenken der Mitarbeiter ernst und ist auf vielfältige Weise für Hinweise und Kritik zu haben.
Keine Meldestelle ist auch keine Lösung
Auch abseits eines möglichen Bußgelds müssen Unternehmen ohne hinreichend umgesetzte interne Meldestelle mit Untersuchungen zu einem möglichen Missstand rechnen. Nur dann durch eine Behörde und den damit einhergehenden Folgen.
Bevorzugen Sie mehr Handlungsfreiheit und Kontrolle bei der Bearbeitung von Hinweisen? Gerne betreuen wir auch Ihren Meldekanal.
