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Der Terminplandienst „Doodle“ und der Datenschutz

Der Terminplandienst „Doodle“ und der Datenschutz

Der Online-Dienst Doodle ist für viele Unternehmen unverzichtbar geworden, wenn es darum geht effizient Terminabsprachen zu treffen. Kein Wunder, besticht der Online-Dienst der Schweizer Doodle AG doch durch eine sehr nutzerfreundliche Bedienoberfläche. Doch ist Doodle auch datenschutzfreundlich?

Was kann Doodle?

Im Wesentlichen ermöglicht es Doodle, innerhalb weniger Minuten Links mit Einladungen und Terminvorschlägen innerhalb einer beliebig großen Gruppe verschicken. Über den Link erreichen die potentiellen Teilnehmer die Doodle-Website und können unter den vorgeschlagenen Terminen die für sie passenden markieren und auch Kommentare oder Telefonnummern, Adressen o.ä. hinterlegen. So lassen sich zwischen den potentiellen Teilnehmern mit geringem Aufwand und in kurzer Zeit Terminabsprachen treffen. In datenschutzrechtlicher Hinsicht ist positiv hervorzuheben, dass sich Doodle auch ohne Registrierung nutzen lässt. Es steht dem Nutzer also frei, ob und welche Daten er von sich preisgibt.

Kein wirksamer Zugriffsschutz gewährleistet

Unter Datenschutzgesichtspunkten ungünstig ist hingegen, dass  bei der Nutzung von Doodle kein wirksamer Zugriffsschutz gewährleistet ist. Hierauf wies schon das Unabhängige Landeszentrum für Datenschutz Schleswig-Holstein in seinem 33. Tätigkeitsbericht hin. Der Zugriff auf die Umfrage erfolgt durch Weitergabe des dazugehörigen Links und deshalb ist nicht genau steuerbar, wer Einsicht oder Zugriff auf die Informationen nehmen kann. Bei lokalen PCs lässt sich z.B. auch über den Browserverlauf die einst aufgerufene Umfrage öffnen.

Einsatz von Google Analytics

Ein weiterer kritischer Aspekt ist grundsätzlich darin zu sehen, dass Doodle den Webanalyse-Dienst Google Analytics einsetzt, wodurch im Rahmen der Umfrage hinterlegte Informationen der Nutzer in die USA übermittelt werden können. Hier hat Doodle jedoch immerhin Schutzmaßnahmen zugunsten der Nutzer ergriffen, indem es die von Google angebotene IP-Anonymisierung aktiviert hat. Werden neben der IP-Anonymisierung weitere Vorkehrungen getroffen (zu den Details siehe hier), kann der Einsatz von Google Analytics insgesamt datenschutzkonform erfolgen.

Was sollten Nutzer bei der Verwendung von Doodle berücksichtigen?

Weitere Maßnahmen, die bei der Nutzung von Doodle vom Nutzer selbst berücksichtigt werden sollten:

  • Im Titel der Terminanfrage sollten keine personenbezogenen Daten oder sensible Inhalte aufgeführt werden.
  • Die Teilnehmer sollten darauf hingewiesen werden, dass für die Terminabstimmung keine Registrierung notwendig ist.
  • Die Teilnehmer sollten darauf hingewiesen werden, dass statt der Angabe des Namens des Teilnehmers auch aussagekräftige Abkürzungen (z.B. Initialen) oder Pseudonyme angegeben werden können.
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  • Doodle bietet seit kurzem die folgende Möglichkeit: Nur eingeladene Personen dürfen teilnehmen.

  • Wie gestalltet man denn die Beauftragung von Doodle datenschutzkonform?
    Funktionsübertragung oder ADV?
    In beiden Fällen müsste ich entsprechende Vereinbarungen abschliessen.
    Darüber hinaus erfolgt die Verarbeitung der Daten auf Amazon-Cloud Servern. -> EU Model Clauses mit Amazon?
    Ich finde das ULD greift hier ein wenig kurz…

  • Sichere Terminumfragen bei privasphere.com möglich (Für registrierte Benutzer)

  • Bei pollunit.com kann man seine Umfragen zusätzlich mit einem Passwort schützen. Außerdem gibt es die SSL Verschlüsselung nicht erst ab den Premium Accounts. Das Tool ist von einer Münchner Firma.

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