LG Köln: Herausgabe von Gehaltsdaten an Personalvermittler?

Die Herausgabe personenbezogener Daten an Dritte – etwa an Behörden, Geschäftspartner oder andere externe Stellen – ist datenschutzrechtlich besonders sensibel. Im Mittelpunkt steht dabei die Frage, unter welchen Voraussetzungen eine Übermittlung rechtmäßig ist und wie die Rechte der betroffenen Personen gewahrt bleiben. Personenbezogene Daten dürfen grundsätzlich nur verarbeitet werden, wenn eine Rechtsgrundlage vorliegt. Das gilt in besonderem Maße für deren Weitergabe an externe Empfänger, da hier ein zusätzlicher Eingriff in die Privatsphäre der Betroffenen erfolgt.

Weitergabe von Daten an Vertragspartner

Typische Konstellationen sind etwa Auskunftsverlangen von Ermittlungsbehörden, Meldungen an Aufsichts- oder Steuerbehörden, aber auch die Weitergabe an Dienstleister, Lieferanten oder andere Vertragspartner im Rahmen von Geschäftsbeziehungen. Für jede dieser Situationen muss geprüft werden, ob gesetzliche Pflichten bestehen, eine Einwilligung vorliegt oder berechtigte Interessen die Übermittlung tragen können. Gleichzeitig sind Transparenzpflichten gegenüber den betroffenen Personen sowie Anforderungen an Datensicherheit und Vertraulichkeit zu beachten.

Unternehmen und öffentliche Stellen stehen damit vor der Aufgabe, klare Prozesse und Zuständigkeiten für Datenanfragen Dritter zu etablieren, rechtliche Grundlagen sauber zu dokumentieren und technische wie organisatorische Schutzmaßnahmen umzusetzen. Nur wenn diese Anforderungen erfüllt sind, lässt sich ein angemessenes Schutzniveau gewährleisten und das Vertrauen der Betroffenen in einen verantwortungsvollen Umgang mit ihren Daten stärken.

Herausgabeverlangen wegen Vermittlungsprovision

Das Landgericht Köln hat mit Urteil vom 13.11.2025 (Az. 30 O 146/25) wichtige Klarstellungen zur Herausgabe von Gehaltsdaten im Rahmen datenschutzrechtlicher Anfragen getroffen. Der Beitrag erläutert die wesentlichen Inhalte und Entscheidungsgründe des Urteils und zeigt auf, was Unternehmen und Personalabteilungen künftig beachten müssen, wenn sie mit Auskunftsersuchen zu Gehaltsdaten konfrontiert werden.

Im Mittelpunkt des Verfahrens stand ein Streit zwischen einem Personalvermittlungsunternehmen (Klägerin) und einem Unternehmen (Beklagte), das die Dienste der Klägerin zur Besetzung einer offenen Stelle in Anspruch genommen hatte. Die Parteien schlossen einen Personalvermittlungsvertrag, in dem geregelt war, dass die Klägerin Anspruch auf eine Vermittlungsprovision hat, wenn es zu einer erfolgreichen Vermittlung und Einstellung eines von ihr vorgeschlagenen Kandidaten kommt. Die Höhe der Provision sollte sich nach dem Bruttojahresgehalt des vermittelten Kandidaten richten.

Weitergabe der Daten zulässig?

Nach erfolgreicher Vermittlung und Einstellung des Kandidaten forderte die Klägerin von der Beklagten die Zahlung der vereinbarten Provision. Um die genaue Höhe der Provision berechnen zu können, verlangte die Klägerin von der Beklagten Auskunft über das tatsächlich vereinbarte und gezahlte Bruttojahresgehalt des vermittelten Mitarbeiters. Die Klägerin argumentierte, dass sie ohne diese Information ihren vertraglichen Anspruch nicht beziffern und durchsetzen könne. Sie berief sich dabei auf die vertraglichen Vereinbarungen sowie auf das allgemeine Auskunftsrecht, das sich aus Treu und Glauben (§ 242 BGB) ergeben könne.

Die Beklagte verweigerte jedoch die Auskunftserteilung. Sie begründete dies zum einen mit datenschutzrechtlichen Bedenken: Die Gehaltsdaten des vermittelten Mitarbeiters seien personenbezogene Daten, deren Weitergabe an Dritte – in diesem Fall an die Klägerin – nicht ohne Weiteres zulässig sei. Zum anderen machte die Beklagte geltend, dass es sich bei den Gehaltsdaten um sensible Unternehmensinformationen handele, die dem Schutz von Geschäftsgeheimnissen unterlägen. Die Beklagte war der Auffassung, dass die Klägerin keinen Anspruch auf Offenlegung dieser Informationen habe und dass der Datenschutz des Mitarbeiters sowie die Wahrung von Geschäftsgeheimnissen Vorrang hätten.

Die Klägerin hielt dem entgegen, dass sie auf die Gehaltsdaten zwingend angewiesen sei, um ihren Provisionsanspruch aus dem Vermittlungsvertrag berechnen und gegebenenfalls gerichtlich durchsetzen zu können. Ohne diese Auskunft sei sie in ihrer Rechtsverfolgung unzumutbar eingeschränkt.

Berechtigtes Interesse der Klägerin?

Das Gericht stellte zunächst klar, dass der Klägerin grundsätzlich ein vertraglicher Auskunftsanspruch zusteht. Da die Höhe der Provision unmittelbar vom Bruttojahresgehalt des vermittelten Mitarbeiters abhängt, ist die Klägerin auf diese Information angewiesen, um ihren Anspruch beziffern und durchsetzen zu können. Nach den Grundsätzen von Treu und Glauben (§ 242 BGB) kann ein Schuldner verpflichtet sein, dem Gläubiger die zur Anspruchsdurchsetzung notwendigen Informationen zu erteilen, wenn dieser sie ohne eigenes Verschulden nicht kennt und der Schuldner unschwer Auskunft geben kann. Das Gericht betonte, dass die Beklagte die relevanten Informationen ohne großen Aufwand bereitstellen kann. Zudem wäre die Klägerin ansonsten in ihrer Rechtsverfolgung unzumutbar eingeschränkt.

Im Hinblick auf den Datenschutz erkannte das Gericht an, dass es sich bei Gehaltsdaten um personenbezogene Daten handelt. Dennoch sei die Weitergabe im konkreten Fall zulässig. Die Übermittlung der Gehaltsdaten an die Klägerin sei zur Wahrung berechtigter Interessen erforderlich (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO), da die Klägerin ohne diese Information ihren vertraglichen Anspruch nicht durchsetzen könne. Das Interesse des Mitarbeiters an der Geheimhaltung seines Gehalts müsse hinter dem berechtigten Interesse der Klägerin zurücktreten, zumal die Weitergabe nur im Rahmen des bestehenden Vertragsverhältnisses und nicht öffentlich erfolge. Das Gericht wies darauf hin, dass der vermittelte Mitarbeiter zudem damit rechnen musste, dass sein Gehalt für die Provisionsberechnung relevant ist und an die Vermittlerin weitergegeben wird.

Datenschutz-Grundsätze sind zu beachten

Auch das Argument der Beklagten, es handele sich bei den Gehaltsdaten um Geschäftsgeheimnisse, ließ das Gericht nicht gelten. Die Offenlegung erfolge nur gegenüber der Klägerin, die zur Vertraulichkeit verpflichtet sei. Die Interessen der Beklagten an der Geheimhaltung würden dadurch nicht unzumutbar beeinträchtigt.

Das Gericht stellte zudem klar, dass die Auskunftspflicht der Beklagten sich auf die für die Provisionsberechnung relevanten Gehaltsdaten beschränkt. Die Beklagte muss der Klägerin mitteilen, welches Bruttojahresgehalt dem vermittelten Kandidaten tatsächlich gezahlt wird. Darüber hinausgehende Informationen, die für die Berechnung der Provision nicht erforderlich sind, müssen nicht offengelegt werden. Die Auskunft ist so zu gestalten, dass sie den berechtigten Interessen aller Beteiligten Rechnung trägt.

Ein Urteil mit Signalwirkung

Das Urteil des LG Köln ist sicherlich nicht überraschend, da das Gericht die Erforderlichkeit der Herausgabe der Daten sauber herausgearbeitet hat. Die Entscheidung unterstreicht zudem die Bedeutung einer transparenten und sorgfältigen Datenverarbeitung im Personalbereich. Unternehmen sollten ihre Prozesse zur Dokumentation und Auskunftserteilung regelmäßig überprüfen und anpassen. Dazu gehören Schulungen für Personalabteilungen zum Umgang mit Auskunftsersuchen, die Überprüfung und Anpassung von Datenschutzrichtlinien im Hinblick auf Gehaltsdaten. Aber auch klare Abläufe zur Identifikation und Bearbeitung von Auskunftsersuchen sind von Bedeutung. Die Auskunft, insbesondere wenn Gehaltsdaten im Spiel sind, darf nicht pauschal oder unvollständig erfolgen, sondern muss individuell, nachvollziehbar und vollständig sein. Nur so können Unternehmen die Anforderungen der DSGVO erfüllen und rechtliche Risiken vermeiden.