Der Aushang von Dienstplänen wirft zahlreiche datenschutzrechtliche Fragen auf. Welche personenbezogenen Daten von Beschäftigten dürfen im Dienstplan erscheinen und wer darf Einsicht nehmen? Dieser Beitrag beleuchtet die relevanten Rechtsgrundlagen, zeigt die Grenzen der zulässigen Datenverarbeitung auf und erläutert, welche Maßnahmen der Datenschutz beim Aushang von Dienstplänen verlangt.
Welche Regeln gelten für den Datenschutz bei Dienstplänen?
Der Arbeitgeber muss die Arbeitszeiten in einem Dienstplan rechtzeitig bekannt geben. Nach Feststellung des Bundesarbeitsgerichts (BAG 28.10.1986, 1 ABR 11/85) enthält der Dienstplan neben den Vor- und Zunamen der betroffenen Beschäftigten auch Beginn und Ende der Arbeitszeit unter Angabe der Uhrzeit.
Mit der Bekanntgabe des Dienstplans übt der Arbeitgeber sein Weisungsrecht hinsichtlich der Arbeitszeit aus. Dabei hat er gesetzliche Regelungen wie das Arbeitszeitgesetz zu beachten, das unter anderem Höchstgrenzen der möglichen Arbeitszeit vorgibt.
Ab seiner Bekanntgabe bindet der Dienstplan grundsätzlich auch den Arbeitgeber. Er darf den ausgehängten Plan nicht ohne Rücksicht auf die Belange der Beschäftigten ändern. Änderungen erfordern im Regelfall eine Ankündigung von mindestens vier Tagen (ArbG Berlin 05.10.2012, 28 Ca 10243/12).
Der Dienstplan legt Daten der Beschäftigten offen und stellt so gewisse Anforderungen an die richtige Gestaltung des Beschäftigtendatenschutzes im Unternehmen.
Ist eine Einwilligung der Beschäftigten für den Dienstplan-Aushang erforderlich?
Wie jede Verarbeitung personenbezogener Daten braucht auch der Aushang des Dienstplans eine Rechtsgrundlage. Eine Einwilligung der Beschäftigten gemäß § 26 Abs. 2 BDSG eignet sich dafür kaum. Das Über-/Unterordnungsverhältnis zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer lässt die Freiwilligkeit der Einwilligung regelmäßig zweifelhaft erscheinen – ohne Freiwilligkeit ist sie jedoch unwirksam.
Dass die Einwilligung hier der falsche Weg ist, zeigt auch ein praktisches Problem: Verweigert ein Beschäftigter die Einwilligung, müsste der Arbeitgeber ihn von der Veröffentlichung ausnehmen. Das dürfte eine vernünftige Arbeitsorganisation regelmäßig erheblich erschweren.
Welche Rechtsgrundlage erlaubt die Datenverarbeitung von Beschäftigten im Dienstplan?
Für die Verarbeitung von Beschäftigtendaten im Dienstplan kommt vor allem Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO in Betracht, soweit die Verarbeitung für die Durchführung des Arbeitsverhältnisses und die konkrete Personaleinsatzplanung objektiv erforderlich ist. Nach der aktuellen EuGH-Rechtsprechung ist dieser Maßstab eng auszulegen: Zulässig sind nur solche Angaben, die für die Dienstplanung tatsächlich notwendig sind; bloß nützliche oder allgemein organisatorisch hilfreiche Informationen genügen nicht (EuGH, Urt. v. 30.03.2023 – C‑34/21).
Daneben kommt Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO (Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung) in Verbindung mit spezialgesetzlichen Regelungen in Betracht – etwa im Pflegebereich. Entscheidend ist die Unterscheidung: Eine spezialgesetzliche Pflicht zum Führen eines ausführlichen Dienstplanes berechtigt nicht automatisch zu dessen öffentlichem Aushang.
Verpflichtet eine gesetzliche Vorschrift beispielsweise eine Heimleitung, einen Dienstplan mit Qualifikation, Vertragsstunden oder Ausfallgründen zu führen, darf dieser umfassende Plan dennoch nicht für jedermann einsehbar hängen. Zulässig ist dann nur ein reduzierter Dienstplan mit den erforderlichen Angaben zur Anwesenheit.
Dürfen Fehlzeiten und Krankheitstage von Beschäftigten im Dienstplan stehen?
Neben den Pflichtangaben darf der Dienstplan auch Vertretungen für ausfallende Kollegen namentlich nennen. Ebenso darf der Arbeitgeber die Beschäftigten über die Abwesenheit von Kollegen informieren. Den genauen Ausfallgrund hat der Dienstplan hingegen nicht zu enthalten. Auch eine Liste erkrankter Beschäftigter gehört nicht an den Aushang – sie ist für die Dienstplanung irrelevant.
§ 26 Abs. 3 BDSG scheidet in den allermeisten Fällen als Rechtsgrundlage für die Verarbeitung sensibler Daten der Beschäftigten aus. Das schutzwürdige Interesse der Betroffenen wiegt hier zu schwer. Auch die Angabe „Urlaub“ als Abwesenheitsgrund ist unzulässig – die „Erforderlichkeit“ im Sinne des Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO fehlt.
Sonstige Abwesenheitsgründe wie „Kind krank“, „Kur“ oder „Sonderurlaub“ scheiden aus denselben Gründen aus. Einige Aufsichtsbehörden sehen darin zudem einen Verstoß gegen den Grundsatz der Datenminimierung und kommen so zum selben Ergebnis: Die Veröffentlichung ist unzulässig.
Wem dürfen Dienstpläne mit Daten der Beschäftigten zugänglich sein?
Kenntnis vom Dienstplan dürfen zunächst all jene Beschäftigten erlangen, die diese Information für ihre Arbeit brauchen. Ob die Kenntnisnahme durch nicht direkt betroffene Beschäftigte eine unrechtmäßige Datenverarbeitung darstellt, richtet sich nach dem Einzelfall. Ein Aushang gilt zumindest dort als unschädlich, wo gelegentlich betriebsfremdes Personal den Raum betritt – die Schutzwürdigkeit der Daten sei nicht besonders hoch.
Unzulässig ist es hingegen,
„wenn die Dienstpläne in Bereichen aufgehängt werden, zu denen Externe wie Kunden oder Lieferanten oder auch in Krankenhäusern die Patientinnen und Patienten, in Alten- und Pflegeheimen die Bewohnerinnen und Bewohner oder in Kitas die Eltern der Kinder vom Inhalt der Pläne Kenntnis nehmen können.“
Zudem muss der Arbeitgeber als Verantwortlicher technische und organisatorische Maßnahmen gemäß Art. 32 DSGVO gegen unbefugte Einsichtnahmen treffen. Bei digitalen Dateien gelingt dies über ein Berechtigungskonzept. Beim Aushang in Papierform darf der Plan nur die notwendigen Angaben enthalten und muss an einem Ort hängen, den unbefugte Dritte nicht erreichen.
Wie sind digitale Dienstpläne beim Datenschutz für Beschäftigte abzusichern?
Dienstpläne mit personenbezogenen Daten der Beschäftigten gehören nicht öffentlich ins Internet. Arbeitgeber veröffentlichen sie in einem passwortgeschützten Bereich der Homepage oder im Intranet. So erhalten nur berechtigte Personen Zugriff.
Der Versand des Dienstplans über Messenger ist in der Regel unzulässig, da Unbefugte Zugriff auf die Informationen erhalten könnten. Zulässig bleibt es jedoch, Beschäftigte über diesen Weg darüber zu informieren, dass Änderungen am Dienstplan vorliegen.
Dürfen Beschäftigte Dienstpläne fotografieren oder kopieren?
Für das Fotografieren spricht: Beschäftigte haben so verlässliche Informationen über ihren Arbeitseinsatz stets parat. Zudem handelt es sich um allgemeine betriebliche Informationen von geringer Schutzbedürftigkeit, die den Kreis der Berechtigten zunächst nicht verlassen. Die allgemeine Treuepflicht verpflichtet jeden Beschäftigten, mit diesen Informationen vertrauensvoll umzugehen.
Dagegen spricht: Der Arbeitgeber hat als Verantwortlicher gemäß Art. 32 DSGVO technische und organisatorische Maßnahmen zur Datensicherheit zu treffen. Duldet er die Vervielfältigung, gibt er die Kontrolle über die personenbezogenen Daten der Beschäftigten aus der Hand. Es besteht das Risiko einer unkontrollierten Weiterverbreitung, etwa über soziale Medien. Auch eine spätere Löschung dürfte unmöglich werden.
Aus Sicht des Datenschutzes sollte der Arbeitgeber daher Fotografien und Kopien der Dienstpläne durch Beschäftigte verhindern – sei es durch Weisungen, durch Ausgabe individueller Einsatzpläne oder durch ein digitales Tool mit individuell angepassten Leserechten.
Welche Mitbestimmungsrechte hat der Betriebsrat beim Datenschutz im Dienstplan?
Dem Betriebsrat steht bei Dienstplänen ein umfassendes Mitbestimmungsrecht gemäß § 87 BetrVG zu. Nach Ansicht des BAG erstreckt sich dieses nicht nur auf die Vereinbarung von Dienstplänen, sondern auch auf die Zuordnung einzelner Arbeitnehmer zu einem mitbestimmten Dienstplan (BAG 22.08.2017, 1 ABR 4/16; BAG 22.10.2019, 1 ABR 17/18). Der Arbeitgeber verstößt gegen § 87 Abs. 1 Nr. 2 BetrVG, wenn er Dienstpläne ohne vorherige Zustimmung des Betriebsrats bekannt macht.
Betriebsvereinbarungen können im Beschäftigtendatenschutz eine Rechtsgrundlage für die Verarbeitung von Dienstplandaten sein. Rechtssicherheit schaffen sie aber nur, soweit sie DSGVO-konform ausgestaltet sind und die Datenverarbeitung klar, erforderlich und verhältnismäßig regeln, wie vom EuGH zuletzt bestätigt.
Was enthält die Datenschutz-Checkliste für den Dienstplan?
Der Arbeitgeber muss den Dienstplan aushängen. Eine sorgfältige Vorbereitung schützt ihn vor Rechtsrisiken. Folgende Punkte sind zu beachten, falls Art. 6 Abs. 1 lit b DSGVO die Rechtsgrundlage bildet.
Hinsichtlich des Inhalts des Dienstplans gilt für Beschäftigte:
- Information der betroffenen Mitarbeiter über ihre geplante Arbeitszeit (Datum und Uhrzeit),
- notwendige Mindestangaben: Vor- und Zuname, Anfang und Ende der Arbeitszeit der betroffenen Mitarbeiter an konkreten Tagen,
- zusätzliche Angaben je nach Einzelfall möglich – insbesondere, wenn sie für die Durchführung des geplanten Dienstes erforderlich sind – insbesondere die Vor- und Nachnamen abwesender Mitarbeiter bei der Planung von Vertretungen.
Der Grundsatz der Datenminimierung gilt stets. Abwesenheitsgründe sollten auf dem Plan nicht angegeben werden. Für den Adressatenkreis gelten folgende Grundsätze:
- Grundsätzlich nur diejenigen Mitarbeiter, deren Arbeitszeit durch den Plan geregelt wird,
- Soweit im Einzelfall erforderlich, kann der Plan nach Abwägung aller Umstände auch so innerbetrieblich ausgehängt werden, dass andere Mitarbeiter(gruppen) des Betriebs ihn einsehen können.
- Wichtig: Externe dürfen keine Einsicht nehmen können.
Sorgfältige Dienstplanung schützt den Datenschutz der Beschäftigten
Bei der Entscheidung, wo und wie der Dienstplan hängt, sollten Arbeitgeber die Positionen der Aufsichtsbehörden beachten. So lassen sich Sanktionsrisiken vermeiden und der Betriebsfrieden wahren. Einsicht dürfen allenfalls andere Beschäftigte des Betriebs nehmen – keinesfalls Bewohner, Kunden, Lieferanten oder Besucher.
Ein durchdachtes Konzept aus klaren Regelungen, angemessenen technischen und organisatorischen Maßnahmen sowie einer möglichen Betriebsvereinbarung bildet die Grundlage für einen rechtskonformen Umgang mit Dienstplänen im Spannungsfeld zwischen Arbeitsorganisation und Datenschutz der Beschäftigten.
Interessantes Thema zum Schichtplan, wäre die Frage, ob mit Einwilligung aller Mitarbeiter, dass Schichtpläne mit Angaben zu Krankheit, Urlaub oder auswärtigen Seminaren versehen sind, veröffentlich werden dürfen, selbstverständlich nur solang wie die beteiligten Mitarbeiter ihre Einwilligung nicht widerrufen.
Die Antwort auf Ihre Frage finden Sie unter dem Punkt Fehlzeiten und Krankheitstage: Kein Aushang von ausführlichen Listen in diesem Beitrag. Auch bei einer Einwilligung sind die Datenschutzgrundsätze wie die Datenminimierung zu beachten.
Dürfen auf dem Dienstplan meine privaten Telefonnummern veröffentlicht werden?
Auch wenn stets eine Einzelfallbetrachtung notwendig ist, dürfte eine legitime Nennung der privaten Telefonnummer jedenfalls grundsätzlich ausscheiden.
Wie verhält es sich mit Abwesenheiten wie Homeoffice und Dienstreise? Dürften die auf dem Plan erscheinen oder müssten die ebenfalls als reine Abwesenheit angezeigt werden? Wenn ja, dürfte dann eine Unterscheidung wie „nicht tätig“ und „nicht vor Ort“ gemacht werden?
Grundsätzlich sind nur die „erforderlichen“ Angaben erlaubt, außerdem gilt der Grundsatz der Datenminimierung. Wenn entsprechende Angaben benötigt werden und es im Einzelfall Sinn macht, könnte es u. U. eine Alternative zur Nennung konkreter Abwesenheitsgründe sein, dass wie vorgeschlagen z. B. „nicht vor Ort“ formuliert wird. Alles weitere ist wiederum eine Einzelfallentscheidung.
Ja, das ist heikel mit dem Datenschutz. Wir haben es jetzt so gelöst, dass jeder sich ein Pseudonym wählt, unter dem er im Unternehmen bekannt und benannt wird. So ist sichergestellt, dass die Kollegen nicht den richtigen Namen mitbekommen. Wir haben auch verboten, über private Gegebenheiten zu sprechen – z. B. ob man Kinder hat oder verheiratet ist.