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Ratgeber Beschäftigtendatenschutz: Wertvolle Tipps aus der Praxis

Ratgeber Beschäftigtendatenschutz: Wertvolle Tipps aus der Praxis

Der Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Baden Württemberg (LfDI BW) hat eine Neuauflage des beliebten Praxisratgebers für den Beschäftigtendatenschutz veröffentlicht. Auch die zweite Auflage enthält wieder einige, schöne Praxisbeispiele, deren Fallkonstellationen wir für Sie zusammengefasst haben.

Schöne Beispiele mit Praxistipps nach BDSG und DSGVO

Die Fallbeispiele im Praxisratgeber stellen viele Situationen dar, die so oder ähnlich nicht selten in Unternehmen vorkommen. Die Erklärungen und Falllösungen enthalten zumeist die noch aktuellen BDSG und auch schon die neuen DSGVO Vorschriften.

  • Private Nutzung der betrieblichen E-Mail-Adresse
    Der erste Fall dreht sich um das Problem der privaten Nutzung der betrieblichen E-Mail-Adressen und dem damit einhergehenden Verbot der Einsichtnahme in die E-Mails durch den Arbeitgeber. Eine Betriebsvereinbarung hat zur künftigen Ausgestaltung der Nutzung geholfen.
  • Drogentest
    Hier geht es um einen minderjährigen Auszubildenden, der sich auf Wunsch des Arbeitgebers, vermeintlich freiwillig einem Drogentest unterziehen sollte. Dem Test war eine Konfrontation des Auszubildenden mit dem Verdacht, unter Anwesenheit anderer Mitarbeiter vorausgegangen.
  • Bewerbungsprozess
    In Fall 3 geht es um zulässige und unzulässige Fragen in Bewerbungsgesprächen und Personal- und Bewerbungsbögen.
  • Background-Checks von Bewerbern
    Der vierte Fall behandelt die Zulässigkeit von sog. Background-Checks von Bewerbern und beschreibt die verschiedenen Informationspflichten der DSGVO bei der Erhebung von Betroffenendaten.
  • Nachfragen beim ehemaligen Arbeitgeber
    Thema von Fall 5 sind Nachfragen des Arbeitgebers bei dem ehemaligen Arbeitgeber. Ein Arzt hatte ohne den Bewerber zu fragen, bei dessen ehemaligen Arbeitgeber um Auskunft über Kündigungsgrund und Arbeitsverhalten gebeten, die dieser munter erteilte.
  • Bewerbungsunterlagen
    Hier wird erläutert, wie der Arbeitgeber nach Einstellung oder Ablehnung des Bewerbers mit dessen Bewerbungsunterlagen zu verfahren hat. Am Beispiel eines Bewerberportals mit Übernahme der Daten in einen „Talentpool“ wird dargestellt unter welchen Voraussetzungen Bewerbungsdaten auch länger gespeichert werden dürfen.
  • Arbeitgeber und Jobcenter
    In Fall 7 wird ein Beispiel geschildert, bei dem der Betroffene versuchte, über den Datenschutz einen anderen Vorteil zu erzielen. Der Betroffene legte seine Bewerbung einen „Übermittlungswiderspruch“ bei und wollte so dem Arbeitgeber eine Meldung an das Jobcenter untersagen. Das LfDI BaWü ließ sich nicht täuschen und wies auf sozialrechtliche Verpflichtungen des Arbeitgebers hin.
  • GPS-Ortung
    Der achte Fall behandelt die Frage, ob und wie GPS-Ortungssysteme von Arbeitgebern eingesetzt werden können. Im Beispielsfall war das betroffene Unternehmen der Ansicht, ein solches System sei für die Fahrzeugeinsatzplanung, die Arbeitszeiterfassung, die Zuordnung einzelner Kosten zu Projekten, den Diebstahlschutz und die ordnungsgemäße Dokumentation der Dienstfahrten gegenüber dem Finanzamt unabdingbar. Außerdem habe die gesamte Belegschaft in die Nutzung der Ortungssysteme freiwillig eingewilligt.
  • Mitarbeiterdaten an potentielle Käufer
    Ob im Bereich M&A personenbezogene Daten der Mitarbeiter an potentielle Käufer übermittelt werden dürfen, kann in Fall 9 nachgelesen werden. Ein großer PC Hersteller veräußerte einen Teil seines Betriebes und gab nach Abschluss einer Vertraulichkeitsvereinbarung Kopien der Arbeitsverträge, aller gehaltsrelevanten Daten, sowie Daten zur betrieblichen Altersversorgung, Alter, Betriebszugehörigkeit und Arbeitsort der Beschäftigten an einen Interessenten weiter.
  • Krankmeldungen
    Wie mit Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen und Krankmeldungen nicht umgegangen werden sollte, ist in Fall 10 zu sehen. Diese wurden beim Arbeitgeber am schwarzen Brett ausgehängt und überdies im für alle Mitarbeiter einsehbaren Arbeitsplan festgehalten.
  • Mitarbeiterbefragung
    In Fall 11 wird die Thematik Mitarbeiterbefragung angerissen. Ein Unternehmen wollte die Führungskräfte durch die Mitarbeiter bewerten lassen. Auf Anonymität der Umfrage wurde verzichtet.
  • Videoüberwachung
    Thema von Fall 12 sind Videoüberwachungen von Mitarbeitern. Ein Bäcker verdächtigte einen Mitarbeiter des Diebstahls und installierte eine Videokamera. Nach Bestätigung seines Verdachts und entsprechenden Konsequenzen für den Mitarbeiter, lies er die Kamera gleich hängen…sie war ja so nützlich.
  • Einsichtnahme in betrieblichen E-Mails
    Im letzten Fall geht es erneut um die Möglichkeit zur Einsichtnahme von betrieblichen E-Mail-Accounts bei erlaubter und verbotener Nutzung zu privaten Zwecken. Nach Ausscheiden von drei Beschäftigten in einem kurzen Zeitraum, hat die Geschäftsführung die Accounts nicht gelöscht, sondern gefilzt. Die private Nutzung war nicht untersagt und die betriebliche Übung führte zu einer faktischen Erlaubnis.

Wertvoller Ratgeber

Um es besser als die Unternehmen in den zugrunde liegenden Fällen zu machen, können Sie sich im Ratgeber erste, wertvolle Tipps zu einer rechtskonformen Gestaltung holen. Weitere Informationen zu den dargestellten Themen finden Sie auch in unserer Sammlung zum Arbeitnehmerdatenschutz.

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