Immer mehr Onlinehändler möchten ihren Kunden den Komfort bieten, Versandankündigungen direkt von Paketdienstleistern wie DHL, DPD & Co. zu erhalten. Ziel ist es, die Zustellquote zu steigern und die Kundenzufriedenheit zu erhöhen. Doch auf welcher rechtlichen Grundlage dürfen E-Mail-Adressen der Kunden zu diesem Zweck an Versanddienstleister weitergegeben werden?
Der Inhalt im Überblick
Warum ist die Weitergabe datenschutzrechtlich relevant?
Die Weitergabe der E-Mail-Adresse eines Kunden an einen Paketdienstleister stellt eine Verarbeitung personenbezogener Daten im Sinne von Art. 4 Nr. 2 DSGVO dar. Eine solche Verarbeitung ist nur zulässig, wenn hierfür eine entsprechende Rechtsgrundlage vorliegt. Andernfalls drohen Bußgelder und Abmahnungen.
Welche Rechtsgrundlagen kommen in Frage?
Die Weitergabe von E-Mail-Adressen an Paketdienstleister zur Paketankündigung ist nach der DSGVO nicht automatisch erlaubt. Es ist stets zu prüfen, auf welcher Rechtsgrundlage eine solche Übermittlung gestützt werden kann.
Erfüllung eines Vertrages nach Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO
Die Übermittlung der E-Mail-Adresse an den Paketdienstleister kann nur in Ausnahmefällen auf die Vertragserfüllung gestützt werden. Für die reine Vertragserfüllung, also die Lieferung der Ware, ist die Weitergabe der E-Mail-Adresse in der Regel nicht zwingend erforderlich – hierfür reichen die Adressdaten des Empfängers aus.
In besonderen Konstellationen könnte eine Versandankündigung zur Vertragsabwicklung erforderlich sein, etwa bei der Lieferung verderblicher Waren oder wenn ein fester Liefertermin einzuhalten ist. In solchen Fällen kann die Versandankündigung ein integraler Bestandteil des Bestellprozesses sein, mit dem der Kunde auch rechnen darf.
Berechtigtes Interesse nach Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO
Um sich auf ein berechtigtes Interesse als Rechtsgrundlage zu stützen, ist eine Interessenabwägung erforderlich, bei der geprüft wird, ob die Verarbeitung tatsächlich notwendig ist oder ob der angestrebte Zweck auch auf andere, datensparsamere Weise erreicht werden kann.
Dies spiegelt sich auch in Erwägungsgrund 39 wider:
„Personenbezogene Daten sollten nur verarbeitet werden dürfen, wenn der Zweck der Verarbeitung nicht in zumutbarer Weise durch andere Mittel erreicht werden kann.“
Im Falle der Paketankündigung argumentieren die Aufsichtsbehörden regelmäßig, dass es für Händler zumutbar ist, Zustellinformationen selbst an ihre Kunden zu übermitteln oder einen Sendungsverfolgungslink bereitzustellen. Die Weitergabe der E-Mail-Adresse ist daher nicht erforderlich, wenn eine ebenso effektive, aber datensparsamere Alternative besteht.
Obwohl einige Händler und Paketdienstleister sich auf ein berechtigtes Interesse berufen, lehnen die deutschen Datenschutzaufsichtsbehörden diesen Ansatz überwiegend ab.
Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO
Die datenschutzrechtlich sicherste Grundlage für die Weitergabe von E-Mail-Adressen an Paketdienstleister ist die Einholung einer informierten Einwilligung der Kunden.
Die Datenschutzkonferenz (DSK) stellt im seinem Beschluss am 23.03.2018 hierzu klar:
„Die Übermittlung von E-Mail-Adressen durch Onlinehändler an Postdienstleister ist nur bei Vorliegen einer Einwilligung der Kunden in eben diese Übermittlung rechtmäßig. Die Praxis hat gezeigt, dass es vielen Onlinehändlern möglich ist, die Zustellinformationen selbst an den Kunden weiterzugeben bzw. einen Link zur Sendungsverfolgung in die eigene Bestellbestätigung einzubinden. Dies stellt jedenfalls eine objektiv zumutbare Alternative dar. Aus dem gleichen Grund wird auch die Erforderlichkeit im Rahmen des § 28 Abs. 1 Satz 1 Nr. 2 BDSG bzw. Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. f DSGVO verneint.“
Die DSK nimmt hierbei eine restriktive Haltung ein und geht vermutlich dabei jedoch nicht auf Konstellationen ein, in denen die Übermittlung der E-Mail-Adresse für eine Versandankündigung im Rahmen einer ordnungsgemäßen Vertragserfüllung erforderlich sein könnte.
Diese Auffassung wurde 2024 auch vom Unabhängigen Landeszentrum für Datenschutz Schleswig-Holstein (ULD) bekräftigt: Anlässlich einer Beschwerde stellte das ULD klar, dass die Übermittlung von E-Mail-Adressen an Paketdienstleister standardmäßig nur mit vorheriger Einwilligung der Kunden erfolgen würde (Tätigkeitsbericht 2024 des ULD, S. 72).
Praxisfall der Paketdienstleister: Einwilligung ausdrücklich erforderlich
Nicht nur die Aufsichtsbehörden, sondern auch die Paketdienstleister selbst betonen die Bedeutung einer vorherigen Einwilligung:
DHL weist auf seiner Website ausdrücklich darauf hin, dass seine Vertragspartner vor der Weitergabe der E-Mail-Adresse an DHL die Einwilligung ihrer Kundinnen und Kunden einholen müssen:
„Stellen Sie bitte vorher sicher, dass Sie das Einverständnis Ihrer Kundinnen und Kunden zur Weitergabe der E-Mail-Adresse an DHL eingeholt haben.“
DPD erklärt in seiner Datenschutzerklärung im Bereich „DPD Paketzustellservice und -ankündigung“:
„Die Rechtsgrundlage für die Weitergabe der E-Mail-Adresse durch den Versender an DPD ist in der Regel die Einwilligung des Empfängers gegenüber dem Versender nach Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO.“
GLS Germany weist in seinen Datenschutzhinweisen darauf hin:
„Der Kunde ist für die ordnungsgemäße Erhebung dieser Daten zuständig und insbesondere für die Einwilligung des Empfängers in die Übertragung seiner Telefonnummer und/oder E-Mail-Adresse an GLS Germany.“
Alle hier zitierten Hinweise wurden zuletzt am 12.08.2025 abgerufen.
Auftragsverarbeitung als mögliche Lösung?
Wenn für den Onlinehändler eine geeignete Rechtsgrundlage besteht, Versand- und Zustellinformationen direkt an Kunden zu übermitteln, stellt sich die Frage, ob die Paketankündigung auch im Rahmen einer Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO durch den Versanddienstleister erfolgen kann.
In einem solchen Fall wäre keine separate Rechtsgrundlage für die Weitergabe der E-Mail-Adresse erforderlich, sofern der Versanddienstleister streng weisungsgebunden im Auftrag des Händlers handelt.
In der Praxis treten Postdienstleister jedoch meist als eigene Verantwortliche auf und verarbeiten Daten auch für eigene Zwecke. Es kann herausfordernd sein, für eine reine Versandankündigung eine Auftragsverarbeitung mit dem Paketdienstleister wirksam zu gestalten und abzugrenzen.
So können Online-Händler rechtssicher vorgehen
Die rechtssichere Weitergabe von E-Mail-Adressen an Paketdienstleister für Paketankündigungen erfordert in der Regel eine vorherige Einwilligung der Kunden. Diese Einwilligung muss freiwillig, spezifisch, informiert und durch eine eindeutige bestätigende Handlung erfolgen. Sie kann beispielsweise über eine separate, nicht vorangekreuzte Checkbox im Bestellprozess eingeholt werden. Zudem sollte ein Hinweis auf die jederzeitige Widerrufsmöglichkeit der Einwilligung nicht fehlen.
Im Dokument „Abgrenzung_Auftragsverarbeitung_BayLDA.pdf“ zu finden in den FAQ stellt das LDA ausdrücklich klar, dass die Paketzusendung nicht unter Auftragsvereinbarung zu subsummieren ist, sondern als „beauftragte Warenzusendung“ definiert werden. Zwar wird in der aufgeführten Liste nicht von den Zustellern gesprochen, aber die in den FAQ geschilderten Fälle scheinen auch darauf anwendbar zu sein. Das würde ja auf Vertragserfüllung als Rechtsgrundlage hindeuten.
Vielen Dank für Ihren Kommentar und den Hinweis auf das Dokument des BayLDA zur Abgrenzung der Auftragsverarbeitung.
Ich sehe das genauso: Die reine Warenauslieferung durch einen Dienstleister ist nicht als Auftragsverarbeitung, sondern als eigene Verantwortlichkeit des Zustellers zu bewerten.
Allerdings ist aus meiner Sicht eine Differenzierung wichtig – zwischen Zustellung und Paketankündigung: Die Zustellung der Ware fällt unzweifelhaft unter Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung); hierfür sind Name und Anschrift des Kunden erforderlich. Die Weitergabe der E-Mail-Adresse zur Paketankündigung hingegen ist nicht zwingend notwendig, da die Lieferung auch ohne E-Mail-Benachrichtigung erfolgen kann. Die Paketankündigung stellt somit einen zusätzlichen Service dar, der datenschutzrechtlich gesondert zu bewerten ist.