Einsatz von Software zur Mitarbeiterbeurteilung im Unternehmen

Fachbeitrag

Mit fortschreitender Digitalisierung wird auch im Beschäftigungsverhältnis seitens der Arbeitgeber zunehmend auf Software zurückgegriffen, welche die Mitarbeiter analysiert und bewertet. Derartige Software im Bewertungs- und Ratingbereich sind im E-Commerce bereits bekannt. Unternehmen, die Software zur Mitarbeiterbeurteilung einsetzen, bewegen sich unter Umständen schnell im rechtswidrigen Raum, obwohl die Programme grundsätzlich gar nicht rechtswidrig sind. Entscheidend ist vielmehr, welche Module hiervon zu welchen Zwecken im Unternehmen Verwendung finden.

Funktionsweise von People Analytics bei der Mitarbeiterbeurteilung

Früher erfolgte die Bewertung eines Mitarbeiters und seiner Leistung noch in einem direkten Gespräch mit dem Vorgesetzten unter Bezug auf objektive Kennzahlen sowie unter Einbezug der Meinung des Vorgesetzten und der Kollegen zu dem Mitarbeiter. Heute hingegen entdecken Programme mittels maschinellem Lernen (KI) Muster bzw. Wahrscheinlichkeiten und können so tatsächliche oder mögliche Leistungen der Beschäftigten analysieren. Zudem schaffen sie die Möglichkeit, dass die Beschäftigten sich gegenseitig bewerten, d.h. die Bewertung erfolgt nicht wie gehabt vertikal über den Vorgesetzten, sondern nun horizontal.

Erreicht werden soll somit ein 360-Grad-Blick auf den zu bewertenden Mitarbeiter und eine nach rein objektiven Kriterien getroffene Entscheidung in Bezug auf Beförderungen bzw. auch in Bezug auf andere mögliche arbeitsrechtliche Schritte. Die Beschäftigten werden meist in Segmente wie Top Performer, Good Performer und Low Performer unterteilt. Um bspw. den nächsten Gehaltsschritt zu machen, muss man als Beschäftigter innerhalb der Vergleichsgruppen in die Gruppe der Top Performer aufsteigen. Die Bewertung durch die Kollegen entscheidet somit über die eigene Karriere.

Unter Zuhilfenahme dieser KI-Technologien läuft die Analyse heute auf diese Weise:

  • Alle Beschäftigten geben in regelmäßigen Abständen Bewertungen zu Ihren Kollegen ab;
  • Der Vorgesetzte wertet die abgegebenen Bewertungen objektiv aus und ergänzt sie mit seiner Einschätzung zu dem bewerteten Beschäftigten;
  • Im Anschluss diskutiert hierüber ein unabhängiges Komitee (Beschäftigte unterschiedlicher Abteilungen)
  • In diese Diskussion fließt die Selbsteinschätzung des zu bewertenden Beschäftigten mit ein.

Die gängigsten Programme hierfür sind:

  • Microsoft Office 365 Workplace Analytics
  • IBM Watson Talent Insights
  • SAP Success Factors People Analytics
  • Zonar

Mit dem Einsatz solcher Analyse-Programme laufen die Unternehmen schnell Gefahr, rechtswidrig zu handeln. Zu beachten ist auch, dass die Einführung dieser Software mitbestimmungspflichtig seitens des Betriebsrates ist. Die Arbeitnehmervertreter müssten daher von den Unternehmen im Vorfeld Informationen zu und Auskunft über das einzuführende Programm bekommen.

Rechtmäßigkeit der Mitarbeiterbeurteilung

Personenbezogene Daten dürfen nur auf rechtmäßige Weise, nach Treu und Glauben und in einer für die betroffenen Personen nachvollziehbaren Weise verarbeitet werden. Zwingend ist daher zunächst die Verarbeitung aufgrund einer tauglichen Rechtsgrundlage. Bei einem Beschäftigungsbezug kommen hierfür folgende Rechtsgrundlagen in Betracht:

  • § 26 BDSG
  • eine Betriebsvereinbarung
  • eine Einwilligung der betroffenen Person

Für Zwecke des Beschäftigungsverhältnisses, § 26 Abs. 1 S. 1 BDSG

Eine Rechtfertigung für die Verarbeitung personenbezogener Daten nach § 26 Abs. 1 S. 1 BDSG wäre dann gegeben, wenn dies zur Durchführung oder Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses erforderlich ist. Hierzu muss die Verarbeitung personenbezogener Daten das mildeste, geeignete Mittel zur Erreichung des legitimen Zwecks der Leistungsbeurteilung der Belegschaft sein, d.h. der Einsatz muss dem Verhältnismäßigkeitsgrundsatz genügen.

1. Legitimer Zweck und Geeignetheit

Mit der Leistungsbewertung seiner Beschäftigten verfolgt der Arbeitgeber einen legitimen Zweck, nämlich den der leistungsgerechten Entlohnung. Zugleich verwendet er zur Bewertung die Leistung des Beschäftigten, als betroffener Person, um basierend darauf als Arbeitgeber über Beförderungen oder Lohnerhöhung zu entscheiden, auch ein legitimes Mittel. Das Analysetool ist geeignet, die Arbeitsleistung der Beschäftigten auf der Grundlage der ermittelten Ergebnisse zu beurteilen.

2. Erforderlichkeit

Dieses KI-Tool ist nur dann erforderlich nach § 26 Abs. 1 BDSG, wenn das Interesse des Arbeitgebers an dem Softwareeinsatz zur objektiven Bewertung der Leistung der Beschäftigten nicht unverhältnismäßig in das Recht auf informationelle Selbstbestimmung der Beschäftigten eingreift.

Der Einsatz des Tools muss sich als das mildeste geeignete Mittel zur Erreichung des vorgenannten Zwecks der Leistungsbeurteilung ergeben, d.h. der Mitteleinsatz muss erforderlich sein, um den Zweck der Leistungsbewertung zu erreichen. Im Hinblick auf die Beurteilung der Erforderlichkeit des Softwareeinsatzes steht dem Arbeitgeber ein gewisser Entscheidungsspielraum zu. Dieser bemisst sich nach der Zusammensetzung der Belegschaft und der gelebten Arbeitsorganisation. Bei der Interessensabwägung ist hierbei einerseits das Interesse des Arbeitgebers an der Durchführung der Bewertung des Einzelnen anhand des Personalbewertungssystems und anderseits das Interesse des Beschäftigten an seinem Recht auf informationelle Selbstbestimmung zu berücksichtigen.

Der Arbeitgeber hat ein vitales Interesse daran, die Mitarbeiter nach deren Leistungsfähigkeit zu entlohnen sowie entsprechend deren Fähigkeiten zu befördern und dies in der Personalakte festzuhalten. Er muss sogar im Rahmen seiner Fürsorgepflicht darauf achten, die Beschäftigten an Positionen im Unternehmen einzusetzen, die deren Befähigung im weitesten Sinne entsprechen. Allerdings darf er für diese Bewertung nur richtige und fachliche Informationen verwerten. Unrichtige und abwertende Beurteilungen stellen eine Verletzung des allgemeinen Persönlichkeitsrechtes des Beschäftigten dar. Nicht-fachliche Informationen dürften in das System nach § 26 Abs. 1 BDSG nicht einfließen, da diese für die Durchführung des Beschäftigungsverhältnisses nicht erforderlich sind.

3. Angemessenheit und Sinnhaftigkeit

Es ist fraglich, ob ein horizontales Bewertungssystem (Kollegen bewerten Kollegen) überhaupt nach objektiven Kriterien die fachliche Leistung eines Beschäftigten ohne allzu große Eingriffe in dessen allgemeines Persönlichkeitsrecht erfassen kann. Wenn Mitarbeiter durch Kollegen beurteilt werden, dann schwingt im Hinterkopf immer die Konkurrenzsituation mit. Im Übrigen kann es das Verhalten der Beschäftigten verändern, wenn diese stets die Beurteilung der anderen für seine Leistungsbeurteilung fürchten muss und Gefahr läuft, finanzielle Einbußen durch eine nicht gewährte Gehaltserhöhung zu erleiden. Gerade bei dauerhafter Bewertung in einem regelmäßigen Turnus, wird sich der Eine oder Andere gezwungen sehen, sein Verhalten anzupassen, damit er keine schlechte Bewertung durch seine Kollegen bekommt. Ein regelmäßiger und engmaschiger Bewertungsturnus käme einer Totalüberwachung gleich. Die davon ausgehende hohe Eingriffsintensität in das allgemeine Persönlichkeitsrecht des Beschäftigten, dürfte zum erreichen des legitimen Zwecks nicht mehr haltbar sein. Im Übrigen stellt sich die Frage, ob der einzelne Beschäftigte überhaupt fachlich und psychologisch geeignet ist, eine objektive Bewertung abzugeben.

Erfolgt der Softwareeinsatz und die Bewertung jedoch mit größerem zeitlichen Abstand, sind die finanziellen und arbeitsrechtlichen Auswirkungen nur gering, hängt davon etwa nur eine kleine Belohnung wie eine  Prämie und nicht eine Beförderung oder Gehaltserhöhung ab und werden vielleicht nur positive Aspekte in der Zusammenarbeit von den Arbeitskollegen abgefragt, steht der Verwendung von Bewertungstools das allgemeine Persönlichkeitsrecht des Beschäftigten wohl nicht entgegen, weil hier der Eingriff in das Persönlichkeitsrecht weitaus geringer ist.

Betriebsrat und Betriebsvereinbarung

1. Betriebsrat

Existiert in dem Unternehmen ein Betriebsrat, dann ist die Einführung und Anwendung der neuen Software als technische Einrichtung gem. § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG mitbestimmungspflichtig. Dies gilt sowohl bei der geplanten horizontalen, als auch bei der vertikalen Beurteilung der Beschäftigten. Soweit die Bewertungssoftware auch Fragen der betrieblichen Lohngestaltung betrifft, wäre der Betriebsrat auch nach § 87 Abs. 1 Nr. 10 BetrVG mitbestimmungspflichtig, dies gilt für neue Entlohnungsgrundsätze, -methoden oder deren Änderung.

2. Betriebsvereinbarung § 26 Abs. 4 BDSG i.V.m. Art. 88 Abs. 2 DSGVO

In Art. 88 Abs. 1 DSGVO ist geregelt, dass Betriebsvereinbarungen spezifischere Regelungen zur Verarbeitung personenbezogener Daten im Beschäftigungsverhältnis vorsehen können. Wie diese Betriebsvereinbarung dann in Bezug auf die Datenverarbeitung ausgestaltet sein muss regelt Art. 88 Abs. 2 DSGVO. Dessen Wortlaut belegt, dass es sich hierbei um einen eigenständigen datenschutzrechtlichen Erlaubnistatbestand handelt. Die Formulierung in Art. 88 Abs. 1 DSGVO, dass „spezifischere Regelungen“ erlassen werden können, deutet darauf hin, dass das datenschutzrechtliche Schutzniveau der DSGVO eingehalten werden muss, siehe auch § 26 Abs. 4 BDSG i.V.m. Art. 5 DSGVO.

Aber auch mit einer Betriebsvereinbarung ist der Einsatz der Analyse Tools an den Grundsätzen der Geeignetheit, Erforderlichkeit und Angemessenheit zu prüfen (s.o).

Einwilligung

Für den Einsatz der Bewertungssoftware könnte auch die Einwilligung der Beschäftigten als Rechtsgrundlage gem. Art. 6 Abs. 1, S.1 lit. a i.V.m. § 26 Abs. 2 BDSG, Art. 7 DSGVO herangezogen werden. Die Einwilligung ist nur dann als Rechtsgrundlage tauglich, wenn diese in informierter und freiwilliger Weise durch die betroffene Person erfolgt.

Die Einwilligung hat jedoch immer einen entscheidenden Nachteil. Sie kann jederzeit gem. Art. 7 Abs. 3 DSGVO widerrufen werden. Hinzukommt, dass in einem Beschäftigungsverhältnis die freiwillige Erteilung der Einwilligung, wenn der Beschäftigte keinen unmittelbaren Vorteil daraus erfährt, problematisch und oft zu verneinen ist. Dies gilt umso mehr, als der Beschäftigte sich genötigt sehen könnte, an dem Bewertungstool teilnehmen zu müssen, weil er unter Umständen sonst bei Beförderungen und Lohnerhöhungen außer Acht gelassen wird. Dies lässt Zweifel an der Freiwilligkeit aufkommen. Hinzu kommt womöglich ein Gruppenzwang, wenn alle anderen Kollegen die Einwilligung erteilen. Im Übrigen ist der Einsatz der Analysesoftware für den Arbeitgeber nur dann sinnvoll, wenn alle oder zumindest der Großteil der Beschäftigten daran teilnehmen, um aussagekräftige Bewertungen zu erzielen.

Die Einwilligung wäre zwar eine mögliche Rechtsgrundlage. Es ist aber aus den oben genannten Gründen regelmäßig nicht ratsam, darauf zurück zu greifen.

Am Ende ist die Ausgestaltung der Bewertungssoftware entscheidend

Es bleibt festzuhalten, dass der Einsatz dieser Tools durchaus datenschutzrechtlich möglich ist, wenn die Ausgestaltung der Abfragemodule entsprechend erfolgt. Eine umfassende Nutzung aller Software-Möglichkeiten zur regelmäßigen Bewertung der persönlichen Eignung für Beförderungen oder Gehaltserhöhungen, dürfte datenschutzrechtlich hingegen nur möglich sein, wenn man die entsprechenden freiwilligen und informierten Einwilligungen der Beschäftigten vorliegen hat.

intersoft consulting services AG

Als Experten für Datenschutz, IT-Sicherheit und IT-Forensik beraten wir deutschlandweit Unternehmen. Informieren Sie sich hier über unser Leistungsspektrum:

Externer Datenschutzbeauftragter

2 Kommentare zu diesem Beitrag

  1. Guten Morgen,
    Ich muss den Fachbereich HR jetzt beraten und kann irgendwie keine eindeutige Antwort drauf finden. Würde mich sehr auf die Fachexpertise und Best Practice freuen. Was genau muss bei der Leistungsbeurteilungen nach 5 Jahren gelöscht werden? Müssen alle Inhalte bzw. Kommentierungen gelöscht werden? Oder reicht es nur, wenn die Buchstaben, also die Bewertungen gelöscht werden? Oder darf im von uns genutzten Cloudtool komplett nicht mehr sichtbar sein, dass eine Leistungsbeurteilung überhaupt stattgefunden hat?

    • Personenbezogene Daten des Beschäftigten dürfen gem. § 26 Abs. 1 S. 1 BDSG erhoben und verarbeitet werden, wenn dies zur Begründung, Durchführung oder Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses erforderlich ist. Personenbezogene Daten zur Leistungsbewertung und damit zu Aufstiegs- und Versetzungsentscheidungen/ Entlohnungsentscheidungen dürfen daher im Rahmen des Beschäftigungsverhältnisses verarbeitet werden, weil diese zur Durchführung des Beschäftigungsverhältnisses erforderlich sind.

      Die Löschung dieser personenbezogenen Daten ist immer dann unverzüglich vorzunehmen, wenn die Daten gem. Artt. 5 Abs. 1 lit. e, 17 Abs. 1 lit. a DSGVO für das Beschäftigungsverhältnis nicht mehr erforderlich sind. Die Löschung muss von dem Betroffenen nicht konkret geltend gemacht werden, vielmehr ist diese grundsätzlich proaktiv von dem Verantwortlichen vorzunehmen. Die Frage ist nun, wann sind diese Daten nicht mehr für die Durchführung des Beschäftigungsverhältnisses erforderlich. Möglich ist jedenfalls, die reine Dokumentation über Leistungsbeurteilungen vorzuhalten, d.h. wann Leistungsbeurteilungen erfolgten. Eine generelle Aussage, wann und wie gelöscht werden muss, kann hier nicht getroffen werden, da in unterschiedlichen Unternehmen unterschiedliche Gegebenheiten vorliegen.

      Eine längere Aufbewahrung kann zum einen gem. Art. 17 Abs. 3 lit. b DSGVO unter anderem zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung des Verantwortlichen oder auch nach Art. 17 Abs. 3 lit. e DSGVO zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen möglich sein. So kann eine Leistungsbeurteilung zum einen für die Erfüllung des Zeugnisanspruches nach § 109 GewO relevant sein und die Verjährung hierfür beträgt 3 Jahre nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses, so dass die Speicherung entsprechend lange vorgenommen werden kann.

      Soweit die Leistungsbeurteilung nicht mehr relevant ist für das Beschäftigungsverhältnis, weil bereits neue Leistungsbeurteilung(en) vorhanden ist (sind) bzw. die alte Leistungsbeurteilung aufgrund Zeitablaufs und Entwicklung soweit zurückliegt, dass diese heute nicht mehr für die Durchführung des Beschäftigungsverhältnisses relevant ist, müssten die alten Leistungsbeurteilungen inkl. der Kommentierungen gelöscht werden, da diese hinfällig geworden sind. Die Kommentierungen zur Leistungsbeurteilung dürften mit der endgültig erstellten und nicht mehr anfechtbaren Leistungsbeurteilung hinfällig werden und deren Verarbeitungszweck dürfte dann bereits weggefallen sein, wenn die Leistungsbeurteilung nicht mehr abänderbar ist und die Kommentierungen demnach für den Nachweis, wie man zu der Leistungsbeurteilung kam, nicht mehr notwendig sein dürften.

      Eine längere Aufbewahrung für die Leistungsbeurteilung kann sich auch dann ergeben, wenn mit dem Mitarbeiter in Bezug auf eine Leistungsbeurteilung ein Entwicklungsgespräch geführt und eine Fort-/ Weiterbildungsmaßnahmen getroffen wurde, die noch andauert. In diesem Fall könnten auch die Kommentierungen länger aufbewahrt werden, um für beide Seiten den Entwicklungsprozess nachvollziehbar darzustellen.

      Auch die reinen vorangegangenen Leistungsbeurteilungen können in einem bestehenden Beschäftigungsverhältnis mit vom Arbeitgeber nachvollziehbaren, belegbaren Gründen für die Durchführung des Beschäftigungsverhältnisses weiterhin für einen längeren Zeitraum 3 bis 10 Jahre notwendig sein. Zwar ist für die Weiterentwicklung des Beschäftigten meist nur die konkrete aktuelle Leistungsbeurteilung erforderlich, weil hierauf die Weiterentwicklungsvereinbarung ggf. mit Gehaltserhöhung beruht bzw. die vorausgegangene Leistungsbeurteilung, um Gehaltsentwicklungen nachzuvollziehen. Eine Aufbewahrung älterer Leistungsbeurteilungen (ohne Kommentierungen) kann jedoch gut verargumentiert werden zum einen mit dem Nachweis der fachlichen Kompetenz von Mitarbeitern, um Haftungsansprüchen von Kunden entgegenzuwirken, aber auch mit Personalentwicklungsargumenten bzw. mit der Erstellung des Zeugnisses bei Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses. Eine feste Frist gibt es hier nicht, denn Leistungsbeurteilungen von vor 10 Jahren oder länger dürften kaum mehr relevant sein, auch nicht für die Zeugniserstellung.

      Sofern die Verarbeitung in einem Cloudtool erfolgt, wäre zu prüfen, ob hier ein Datentransfer in einen unsicheren Drittstaat erfolgt und hier ein mit der EU gleichwertiges Datenschutzniveau durch vertragliche Vereinbarung (EU-SCC mit ergänzenden technischen, organisatorischen, vertraglichen Maßnahmen, die im Zuge des Transfer Impact Assessment ermittelt wurden) erreicht werden kann und ob die Vorgaben im Auftragsverarbeitungsvertrag zur Löschung den im Unternehmen geltenden Löschvorgaben entsprechen sowie beim Auftragnehmer auch kontrolliert werden.

Hinterlassen Sie einen Kommentar

Die von Ihnen verfassten Kommentare erscheinen nicht sofort, sondern erst nach Prüfung und Freigabe durch unseren Administrator. Bitte beachten Sie auch unsere Nutzungsbedingungen und unsere Datenschutzerklärung.