Aus diversen Gründen geben manche Unternehmen intern die Kündigungsgründe ihrer Beschäftigten bekannt. Das kann aber nicht nur zu Beschwerden seitens der betroffenen Personen führen, sondern auch zu datenschutzrechtlichen Auseinandersetzungen mit der Datenschutz-Aufsichtsbehörde. Dies zeigt insbesondere der Tätigkeitsbericht für 2025 des Landesbeauftragten für Datenschutz und Informationsfreiheit Baden-Württemberg (LfDI BW). Hierzu ein Überblick.
Der Inhalt im Überblick
Fallkonstellationen des Bekanntgebens
Der LfDI BW berichtet von einer Häufung an Beschwerden, in denen Beschäftigte die interne Weitergabe ihrer Kündigungsgründe beanstandeten. Die Fälle lassen sich in vier Konstellationen einordnen:
- Den anderen Beschäftigten wurde lediglich mitgeteilt, dass die betroffene Person gekündigt wurde oder selbst gekündigt hat – also ohne Angabe eines Grundes. Teilweise erfolgte die Information sogar vor Zugang der Kündigung beim betroffenen Beschäftigten.
- Es wurde kommuniziert, dass die Kündigung aus betrieblichen Gründen erfolgte, etwa wegen Restrukturierungen.
- Es wurde mitgeteilt, dass die Kündigung aufgrund mangelhafter Leistungen oder unzumutbaren Verhaltens ausgesprochen wurde.
- Es wurde kommuniziert, dass die Kündigung aus gesundheitlichen Gründen erfolgte, etwa unter Verweis auf Alkoholsucht.
Die Bandbreite reichte von potenziell zulässiger Sachkommunikation bis hin zu schwerwiegenden Verletzungen des Datenschutzrechts.
Der LfDI BW hat in den dokumentierten Fällen je nach Sensibilität der Informationen Verwarnungen ausgesprochen.
Wo setzt der Beschäftigtendatenschutz bei Kündigungsgründen Grenzen?
Der LfDI BW gibt Hinweise zum Rahmen der Angabe von Kündigungsgründen unter Berücksichtigung des Beschäftigtendatenschutzes wie folgt:
Arbeitgebende haben ein berechtigtes Interesse daran, die Belegschaft über das Ausscheiden von Beschäftigten zu informieren, weil das für die Weiterführung des Geschäftsbetriebs erforderlich ist. Als für die damit zusammenhängende Datenverarbeitung erforderliche Rechtsgrundlage kommen Art. 6 Abs. 1 lit. b oder f DSGVO in Betracht.
Allerdings ist die Erforderlichkeit für interne Unternehmenszwecke und der Grundsatz der Datenminimierung nach Art. 5 Abs. 1 lit. c DSGVO zu beachten: Mitgeteilt werden darf ohne anderweitige Einwilligung grundsätzlich nur, dass und wann eine Person das Unternehmen verlässt.
Insbesondere ist zu beachten:
- Die Information über das Ausscheiden darf erst nach Zugang der Kündigung beim Beschäftigten kommuniziert werden.
- Selbst vermeintlich neutrale Formulierungen wie „unüberbrückbare Differenzen“ können das Ansehen der betroffenen Person beeinträchtigen und sind regelmäßig nicht erforderlich.
Über Umstrukturierungen darf die Belegschaft aber auch dann informiert werden, wenn sie daraus den Schluss auf betriebsbedingte Kündigungen ziehen kann.
Wie sieht es aus mit der Vorbeugung von Spekulationen über weiteren Personalabbau?
Zur Vorbeugung von Spekulationen über weiteren Personalabbau wurde der LfDI BW ebenfalls konkret:
„Um durch das Ausscheiden einer beschäftigten Person ausgelöste Spekulationen über bevorstehenden weiteren Personalabbau und einer Neuorientierung von um ihren Arbeitsplatz fürchtenden Mitarbeitenden vorzubeugen, ist es ausreichend, über das Verlassen der jeweiligen beschäftigten Person zu informieren und gleichzeitig mitzuteilen, dass Restrukturierungen abgeschlossen sind und kein betriebsbedingter Personalabbau droht. Keinesfalls dürfen in diesem Zusammenhang, weder mündlich noch schriftlich, ohne deren Einwilligung die Gründe für die Kündigung der beschäftigten Person genannt werden.“
Bestehen Unterschiede zwischen der mündlichen und schriftlichen Äußerung?
Teilweise waren Arbeitgebende irrig der Meinung, dass mündliche Äußerungen zu personenbezogenen Daten vom Datenschutzrecht bzw. datenschutzrechtlichen Sanktionen ausgenommen wären, da die DSGVO gemäß Art. 2 Abs.1 DSGVO nur
„für die ganz oder teilweise automatisierte Verarbeitung personenbezogener Daten sowie für die nichtautomatisierte Verarbeitung personenbezogener Daten, die in einem Dateisystem gespeichert sind oder gespeichert werden sollen“
gelten solle.
§ 26 Abs. 7 BDSG beinhaltet für den Beschäftigtendatenschutz bei privaten Unternehmen jedoch, dass auch dann Datenschutzrecht Anwendung findet, wenn personenbezogene Daten verarbeitet werden, ohne in einem Dateisystem gespeichert zu sein oder gespeichert werden sollen.
Gute Einblicke, gute Hinweise
Der LfDI BW gibt mit seinem Bericht nicht nur gute Einblicke in den Bereich der zulässigen betrieblichen Kommunikation bzw. des unzulässigen Bekanntgebens von Kündigungsgründen von Beschäftigten. Auch Hinweise zur praktischen Umsetzung des Beschäftigtendatenschutzes kommen darin nicht zu kurz.
