Fallstricke bei Mitarbeiterbefragungen

Mitarbeiterbefragungen sind ein beliebtes Instrument, um die Zufriedenheit im Unternehmen zu messen und gezielte Verbesserungen anzustoßen. Der folgende Beitrag erläutert die rechtlichen Anforderungen auf Basis der aktuellen Hinweise des Landesbeauftragten für Datenschutz und Informationsfreiheit Baden-Württemberg im kürzlich veröffentlichten Tätigkeitsbericht 2025 und zeigt, wie Unternehmen dabei schwerwiegende Fehler begehen können.

Was ist im geschilderten Fall passiert?

Im Jahr 2024 führte ein Unternehmen in Baden-Württemberg eine Befragung zur Arbeitszufriedenheit durch. Für die Durchführung wurde ein externer Dienstleister beauftragt. Bereits vor Beginn der eigentlichen Umfrage übermittelte das Unternehmen dem Dienstleister eine Vielzahl personenbezogener Stammdaten der Beschäftigten – darunter Geschlecht, Altersgruppe und Beschäftigungsort. Dies geschah, bevor die Beschäftigten überhaupt die Möglichkeit hatten, in die Teilnahme an der Befragung einzuwilligen.

Die Einwilligung zur Teilnahme wurde erst unmittelbar vor dem Ausfüllen des Fragebogens elektronisch eingeholt. Die übermittelten Stammdaten sollten dazu dienen, die Umfrageergebnisse differenziert auszuwerten und gezielte Maßnahmen für bestimmte Beschäftigtengruppen zu entwickeln. Um die Teilnahmequote zu erhöhen, startete das Unternehmen eine interne Informationskampagne mit E-Mails und Videobotschaften von Führungskräften. In dieser Kampagne wurde mehrfach betont, dass die Antworten anonym seien und das Unternehmen nur aggregierte Daten erhalte.

Tatsächlich wurde jedoch erfasst, welche Beschäftigten an der Befragung teilgenommen hatten. Ein Beschäftigter, der ein Löschersuchen stellte und sich bei der Aufsichtsbehörde beschwerte, erhielt die Löschung seiner Daten aus den Systemen zur Mitarbeiterbefragung.

Welche Fehler wurden bei der Durchführung gemacht?

Der Fall zeigt mehrere gravierende Fehlerquellen auf, die Unternehmen bei Mitarbeiterbefragungen vermeiden sollten:

• Vorzeitige Datenweitergabe: Die Übermittlung von Stammdaten an den Dienstleister erfolgte, bevor die Beschäftigten ihre Einwilligung gegeben hatten. Solche Daten dürfen erst nach einer wirksamen Einwilligung verarbeitet werden.
• Unwirksame Einwilligung: Die Einwilligung wurde nicht freiwillig und informiert eingeholt.
• Irreführende Informationen: Die Beschäftigten wurden über die tatsächliche Anonymität der Umfrage getäuscht. Obwohl Anonymität zugesichert wurde, lagen die Antworten personalisiert beim Dienstleister vor und das Unternehmen hätte Zugriff nehmen können.
• Fehlende Transparenz: Es fehlten umfassende und verständliche Hinweise darüber, welche Daten zu welchem Zweck verarbeitet werden. Die erforderlichen Informationen nach Art. 13 waren nicht gegeben.

Diese Fehler führten dazu, dass keine rechtliche Grundlage für die Verarbeitung der personenbezogenen Daten bestand. Die Verarbeitung war weder zur Durchführung des Arbeitsvertrags erforderlich noch lag eine wirksame Einwilligung vor.

Wie können Unternehmen solche Fehler vermeiden?

Der geschilderte Fall macht deutlich, dass Unternehmen bei Mitarbeiterbefragungen besonders sorgfältig vorgehen müssen. Folgende Maßnahmen helfen, typische Fehlerquellen zu vermeiden:

• Keine Datenweitergabe vor Einwilligung: Personenbezogene Stammdaten dürfen erst nach einer wirksamen Einwilligung der Beschäftigten an externe Dienstleister weitergegeben werden.
• Freiwilligkeit sicherstellen: Die Teilnahme an der Befragung muss wirklich freiwillig sein. Interne Kampagnen und Zielvorgaben für hohe Teilnahmequoten dürfen keinen Druck erzeugen.
• Transparente Information: Beschäftigte müssen klar und verständlich darüber informiert werden, welche Daten verarbeitet werden, zu welchem Zweck dies geschieht und wer Zugriff auf die Daten hat.
• Keine Täuschung über Anonymität: Unternehmen dürfen keine Anonymität zusichern, wenn tatsächlich ein Personenbezug möglich ist. Die tatsächlichen Verarbeitungsprozesse müssen offen kommuniziert werden.
• Datenschutzhinweise bereitstellen: Es müssen vollständige Hinweise zu allen Datenverarbeitungen im Zusammenhang mit der Befragung gegeben werden, auch zu bereits vorhandenen Stammdaten, die für die Umfrage genutzt werden.

Welche Lehren können Fachabteilungen aus dem Fall ziehen?

Fachabteilungen sollten sich bewusst machen, dass Mitarbeiterbefragungen nicht nur ein wertvolles Steuerungsinstrument sind, sondern auch Risiken bergen, wenn sie nicht korrekt umgesetzt werden. Die wichtigsten Lehren aus dem geschilderten Fall sind:

• Die Verarbeitung personenbezogener Daten im Rahmen von Befragungen ist nur unter klaren Voraussetzungen zulässig.
• Beschäftigte müssen jederzeit nachvollziehen können, welche Daten wie und von wem verarbeitet werden.
• Die Einwilligung muss freiwillig und informiert erfolgen – jede Form von Druck oder Intransparenz macht sie unwirksam.
• Unternehmen sollten ihre Prozesse regelmäßig überprüfen und anpassen, um Fehler wie im beschriebenen Fall zu vermeiden.

Auf einen Blick:

• Keine Weitergabe von Stammdaten vor Einwilligung
• Keine Täuschung über Anonymität
• Keine Teilnahmeüberwachung ohne klare Information
• Vollständige und verständliche Hinweise zu allen Datenverarbeitungen

Sorgfalt und Transparenz als Schlüssel zum Erfolg

Der aktuelle Fall aus Baden-Württemberg zeigt, wie schnell Unternehmen bei Mitarbeiterbefragungen in rechtliche und organisatorische Schwierigkeiten geraten können. Sorgfalt, Transparenz und eine klare Kommunikation sind unerlässlich, um das Vertrauen der Beschäftigten zu erhalten und rechtliche Risiken zu vermeiden.