Digitalisierung ist ein aktuelles Thema. In manchen Bereichen sind technische Innovationen in Einzellösungen aber auch als ganzes Unternehmenskonzept kaum noch wegzudenken – anders in der Immobilienbranche. Die Digitalisierung schreitet hier nur in gemäßigtem Tempo voran. Welche Auswirkungen dies wirtschaftlich und datenschutzrechtlich haben kann, soll im Folgenden aufgezeigt werden.
Der Inhalt im Überblick
Chancen der Umstellung auf digitale Vorgänge
Ein Artikel in der Süddeutschen Zeitung spricht ein Thema an, dass vielen in der Immobilienbranche Tätigen schon länger aufgefallen ist: Die Digitalisierung fasst nicht so richtig Fuß, obwohl es mannigfaltige Einsatzmöglichkeiten gibt. Der Artikel nennt als Beispiel intelligente Häuser, vernetzte Mieter und effizientere Bauplanungen. Aus dem Beratungsalltag weiß ich, dass man oft sogar noch viel weiter am Anfang steht und die Projekte kleinschrittig angegangen werden müssen.
Digitalisierung von Mieterakten
Es gibt noch viele Unternehmen in der Wohnungswirtschaft, die mit Papierakten arbeiten. Und diese werden über die Jahre naturgemäß immer umfangreicher. Beispielsweise fertigen verschiedene Abteilungen Kopien von einzelnen Vorgängen an, um diese innerhalb ihres Aufgabenbereichs weiterzuverarbeiten. Diese größeren und kleineren Papierstapel werden in verschiedenen Schränken, in verschiedenen Büros, teilweise sogar verschiedenen Gebäuden abgelegt. Nach einem gewissen Zeitablauf weiß niemand mehr, wo sich welche Mehrfertigungen der Mieterakte befinden. Diese Vorgehensweise ist natürlich nicht datenschutzfreundlich. Datensparsamkeit, Datenminimierung und Transparenz der Datenverarbeitung können nicht umgesetzt werden, wenn sich im Unternehmen ein unüberschaubarer Wust an Unterlagen anhäuft. Wie ein Löschkonzept unter solchen Umständen umgesetzt werden soll, ist sicherlich auch eine große Frage.
Bei Nutzung einer digitalen Mieterakte könnten den unterschiedlichen Bereichen im Unternehmen – je nach Aufgabengebiet – Zugriffsrechte eingeräumt werden. Diese können nach Erfüllung der Aufgabe auch problemlos wieder entzogen werden. So würde immer nur eine Version der Mieterakte existieren, bei der man festgelegte Löschfristen auch tatsächlich umsetzen könnte. Doppelte Buchführung und die doppelte Anlage von Datensätzen könnte so vermieden werden.
Wohnungsbewerbung / Mieterfragebogen
Bei der Art der Bewerbung auf eine Wohnung werden unterschiedliche Variationen angeboten. Gerade kleinere Wohnungsverwaltungsgesellschaften arbeiten noch mit dem klassischen Mieterfragebogen, auch Mieterselbstauskunft genannt, den man sich im Internet als PDF-Datei herunterladen und dann handschriftlich ausfüllen kann.
Fortschrittlicher ist dagegen schon die Variante, bei der das Wohnungsunternehmen auf der eigenen Website ein Formular zur Verfügung stellt, bei dem man direkt seine Daten eingeben und diese abschicken kann. Wichtig ist hierbei, auf eine https-Verschlüsselung der Website zu achten. Dies kann sogar mit einer Funktion gepaart werden, mittels der der Mietinteressent seine Unterlagen hochladen und so an das Wohnungsunternehmen übermitteln kann. Dies hat den Vorteil, dass der Mietinteressent seine Bewerbung inklusive Unterlagen über Beruf, Gehalt und sonstige personenbezogene Daten nicht über eine unverschlüsselte E-Mail an das Wohnungsunternehmen schicken muss.
Beachtet werden muss bei dieser Möglichkeit zur Bewerbung allerdings, dass eine abgestufte Einholung der Informationen über den Mietinteressenten erfolgen muss, wie es die Orientierungshilfe zur „Einholung von Selbstauskünften bei Mietinteressentinnen“ der DSK nahelegt.
Noch innovativer ist die Möglichkeit, dass sich Mietinteressenten über eine App für mobile Endgeräte bewerben können. Hier ist zudem zu beachten, dass der Hersteller und Anbieter der App als Auftragsverarbeiter auftreten kann. Dies hätte zur Folge, dass das entsprechende Vertragswerk mit ihm abgeschlossen werden muss und die getroffenen technischen und organisatorischen Maßnahmen überprüft werden müssen. Dies muss bereits bei der Auswahl des Dienstleisters eine Rolle spielen. Sollte der Dienstleister im außereuropäischen Drittland sitzen, müssen weitere Vorkehrungen getroffen werden.
Was schreckt die Unternehmen ab?
Unternehmen werden laut dem Artikel der SZ oft durch die mit der Digitalisierung verbundenen „hohen Kosten, Zeitmangel und fehlendes qualifiziertes Personal“ abgeschreckt. Die im Artikel zitierte Umfrage des BFW Bundesverbandes Freier Immobilien- und Wohnungsunternehmen ergab, dass viele Firmen weder einen konkreten Plan hätten noch überhaupt bereit seien, Mitarbeiter zur Umsetzung der Digitalisierung einzustellen.
Dies entspricht ganz überwiegend den hier gemachten Erfahrungen. Sicherlich kostet die Anschaffung guter Software-Produkte eine nicht unerhebliche Summe. Auch ist es anfänglich zeit- und/oder kostenintensiv, einen vernünftigen Projektplan zu erarbeiten und diesen umzusetzen. Und selbstverständlich braucht man für beides qualifizierte Mitarbeiter und/oder externe Berater.
Warum sollten sie es trotzdem wagen
Die Gründe, die dafür sprechen eine Digitalisierung verscheidener Prozesse aufzuschieben oder möglichst ganz zu vermeiden, sind durchaus nachvollziehbar. Dabei ist es kurzfristig gedacht. Denn die alten Prozesse werfen ebenso Kosten auf, die zwar nicht auf einmal anfallen, aber über die Jahre gerechnet ebenso erheblich sind.
- Kosten für die Lagerung
Hohe Kosten werden durch Bürogebäude verursacht, die ausschließlich zur Lagerung von Papierakten angemietet werden müssen. - Personalkosten
Arbeitsstunden der Mitarbeiter, die sich höchst ineffektiv durch Papierberge arbeiten müssen, Unterlagen händisch einscannen müssen und sofern Daten gelöscht werden müssen, diese ebenso händisch aussortieren und vernichten müssen, sind zu vergüten. Darüber hinaus ist dies zumeist eine unbefriedigende Arbeit für die Mitarbeiter, was sich insgesamt auf die Stimmung im Untenehmen und damit auch auf die Qualität der Arbeitsleistung auswirkt. - Bußgeld der Aufsichtsbehörde
Werden keine angemessenen technischen Maßnahmen ergriffen, weil sie als zu aufwändig erscheinen, könnte sich zu den ohnehin anfallenden Kosten noch ein Bußgeld der Aufsichtsbehörde wegen unrechtmäßiger Verarbeitung personenbezogener Daten gesellen. - Mietrechtsstreit
Auch ein Mietrechtsstreit kann verloren werden, wenn mangels System nicht alle notwendigen Unterlagen auffindbar sind. - Zeiteinsparung
Die Zeiteinsparung wird spätestens dann auffällig, wenn der Mitarbeiter mittels Eingabe eines Suchbegriffes alle Vorgänge zu einem Mieter in der Software angezeigt bekommt, anstatt alle Abteilungen des Unternehmens zu konsultieren, auf deren Zuarbeit zu warten und im Zweifelsfall noch das an einem anderen Ort befindliche Archiv zu durchsuchen. Zeiteinsparungen ähnlicher Art und Weise wird man in jedem Bereich entdecken können.
Sicherlich muss man zur Umstellung auf digitale Prozesse auch Spezialisten beschäftigen, sei es durch Festanstellung, freie Mitarbeit oder durch Einbindung externer Beratungshäuser. Dadurch werden aber wiederum die vorhandenen Mitarbeiter entlastet und können sich ihrem eigentlichen Aufgabenbereich widmen, in dem sie ohne die bisherige Mehrbelastung schneller und besser arbeiten können.
Der technische Fortschritt lässt sich nicht aufhalten. Er ist auch nicht schlecht oder unnütz per se. Dies konnte man im Zeitalter der Industrialisierung an der Dampfmaschine beobachten. Es wäre schön, wenn auch alteingesessene Unternehmen der Immobilienbranche etwas mehr Innovationsgeist zeigen würden.
Als Datenschutzbeauftragte/r ist man nicht dazu berufen, Immobilienunternehmen (oder sonstigen Unternehmen) kluge Ratschläge zu erteilen, wie sie ihr Kerngeschäft strukturieren sollten. Wer glaubt, es besser als die anderen zu können, darf selbst einfach ein Immobilienunternehmen gründen und innovativ sein.
Machen wir auch nicht. Wir beraten nur, wie es am einfachsten rechtskonform zu realisieren ist. Wenn Sie Gesetze und Vorschriften nicht so sehr interessieren, benötigen Sie selbstverständlich keinen Berater. Fragt sich nur, ob Sie das genauso sehen, wenn irgendwann mal Ihre Daten missbraucht werden, weil z.B. ein Online-Shop einen ähnlichen Habitus pflegt, wie Sie.