Regelmäßig finden sich Unternehmen mit durch Ransomware ausgelösten IT-Notfällen in den Nachrichten wieder. Mehr oder weniger ausführlich wird über Einfallstore, das Ausmaß des Schadens und die Reaktion auf den Notfall berichtet. Gibt es im Unternehmen eine funktionierende Notfallplanung wirkt sich diese nicht nur auf die mögliche Berichterstattung positiv aus.
Der Inhalt im Überblick
Notfall ohne Plan
Der Eintritt eines Notfalls bedeutet immer auch ein hohes Maß an Druck und Stress für alle Beteiligten. Ohne einen etablierten Notfallplan sind diese und andere Auswirkungen noch ungleich höher.
Trifft ein Notfall ein Unternehmen unvorbereitet, kann regelrechtes Chaos entstehen. Fehlende vordefinierte Handlungsanweisungen führen zu Unsicherheit bei den Mitarbeitenden, wie sie angemessen auf die Situation reagieren sollen. Auch können unklare Verantwortlichkeiten und Befugnisse zu weiterer Verwirrung führen. In diesen Fällen muss bspw. in der Hektik des Notfalls zusätzlich erst einmal geregelt werden, wer welche Entscheidungen treffen darf und/oder muss. Die Entscheidungen selbst müssen ad hoc unter Druck getroffen werden, ohne auf Vorüberlegungen zurückgreifen zu können.
Ein derart improvisiertes Vorgehen kann zu erhöhten Risiken, ineffizientem Handeln und einer längeren Dauer der Notfallbewältigung führen. Eine längere Zeit für die Bewältigung eines Notfalls bedeutet zeitgleich für das Unternehmen höhere Umsatzeinbußen. Auch möchte sicherlich kein Unternehmen in der Berichterstattung über den eigenen Notfall lesen, dass Vorbereitung und Reaktion unzureichend waren. Darüber hinaus werden Vorsorge und Reaktion immer auch Einfluss auf die Höhe möglicher Bußgelder haben. Ein funktionierender Notfallplan ist daher unerlässlich, um möglichst gut mit Notfallsituationen umgehen zu können.
Maßnahmen zur Notfallvorsorge
Die stetig wachsende Bedrohung durch Ransomware haben mittlerweile viele Unternehmen erkannt. Im Versuch, Angriffe zu verhindern, wird meist zunächst die IT-Abteilung in die Pflicht genommen. Technische Maßnahmen zur Risikominimierung sind selbstverständlich richtig und wichtig, sind aber nicht die Alleinige Lösung. Notfallmanagement betrifft nie nur eine Abteilung, sondern stets das gesamte Unternehmen. Dies zeigt sich bereits in der Definition eines „Notfalls“:
„Unterbrechungen mindestens eines zeitkritischen Geschäftsprozesses, der nicht im Normalbetrieb innerhalb der maximal tolerierbaren Ausfallzeit wiederhergestellt werden kann.“
[Glossar und Abkürzungsverzeichnis BSI Standard 200-4]
Ein Notfall wirkt sich also auf den Geschäftsbetrieb und damit auf das ganze Unternehmen aus. Welche Geschäftsprozesse kritisch sind und welche Ausfallzeiten akzeptiert werden können, sollte im Rahmen der Notfallplanung ermittelt werden, um gezielte Maßnahmen ergreifen zu können.
Der Notfallplan als Schlüsselkomponente
Um bestmöglich auf Notfälle vorbereitet zu sein, ist es notwendig, alle Regelungen an zentraler Stelle, z.B. in einem Notfallhandbuch, festzuhalten. Darin sollte sowohl die Notfallvorsorge als auch die Notfallbehandlung berücksichtigt werden. Im Handbuch sollten verschiedene Notfallszenarien betrachtet werden. Um einen Einstieg in das Thema zu bekommen, könnte sich zunächst beispielhaft auf ein einzelnes Szenario wie einen Ransomware-Angriff konzentriert werden.
Bei der Erstellung des Notfallhandbuchs sollte stets bedacht werden, an welche Zielgruppe sich dieses richtet. Einerseits benötigen alle Mitarbeitenden Informationen über den Umgang mit Notfällen. Diese sollten entsprechend einfach und allgemein gehalten werden, um die Verständlichkeit sicherzustellen. Andererseits benötigen einzelne Abteilung wie bspw. die IT konkretere und technischere Details, um ihre Aufgaben im Notfall erfüllen zu können.
Dabei sollte beachtet werden, dass Notfallhandbuch und Notfallpläne auch tatsächlich bekannt und verfügbar sind, wenn es darauf ankommt. Sind die Dokumente lediglich auf einem Server des Unternehmens gespeichert, der in Folge einer Ransomware-Attacke verschlüsselt wurde, ist damit niemandem geholfen. Ebenso sollten die Maßnahmen durch Notfallübungen auf die Probe gestellt und anschließend gegebenenfalls angepasst werden.
Reaktion im Notfall
Erprobte Notfallpläne stellen im Ernstfall eine möglichst schnelle Reaktion und Wiederherstellung sicher. Dies ist entscheidend, um die Auswirkungen des Notfalls zu minimieren und den Betrieb so bald wie möglich wieder aufzunehmen. Hierfür ist die Zusammenarbeit aller Abteilungen notwendig. Der Notfallplan legt klare Verantwortlichkeiten und Kommunikationswege fest, um eine geregelte Behebung des Vorfalls zu gewährleisten.
IT-Notfälle wie erfolgreiche Ransomware-Angriffe können zu erheblichen Betriebsunterbrechungen führen. Notfallpläne zielen darauf ab, Ausfallzeiten zu minimieren und eine schnellstmögliche Wiederherstellung von Systemen und Daten zu ermöglichen.
Tritt also ein Notfall ein, können alle Beteiligten mit Hilfe der Notfallpläne auf Basis der vordefinierten Schritte agieren. Auch wenn der individuelle Ablauf sich selbstverständlich immer unterscheidet, bietet sich so ein möglichst hohes Maß an Handlungssicherheit.
Notfallmanagement als Investition
In einer Zeit, in der die Bedrohungslage für Unternehmen stetig komplexer wird, ist ein umfassendes Notfallmanagement keine Option, sondern eine Notwendigkeit. Die Investition in den Aufbau eines Notfallmanagements zahlt sich langfristig aus. Durch funktionierende Notfallpläne können sich Unternehmen unter anderem vor erheblichen finanziellen Verlusten und Reputationsschäden schützen.
Gänzlich lässt sich das Eintreten eines Notfalls nie vermeiden, umso wichtiger ist es, bestmöglich vorbereitet zu sein.
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