KI-Transkription im Meeting

Videokonferenzen prägen den Arbeitsalltag, und immer häufiger übernimmt eine KI das Mitschreiben. Microsoft Copilot, Zoom AI Companion und vergleichbare Dienste transkribieren gesprochene Beiträge in Sekundenschnelle und liefern fertige Protokolle. Was Teams entlastet, wirft für Verantwortliche zahlreiche Fragen auf. Neben dem Datenschutzrecht spielt dabei auch das Strafrecht eine Rolle. Der Beitrag ordnet die wesentlichen Anforderungen ein.

Was steckt technisch hinter moderner Transkription?

Die technische Grundlage moderner Transkriptionsdienste bildet in aller Regel ein Verfahren, das als automatische Spracherkennung oder Automatic Speech Recognition bezeichnet wird. Die Grundidee ist keineswegs neu und wird bereits seit mehreren Jahrzehnten erforscht. Frühe Systeme arbeiteten mit statistischen Modellen und festen Regeln und lieferten nur bei klarer Aussprache brauchbare Ergebnisse.

Erst der Einsatz von KI, insbesondere neuronaler Netze und moderner Sprachmodelle, hat die Qualität in den vergangenen Jahren spürbar verbessert. Aktuelle Systeme kommen auch mit regionalen Sprachfärbungen, akustisch anspruchsvollen Situationen und komplexen Gesprächskonstellationen zurecht. Da die Eingriffsintensität einer KI-gestützten Verarbeitung regelmäßig deutlich höher ausfällt als bei klassischen Verfahren, ist die Abgrenzung auch für die rechtliche Bewertung von Bedeutung.

Welche Rechtsgrundlage kommt hierbei in Betracht?

Die Transkription ist eine Verarbeitung personenbezogener Daten im Sinne des Art. 4 Nr. 2 DSGVO und bedarf daher einer tragfähigen Rechtsgrundlage.

Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO

Viele Verantwortliche denken bei einer Aufzeichnung zunächst an die Einwilligung. Wirksam ist sie jedoch nur, wenn die betroffene Person vorab umfassend informiert wurde und ihre Entscheidung ohne äußeren Druck treffen kann. Insbesondere im Beschäftigungsverhältnis stößt dieser Ansatz an Grenzen, weil eine echte Wahlfreiheit im Verhältnis zum Arbeitgeber selten gegeben ist. Hinzu kommt, dass die üblichen Zustimmungsdialoge der Anbieter meist standardisiert sind und sich nicht an die eigenen Informationspflichten anpassen lassen. Die Einwilligung ist damit zwar formal möglich, für den betrieblichen Regelbetrieb aber nur selten praktikabel.

Vertragserfüllung nach Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO

Eine Transkription kann nur dann auf die Vertragserfüllung gestützt werden, wenn sie zur Umsetzung eines Vertrags zwingend erforderlich ist. Da sich Gespräche, Verhandlungen und Schulungen in der Regel auch ohne wortgenaues Protokoll durchführen lassen, kommt diese Rechtsgrundlage nur in Ausnahmefällen in Betracht.

Berechtigtes Interesse nach Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO

In der praktischen Diskussion steht das berechtigte Interesse häufig im Zentrum, da die Einwilligung strukturelle Schwächen aufweist. Zunächst muss ein konkretes und legitimes Interesse benannt werden. Denkbar sind etwa eine bessere Wissenssicherung, eine nachvollziehbare Kommunikation bei internationalen Teams oder die Unterstützung interner Dokumentationsprozesse.

In einem zweiten Schritt ist zu prüfen, ob die Verarbeitung dafür wirklich erforderlich ist. Es lohnt sich, mildere Mittel zu erwägen, etwa schriftliche Zusammenfassungen im Nachgang, gemeinsame Notizdokumente während des Meetings oder eine gezielte Aufzeichnung einzelner Themenblöcke.

Kern der Prüfung ist schließlich die Abwägung. Zu berücksichtigen sind unter anderem die berechtigten Erwartungen der Teilnehmenden, ein praktisch umsetzbares Widerspruchsrecht, die technischen und organisatorischen Absicherungen sowie die Sensibilität der besprochenen Inhalte. Tragfähig ist die Rechtsgrundlage nur mit einer sorgfältig dokumentierten Abwägung im Einzelfall.

Strafrechtlicher Schutz des gesprochenen Wortes

Ein weiterer Prüfungspunkt liegt außerhalb des Datenschutzrechts. § 201 StGB stellt die unbefugte Aufnahme des nichtöffentlich gesprochenen Wortes unter Strafe. Geschützt ist die Selbstbestimmung darüber, wer die eigene Stimme über die flüchtige Gesprächssituation hinaus festhalten darf. Interne Videokonferenzen, Personal- oder Kundengespräche fallen regelmäßig in den Anwendungsbereich. Auch die kurzfristige Zwischenspeicherung durch ein Transkriptionssystem kann bereits ausreichen.

Straflos bleibt die Aufnahme, wenn eine Befugnis vorliegt. Im Unterschied zum datenschutzrechtlichen Maßstab kann diese auch stillschweigend erklärt werden. In der Literatur wird teilweise angenommen, dass eine konkludente Zustimmung vorliegen kann, wenn die Teilnehmenden im Vorfeld nachvollziehbar über die Transkription aufgeklärt wurden und die Möglichkeit hatten, dem Verfahren zu entgehen. Eine höchstrichterliche Klärung steht bislang aus.

Datenschutzrechtliche Maßnahmen in der Praxis

Unabhängig davon, welche Rechtsgrundlage gewählt wird, gelten mehrere begleitende Pflichten.

Transparenz: Bereits im Vorfeld einer Sitzung sollten die Teilnehmenden erfahren, dass eine automatisierte Verschriftlichung erfolgt, wer die Daten erhält, wie lange sie gespeichert werden und welches Werkzeug zum Einsatz kommt. Bewährt hat sich eine Vorabinformation über die Einladung, kombiniert mit einer kurzen Erinnerung bei Meeting-Beginn.

Rechte der Betroffenen: Neben dem Auskunftsanspruch bestehen insbesondere Widerrufs- und Widerspruchsrechte. Werden diese ausgeübt, dürfen die entsprechenden Inhalte nicht weiterverwendet werden und sind zeitnah aus dem Bestand zu entfernen.

Speicher- und Löschregime: Empfehlenswert ist eine automatisierte Fristenlogik mit klarer Trennung zwischen Rohaudio und Transkript. Nach Erstellung des schriftlichen Protokolls verlieren die Audiodaten in aller Regel ihren Zweck und sollten entfernt werden.

Nicht ungeprüft aktivieren

Der Einsatz KI-basierter Transkription ist grundsätzlich möglich, hängt aber stark von der konkreten Ausgestaltung ab. Wer entsprechende Funktionen einsetzen möchte, muss zunächst verstehen, welche Verarbeitungsschritte im Hintergrund ablaufen, welche Daten dabei anfallen und welche Steuerungsmöglichkeiten das jeweilige Tool bietet. Erst auf dieser Grundlage lassen sich Rechtsgrundlage, Transparenz und Betroffenenrechte tragfähig umsetzen. Wer die Funktion einfach aktiviert, ohne diese Fragen zu klären, geht ein spürbares rechtliches Risiko ein.