Mit der EuGH-Entscheidung C-394/23 vom 09.01.2025 wurde klar, dass die geschlechtsspezifische Anrede in der Kundenkommunikation sich an den datenschutzrechtlichen Grundsätzen aus Art. 5 DSGVO und insbesondere an dem Grundsatz der Datenminimierung messen lassen muss. Dieser Beitrag ordnet die Entscheidung rechtlich ein und zeigt, welche Maßstäbe der EuGH für die Verarbeitung von Anrededaten aufgestellt hat.
Was hat der EuGH zur geschlechtsspezifischen Anrede entschieden?
Ausgangspunkt war die Praxis eines französischen Eisenbahnunternehmens, das beim Online-Kauf von Fahrkarten die verpflichtende Auswahl zwischen „Monsieur“ und „Madame“ verlangte. Hiergegen legte ein Verband, der sich gegen sexuelle Diskriminierung einsetzt, Beschwerde bei der französischen Datenschutzaufsicht CNIL ein. Nachdem diese die Beschwerde zurückwies, wurde die Frage über den französischen Staatsrat dem EuGH vorgelegt. Auch wenn das Urteil nicht mehr brandaktuell ist, so hat die Erfahrung gezeigt, dass die Unternehmen die Tragweite gerne übersehen, denn nichts geht über eine höfliche Kundenansprache, da ändert auch ein EuGH-Urteil nicht unbedingt etwas.
Im Falle des Eisenbahnunternehmens entschied der EuGH, dass die verpflichtende Erhebung und Verarbeitung des Geschlechts zum Zweck einer geschlechtsspezifischen Anrede
- weder für die Vertragserfüllung erforderlich ist,
- noch durch ein berechtigtes Interesse des Unternehmens gedeckt sei, vielmehr müsse diese Datenverarbeitung
- für die Erbringung der eigentlichen Leistung objektiv unerlässlich sein
Die bloße Zweckmäßigkeit oder gesellschaftliche Üblichkeit einer persönlichen Ansprache genüge gerade nicht.
Damit stellt der EuGH klar: Eine geschlechtsspezifische Anrede als Pflichtangabe verstößt gegen die DSGVO, wenn die Hauptleistung ebenso ohne Kenntnis des Geschlechts erbracht werden kann.
Welche Rechtsgrundlagen kommen für die Datenverarbeitung grundsätzlich in Frage?
Bekanntermaßen dürfen personenbezogene Daten nach der DSGVO wegen dem Verbot mit Erlaubnisvorbehalt nur verarbeitet werden, wenn eine Rechtsgrundlage gegeben ist und hierbei die datenschutzrechtlichen Grundsätze beachtet werden. Folgende Rechtsgrundlagen könnten in Betracht gezoegen werden:
Vertragserfüllung nach Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO
Die Verarbeitung von Anrededaten ist nur dann auf diese Rechtsgrundlage zu stützen, wenn sie für die Erfüllung des Vertrags objektiv unerlässlich ist, was der EuGH eng auslegt. Kann die vertragliche Hauptleistung auch ohne Kenntnis des Geschlechts erbracht werden, fehlt es an der Erforderlichkeit. Die reine Nützlichkeit, Üblichkeit oder eine vertragliche Erwähnung reichen ausdrücklich nicht aus.
Berechtigtes Interesse nach Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO
Auch diese Rechtsgrundlage greift für die geschlechtsspezifische Anrede regelmäßig nicht, denn über dieses berechtigte Interesse hätten die betroffenen Personen, Kunden, bei der Datenerhebung zumindest informiert werden müssen. Dies ist bei alten Kundendatenbeständen regelmäßig nicht erfolgt. Und selbst wenn die Information vorläge, wäre auch hier die Erforderlichkeit zu prüfen. Stünde eine neutrale Ansprache als milderes Mittel zur Verfügung, dann würde es an der Erforderlichkeit der Verarbeitung dieser personenbezogenen Daten für die geschlechtsspezifische Anrede fehlen.
Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO
Eine freiwillige, informierte und jederzeit widerrufliche Angabe einer gewünschten Anrede kann im Einzelfall eine tragfähige Grundlage sein. Voraussetzung ist, dass die Angabe tatsächlich freiwillig erfolgt und nicht als Pflichtfeld ausgestaltet ist. Zudem müssen über Zweck, Rechtsgrundlage und Widerrufsmöglichkeit transparent bei der Datenerhebung informiert werden, die Widerrufsmöglichkeit gegeben sein und die Einwilligung dokumentiert eingeholt worden sein.
Warum ist DSGVO Datenminimierung hier entscheidend?
Selbst wenn die Organisation in der Kundenkommunikation eine der oben genannten Rechtsgrundlagen haben sollte, müsste die Datenverarbeitung unter Einhaltung der datenschutzrechtlichen Grundsätze erfolgen, insbesondere unter Berücksichtigung der Datenminimierung.
Der Grundsatz der Datenminimierung nach Art. 5 Abs. 1 lit. c DSGVO verlangt, dass personenbezogene Daten dem Zweck angemessen und erheblich sowie auf das notwendige Maß beschränkt sein müssen. Der EuGH stellt diesen Grundsatz in den Mittelpunkt seiner Argumentation und wendet ihn konsequent auf die Frage der Anrede an.
Die zentrale Prüfungslogik des Gerichts lässt sich wie folgt zusammenfassen:
- Zunächst ist der konkrete Verarbeitungszweck zu bestimmen.
- Sodann ist zu prüfen, ob die Verarbeitung der betreffenden Daten für diesen Zweck objektiv unerlässlich ist.
- Schließlich ist zu fragen, ob ein weniger eingriffsintensives, gleich geeignetes Mittel zur Verfügung steht.
Genau an diesem dritten Prüfungsschritt scheitert die geschlechtsspezifische Anrede regelmäßig. Denn nach Auffassung des EuGH stehen allgemeine und inklusive Höflichkeitsformeln zur Verfügung, die den Kommunikationszweck ebenso erfüllen, ohne dass hierfür das Geschlecht der betroffenen Person bekannt sein muss. Beispiele hierfür sind neutrale Formulierungen wie „Guten Tag“ gefolgt vom Vor- und Nachnamen oder funktionsbezogene Ansprachen ohne Geschlechtsbezug.
Die DSGVO Datenminimierung wirkt damit als verbindlicher Maßstab, der die rein gewohnheitsmäßige oder aus Höflichkeitsgründen gewählte Verarbeitung von Geschlechtsdaten nicht mehr rechtfertigt. Ein Umdenken ist daher in den Unternehmen in Bezug auf die Kundenkommunikation gefordert.
Welche Folgen hat das Urteil für die geschlechtsspezifische Kundenkommunikation?
Mag die Entscheidung für den konkreten Fall des Bahnticketkaufs klar auf der Hand liegen, so ist das bei anderer Kundenkommunikation oftmals schon schwieriger zu beurteilen.
Die Aussagen des EuGH gelten branchenübergreifend für die gesamte Kundenkommunikation. Jedes Unternehmen, das von seinen Kundinnen und Kunden eine geschlechtsspezifische Anrede als Pflichtangabe erhebt oder routinemäßig verwendet, muss diese Praxis im Licht der Entscheidung überprüfen und die erforderlichen Konsequenzen ziehen.
Zuerst muss eruiert werden, wo überall in der Kommunikation die geschlechtsspezifische Anrede verwendet wird und jeder dieser Zwecke muss auf die Erforderlichkeit der Verarbeitung geprüft werden.
Für die Unternehmenspraxis ergeben sich daraus insbesondere folgende Konsequenzen:
- Anredefelder in Online-Formularen, Bestellstrecken und Vertragsunterlagen dürfen regelmäßig nicht mehr als Pflichtfelder ausgestaltet sein.
- Bestehende Datenbestände mit Anrede- oder Geschlechtsangaben sind auf ihre Erforderlichkeit und die zugrunde liegende Rechtsgrundlage zu überprüfen.
- Die Standardkommunikation sollte auf neutrale Formulierungen umgestellt werden.
- Soweit Anredeangaben weiterhin angeboten werden, sind sie als freiwillige und optionale Angabe zu kennzeichnen.
- Datenschutzhinweise nach Art. 13 DSGVO sind entsprechend anzupassen.
- CRM-, Bestands- und Kommunikationssysteme sind schrittweise zu überarbeiten.
Die Entscheidung ist dabei nicht dahin misszuverstehen, dass jegliche personenbezogene Identifikation in der Kundenkommunikation unzulässig wäre. Name, Vertragsnummer oder auch das Geburtsdatum können weiterhin verarbeitet werden, wenn sie für die Identifizierung, Vertragszuordnung oder Leistungserbringung tatsächlich erforderlich sind, aber dies ist konkret zu ermitteln und im Unternehmen zu dokumentieren, damit auch der Rechenschaftspflicht nach Art. 5 Abs. 2 DSGVO nachgekommen wird.
Die EuGH-Entscheidung richtet sich gezielt gegen die Erhebung von Daten, die nur der höflichkeitsbasierten Personalisierung dienen. Für die geschlechtsspezifische Anrede bedeutet dies eine erhebliche Einschränkung gegenüber der gelebten Praxis vieler Unternehmen. Unternehmen hängen immer noch viel zu sehr an dem althergebrachten Stil und sprechen aus Gründen der Höflichkeit, so wird es gesehen, die Kunden immer noch zu großzügig geschlechtsspezifisch an. Jedoch sind die Unternehmen gut beraten, die Kundenkommunikation unter Berücksichtigung des Urteils umzustellen, d.h. die bestehenden Prozesse zu überprüfen und die Grundsätze der Entscheidung bei der Gestaltung neuer Datenerhebungen von Anfang an zu berücksichtigen.
Das Urteil ist vom 9. Januar 2025 nicht 2026
Danke für den Hinweis. Haben wir korrigiert.
Zunächst hatte ich gedacht, ein Algorithmus könne doch zumindest bei geschlechtseindeutigen Vornamen einfach hingehen und die Anrede in der Kommunikation dann in männlich oder weiblich schreiben – aber vermutlich ist der Analysevorgang dann wieder eine unzulässige Verarbeitung / Erhebung der Anrede, korrekt?
Oder könnte man vielleicht argumentieren, dass ein Peter als Betroffener auch damit rechnen müsse, mit „Herr“ angesprochen zu werden, und eine Susanne mit „Frau“ …?