Kontaktformulare – aber mit welcher Rechtsgrundlage?

Kontaktformulare sind auf nahezu jeder Website zu finden und datenschutzrechtlich in mehrfacher Hinsicht relevant. Im Mittelpunkt steht dabei oft die Frage nach der Rechtsgrundlage für die Erhebung der Daten über das Formular. Häufig wird angenommen, dass hierfür eine Einwilligung erforderlich ist. Es gibt jedoch auch andere Rechtsgrundlagen wie das berechtigte Interesse oder die Vertragsanbahnung. Der Beitrag gibt einen Überblick über die verschiedenen Rechtsgrundlagen bei der Nutzung von Kontaktformularen.

Welche Rechtsgrundlagen sind für Kontaktformulare nutzbar?

In der Regel stehen Verantwortlichen aus der Privatwirtschaft drei Rechtsgrundlagen zur Verfügung, um Daten zu verwenden, die Betroffene über ein Kontaktformular übermitteln. Das sind die folgenden:

1. die Einholung der Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a) DSGVO),
2. die Anbahnung bzw. die Eingehung (vor-)vertraglicher Beziehungen (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO) und
3. das Interesse des Verantwortlichen an der Bearbeitung der Anfrage (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

Im Folgenden sollen die jeweiligen Vor- und Nachteile der Rechtsgrundlagen kurz dargestellt werden.

Die Einwilligung als Rechtsgrundlage

Die erste Option ist die Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. Dabei ist zu beachten, dass das bloße Absenden des Formulars oder die Angabe einer E-Mail-Adresse nicht als Einwilligung im Sinne der DSGVO qualifiziert werden kann. In der Regel ist eine separate Checkbox vorzuziehen, die die betroffene Person aktiv ankreuzen muss. Für eine wirksame Einwilligung muss jedoch auch berücksichtigt werden, dass die Freiwilligkeit der Einwilligung infrage stehen kann, wenn das Ankreuzen der Checkbox zwingend erforderlich ist. Ob die Einwilligung dadurch hinfällig wird, ist eine Frage des Einzelfalls und hängt auch davon ab, welche Art von Anfragen über das Formular gestellt werden sollen. Das heißt, die Einwilligung bleibt mit Risiken behaftet. Ebenso ist sie zu dokumentieren (Art. 5 Abs. 2 DSGVO).

Das berechtigte Interesse als Rechtsgrundlage

Die zweite Option ist das berechtigte Interesse gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Ein berechtigtes Interesse besteht bei der Nutzung von Kontaktformularen einerseits im Erhalt und andererseits in der Beantwortung von Anfragen der Betroffenen. Erwägungsgrund 47 S. 4 DSGVO hebt in diesem Zusammenhang zwei Aspekte hervor: Die Verarbeitung muss den vernünftigen Erwartungen der betroffenen Person entsprechen und für sie vorhersehbar sein. Bei der Nutzung von Kontaktformularen ist den Betroffenen bewusst, dass ihre Angaben zur Kommunikation verarbeitet werden. Wer den Kontakt initiiert, muss mit dieser zweckbezogenen Verarbeitung rechnen. In der Regel geht die Interessenabwägung daher zugunsten des Website-Verantwortlichen aus. Im Gegensatz zur Einwilligung entbindet die Wahl dieser Rechtsgrundlage die Verantwortlichen davon, Einwilligungen zu dokumentieren. Die Interessenabwägung muss jedoch dokumentiert werden.

Das (vor-)vertragliche Verhältnis als Rechtsgrundlage

In bestimmten Konstellationen können Verantwortliche gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO die Anbahnung oder Durchführung eines Vertrags als Rechtsgrundlage heranziehen. Diese Rechtsgrundlage kann beispielsweise einschlägig sein, wenn das Kontaktformular auf einer Produktseite bereitgestellt wird oder wenn es für Verfügbarkeits- oder Preisanfragen genutzt wird. Auch die Kontaktaufnahme mit der Vertriebsabteilung dürfte von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO erfasst sein. Im Kern kommt es darauf an, ob die Nutzung des Formulars der Akquise dient. Ist dieser Zusammenhang plausibel, stellt Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO eine valide Rechtsgrundlage zur Einbindung von Kontaktformularen auf Websites dar.

Und, was ist die richtige Rechtsgrundlage für Formulare?

Wenn die Voraussetzungen mehrerer Rechtsgrundlagen erfüllt sind, kann der Verantwortliche wählen, welche er nutzen möchte. Diese Entscheidung sollte sowohl durch praktische als auch durch rechtliche Erwägungen geleitet sein. Ein Vorrang-Nachrang-Verhältnis gibt es hier nicht, sodass der Praxis Spielraum bleibt. Der EuGH merkt zum Verhältnis an:

„Außerdem braucht  (…), wenn festgestellt werden kann, dass eine Verarbeitung personenbezogener Daten aus einem der in Art. 6 Abs. 1 Unterabs. 1 Buchst. b bis f DSGVO vorgesehenen Gründe erforderlich ist, nicht geprüft zu werden, ob diese Verarbeitung auch unter einen anderen dieser Gründe fällt (EuGH, Rs. C-394/23 Rn. 28).“

Es gibt also keine absolut richtige Rechtsgrundlage, sondern nur mehr oder weniger tragfähige Argumente für die Nutzung. Das heißt, man hat die Qual der Wahl, was positiv aber auch komplex sein kann, wenn man Kontaktformulare nutzen will.